Audit interne, comme levier de la performance dans le management des risques au sein d'une entreprise commerciale. Cas de la Regideso sa.

3.1.2. Les outils de description :

3.1.2.1. L'observation physique

Le travail de l'auditeur interne ne doit pas s'effectuer uniquement dans son bureau. L'auditeur doit aller sur le terrain et pratiquer l'observation physique : Aller « sur le terrain » c'est comme allé dans une usine, visiter un secteur commercial,...etc. ou même aller dans un autre bureau. Il existe trois conditions pour la bonne pratique de l'observation physique :

1) L'observation ne doit pas être clandestine. En effet, l'auditeur interne doit informer les responsables, concernés de sa visite. La règle générale de l'audit interne est la transparence.

2) L'observation ne doit pas être ponctuelle : c'est-à-dire elle dure un certain temps ou bien elle est répétée à plusieurs reprises.

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3) L'observation doit toujours être validée car elle est incertaine.

L'observation physique par l'auditeur est un outil d'application universelle car tout est observable. On peut observer les processus c'est-à-dire comment se déroule une opération de recrutement ou bien comme se déroule la sortie des camions. On peut observer les biens comme l'inventaire et les documents comme les lire et regarder les signataires des contrats par exemple. L'auditeur peut même observer les comportements des gens au travail, c'est-à-dire il observe que Personne ne présente sa carte d'identification à l'entrée des bureaux.¹⁹

3.1.2.2. La narration :

L'auditeur interne utilise deux types de narrations : la narration par l'audité et la narration par l'auditeur. La première est orale, la seconde est écrite.

3.1.2.2.1. La narration par l'audité :

C'est un outil essentiel qui permet à l'auditeur d'être un homme passif, il veut écouter et Mentionner tout ce qui a été dit contrairement à l'interview. La narration a pour objet de faire écrire un care général.

3.1.2.2.2. La narration par l'auditeur

La narration par l'auditeur n'est qu'une mise en ordre des idées et des connaissances, en général elle est basée sur la bonne écriture. La narration est structurée sur la logique et la fascination de la lecture

19. GERARD VALIN & AL J.-F. CAVANOU, C. GUTTMANN, J. LE VOURC'H, " Controlor&Auditor ", Edition Dunod. Paris, 2006, p 186.

20. Sur le site interne : www.exaco.mr/audit/guide technique.pdf. (Manuel technique d'audit, La date de consultation, le 10/04/2016, p114.

3.1.2.3. L'organigramme fonctionnel :

L'organigramme hiérarchique, doit être construit et mis en place par le responsable et qu'il est de première importance pour l'auditeur de le faire communiquer. L'organigramme fonctionnel, par contre, va être construit par l'auditeur, si celui-ci le juge nécessaire, pour y voir plus clair.

L'auditeur le dessine à partir d'informations recueillies par observations, interviews, narrations. Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases et ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions. Et les deux organigrammes ne se confondent pas car :

une même personne peut avoir plusieurs fonctions

une même fonction peut être partagée entre plusieurs personnes ; une fonction peut n'être pas attribuée ;

une personne peut se trouver sans fonction.

Le dessin d'un organigramme fonctionnel permet d'enrichir les connaissances obtenues à partir de l'addition : organigramme hiérarchique + analyses de poste. C'est, en général, le document qui permet de passer de l'un à l'autre car il révèle la totalité des fonctions existantes.²⁰

3.1.2.4. La grille d'analyse des tâches :

Ce document complète totalement les autres outils descriptifs. En effet, il permet de visualiser les différentes tâches et fonctions réalisées pour chaque procédure. Les informations recueillies par l'auditeur permettent de remplir la grille ci-après.

²⁰ J. Renards op.cie. page 356

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Tableau n°02 : la grille d'analyses des tâches

		Resp.courrier	Resp.achats	Comptable	Gestionnaire	Directeur	Non réaliser
Fonction
Réception	O	X
Transcription	O						X
Rapporo fac /Bc	C		X
Rapporo fac /BR	C		X
Vérification fac	C		X
Comptabilisation	E			X
Ordonnancement	A				X
Etablissement du Chèque	F			X
Signature du chèque	A					X
Envoi du chèque	O			X

Source : GERARD VALIN & AL, " Controlor& Auditeur ", édition DUNOD, Paris, 2006, page 184

O : Opérationnelle C : Contrôle

E : Enregistrement A : Autorisation

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F : Financière

Cette grille peut se présenter ainsi :

Première colonne découpage unitaire des opérations ;

Deuxième colonne nature de la tâche :

" opérationnelle ;

" enregistrement ;

" autorisation ;

" financière ;

" contrôle

· . Les outils de réalisation des missions

Les logiciels les plus connus pour l'accomplissement d'une mission sont :

> Les outils métrologiques : permettant d'établir le F.R.A.P, le QCI ainsi que le tableau de risques tels que l'HORUS (logiciel de gestion des missions et des recommandations) et le SPHYNX (logiciel de mission et d'évaluation du contrôle interne ;

> Les logiciels de l'analyse de données ;

> Les logiciels d'interrogation et d'extraction.

2.2.2.6. LA FRAP (feuille de révélation d'analyse de problème)

La FRAP est remplie par l'auditeur à chaque fois qu'il rencontre un dysfonctionnement ou une erreur c'est -à-dire à chaque fois qu'une observation révèle un problème. (C'est l'ensemble des plusieurs FRAP qui forment le rapport de l'audit). Il faut signaler que l'audité doit être informé régulièrement sur l'avancement de la mission car la FRAP est rédigée en deux étapes :

0. Phase de la production au fur et à mesure

1. La phase de la validation

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1.1. Modèle de la FRAP

Feuille De Révélation D'analyse De Problème
Référence papier de travail :	FRAP N°
Problème :
Constant :
Causes :
Conséquences :
Recommandation :
Etabli par :	approuvé par :

Source : J. Renards op.cite. page 369

3.1.2.5. Le diagramme de circulation :

Le diagramme de circulation « Flow Charte » est un outil dynamique, certains le présente Comme un cinéma. En effet ce diagramme permet de montrer la circulation des documents entre les Différentes fonctions. Il aide l'auditeur interne à prendre une vision complète du cheminement désinformations.

Avantages et inconvénients :

Selon Jacques Renard, les avantages et les inconvénients de diagramme de circulation sont :

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a) les avantages :

C'est un document facile à lire et à comprendre. Chaque opération a un symbole différent, par exemple : Création de document, archivage,...etc. Concernant la circulation des documents, elle est indiquée par des flèches. C'est un document qui permet à l'auditeur de poser les questions suivantes :

· Combien d'exemplaires ?

· Qui les envoie ?

· Où arrivent-ils ?

b) Les inconvénients :

L'utilisation de ce document nécessite des méthodes et des techniques difficiles à utiliser, pour cela, l'auditeur interne doit les pratiquer souvent pour bien les maitriser. L'utilisation du diagramme de circulation exige des formations pratiques continues. Mais avec les nouveaux logiciels relatifs au diagramme de circulation existant dans le marché, on peut dire que ces difficultés ont diminué.

D'une façon plus générale, les principaux symboles dont les auditeurs ont l'usage lors de la réalisation de leurs flow-charts, sont les suivants :

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Figure n°01 : Principaux symboles

Test/décisions

Document

Document en plusieurs

Registre ou fichiers papier

Exemplaires

Classement définitif

Fichiers informatisés

Classement provisoire

Document mis en attente

.

Source : GERARD VALIN & AL, « Controlor&Auditeur », édition DUNOD, Paris, 2006, p 186

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3.1.2.6. L'internet :

L'auditeur interne pourrait travailler de son bureau, obtenir les informations qui lui sont nécessaires, via l'internet qui lui permet d'accéder et d'utiliser des informations résidant sur le système informatique du siège social; obtenir des journaux et des encyclopédies des universités et des bibliothèques; et lire des bases de données et d'autres sources d'information du monde entier.