SECTION III. L'audit interne et ses outils
34
L'audit interne a, à sa disposition tout un ensemble
d'outils sur chaque phase de mission : il faut citer aussi les logiciels
spécifiques aux audits, car les outils informatiques deviennent
très importants dans la conduite d'une mission d'audit interne, surtout
si nous savons qu'aujourd'hui la plupart des entreprises
utilisent les TIC (technologie de l'information et
de
communication).Généralement dans la pratique de l'audit
interne, les outils utilisés par l'auditeur présentent Trois
caractéristiques : 17
? Ils ne sont pas appliqués de façon
systématique, l'auditeur choisit l'outil le mieux adapté à
l'objectif ;
? Ils ne sont pas concernés seulement à
l'auditeur interne, d'autres professionnels comme : l'auditeur externe,
consultants, informaticiens,...etc. peuvent employer ces outils.
Deux outils peuvent être utilisés au cours de la
même recherche. On peut distinguer entre deux types d'outils :
? Les outils d'interrogation : ce sont des
outils qui permettent d'aider l'auditeur interne à formuler des
questions ou à répondre à des questions qu'il se pose.
? Les outils de description : ce sont des
outils qui aident l'auditeur à éclairer les
spécificités des situations rencontrées.
17 Jacques Renard, op cité, p 80
et 94.
35
Les outils d'interrogation sont :
les sondages statistiques ou échantillonnages ;
les interviews ;
le questionnaire ;
les outils informatiques et
Les vérifications et rapprochements divers18
Les outils de description sont :
l'observation physique ;
la narration ;
l'organigramme fonctionnel ;
la grille d'analyse des tâches ;
le diagramme de circulation ;
L'internet et
La FRAPP
3.1. Les outils d'interrogation :
3.1.1. les sondages statistiques ou
échantillonnages :
3.1.1.1. La définition du sondage statistique
:
Le sondage statistique est une technique qui permet, à
partir d'un échantillon prélevé aléatoirement dans
une population de référence, d'extrapoler à la population
les observations effectuées sur un échantillon.
Les sondages statistiques sont notamment utilisés
lorsque l'objectif de l'auditeur est d'estimer une grandeur (valeur
monétaire, fréquence, ...) pour une population de taille
Importante. Souvent, il est très coûteux et voir impossible
matériellement d'organiser un contrôle exhaustif de l'ensemble des
opérations d'un organisme. L'utilisation des sondages est une technique
courante et nécessaire en audit, qui permet de se forger une opinion
raisonnable et de formuler les recommandations adéquates pour les
diligences normales.
18.J. Renard, op, cité, 2010, p 333
36
3.1.1.1.1. Les modalités d'application
:
Les recherches de l'auditeur interne peuvent être de
trois natures différentes : Des sondages de dépistage
: ce sont ceux que l'auditeur est susceptible de réaliser
lorsqu'il recherche une erreur sur facture, des inexactitudes de données
dans la paye, des omissions dans des mesures de qualité de fabrication,
etc. Le sondage de dépistage est donc à considérer comme
un test, une recherche permettant de déceler des dysfonctionnements.
Des sondages pour acceptation : dans quelle
proportion une procédure est-elle ou n'est-elle pas appliquée ?
Est-ce que telle règle de sécurité est ou n'est pas connue
? Ici le sondage a un rôle mixte : dépistage possible si on ne
connaît aucun élément de réponse ou
appréciation de l'ordre de grandeur si on a découvert un
dysfonctionnement.
Des sondages pour estimation des attributs :
ils sont la plupart du temps purement informatifs. Mais quel que soit le cas,
le sondage statistique doit toujours être réalisé avec
rigueur et ne pas s'arrêter aux résultats statistiques, mais il
faut rechercher plutôt les causes de ce résultat
3.1.1.2. Les Questionnaires :
3.1.1.2.1. Le questionnaire d'audit :
L'évaluation du système de contrôle
interne nécessite la recherche des informations relatives à
l'activité auditée. Pour cela l'auditeur utilise une batterie de
questions pour avoir tout ce qu'il faut. C'est le questionnaire. Le
questionnaire est une liste de questions auxquelles on doit répondre par
écrit. C'est en général l'auditeur qui reporte les
réponses sur le questionnaire. Ce dernier est rempli après
l'interview, à partir des notes prises et des documents obtenus.
Le questionnaire d'audit doit être aussi court que
possible et les questions doivent être conçus de telle sorte
qu'elles évitent toute ambiguïté, l'imprécision
37
38
ou la confusion. Par ailleurs, la méthode d'approche
par le questionnaire dépend de la crédibilité des
réponses données par les audités. A cet effet, il est
nécessaire que l'auditeur interne procède à la
vérification des données collectées.
3.1.1.2.2. Le questionnaire de contrôle interne
:
Le questionnaire qui porte sur l'efficacité du
système de contrôle interne de la fonction audité est
appelée « questionnaire de contrôle interne (QCI) ».
Le questionnaire de contrôle interne est une liste de
questions auxquelles l'auditeur répond « oui » ou « non
» (ou non applicable) afin de porter un diagnostic par simple lecture des
réponses.
Ce questionnaire permet à l'auditeur d'apprécier
le niveau et de porter un diagnostic sur le dispositif de contrôle
interne de l'entité ou de la fonction auditée. Or, le
questionnaire est bâti pour que les réponses négatives
désignent les points faibles du dispositif de contrôle interne, et
que les positives signalent les points forts. En fait, l'exploitation du QCI
consiste ensuite pour l'auditeur à évaluer l'impact des «
non » et à vérifier la réalité des « oui
». De plus, l'auditeur interne doit inclure le questionnaire de
contrôle interne dans les documents du travail de l'auditeur.
On soulignera que les auditeurs internes qui utilisent le
questionnaire du contrôle interne identifient plus les faiblesses en
matière de contrôle interne que les auditeurs qui n'utilisent que
la Narration et, par voie de conséquence, le questionnaire de
contrôle interne est un véritable fil conducteur pour l'auditeur
interne.
Le questionnaire de contrôle interne doit être
revu par le responsable de mission d'audit avant la réalisation des
sondages.
3.1.1.3. L'interview :
L'interview est un outil important que l'auditeur utilise dans
sa mission. Ce n'est pas un entretien, ni une conversation parce que l'auditeur
interne n'est pas comme un journaliste qui interviewe une star ou un homme
politique. Ici
l'auditeur c'est celui qui écoute : Auditer c'est
écouter, et ce n'est pas un interrogatoire, dans lequel le rapport
serait celui d'un accusé face à son accusateur. Rappelez bien que
l'auditeur interne ne doit pas accuser ou dénoncer. L'auditeur est
arbitre de jeux. L'atmosphère d'une interview d'audit interne doit
être une atmosphère de collaboration. En audit interne,
l'interview est coopérative.
Les sept règles d'une bonne interview
:
Pour que l'auditeur arrive à réaliser une bonne
interview, il doit suivre les sept règles principales :
1ère règle : il faut respecter
la structure ou bien la hiérarchie. L'auditeur ne doit pas
procéder à une interview sans que le supérieur
hiérarchique de son interlocuteur ne soit informé.
2ème règle : L'interlocuteur de
l'auditeur interne doit connaître le pourquoi et le comment de
l'interview. C'est-à-dire, il doit connaître clairement la mission
de l'auditeur et ses objectifs.
3ème règle : Toutes les
difficultés, les points faibles et même les erreurs et les
anomalies doivent être citées en même temps, en rappelant le
résultat de ses toutes dernières investigations.
4ème règle : Les conclusions de
l'interview résumées avec l'interlocuteur doivent recueillir son
adhésion avant d'être communiquées et les résultats
d'une interview ne doivent pas être communiqués alors que
l'intéressé ou l'audit n'a pas encore donné son avis sur
les conclusions.
5ème règle : on doit garder de
toute question ayant un caractère subjectif et mettant en cause les
réponses.
6ème règle : L'auditeur interne
doit savoir écouter. L'auditeur doit éviter d'être celui
qui parle plus mais celui qui qu'il écoute le plus.
39
7ème règle : L'auditeur dans sa
mission doit réaliser une interview et considérer son
audité comme un égal dans la conduite du dialogue.
3.1.1.4. Les outils informatiques :
De nombreuses fonctions d'audit interne à
l'échelle mondiale se sont tournées vers le Microordinateur comme
outil d'audit nouveau, un outil qui peut être utilisé non
seulement par les auditeurs informatiques, mais par tous les auditeurs,
à titre d'exemple, l'interrogation des fichiers. Informatiques qui sont
une technique d'audit assistée par ordinateur. Elle consiste à
extraire selon certains critères, et éventuellement traiter, des
informations existant sur les supports électroniques de l'entreprise,
par exemple :
La vérification des calculs et additions ;
Les comparaisons de fichiers et d'extractions d'anomalies ; Les
extractions d'échantillons ;
Le tri des fichiers selon des critères
prédéfinis.
En effet, l'interrogation de fichiers informatiques constitue
une des directions les plus prometteuses de l'audit moderne. Elle
améliore l'efficacité de l'auditeur, tant directement comme outil
performant de recherche et de calcul pour effectuer ses travaux, que
indirectement comme familiarisation avec l'informatique.
Cet outil permet également à l'auditeur de
vérifier la transmission des données brutes afin d'établir
une plateforme sécurisée permettant une bonne prise de
décision. Ainsi, l'interrogation des fichiers informatiques est devenue
de plus en plus un outil indispensable dans toute activité et procure un
gain du temps considérable pour l'auditeur interne.
40
41
3.1.1.5. Les vérifications et rapprochements
divers :
Ce ne sont pas des outils à proprement parler mais
plutôt des procédés et qui sont utilisés par
l'auditeur au cours du travail sur le terrain.
Les auditeurs internes n'y ont recours que pour s'assurer de
la validité des opérations effectuées. Ainsi, il en existe
de multiples techniques qui permettent d'obtenir une assurance raisonnable de
la validité des informations fournies.
3.1.1.5.1. Les vérifications :
Elles sont extrêmement diverses : les plus nombreuses
sont les vérifications Arithmétiques. Signalons à ce
propos les erreurs croissantes dues à la pratique des tableurs. Ces
vérifications consistent à vérifier non seulement les
additions, multiplications, mais aussi les reports. Bien que les
systèmes de l'entreprise soient souvent automatisés, des erreurs
ne sont pas totalement exclues. Il s'agit également, sans toutefois tout
recalculer dans le détail de faire des estimations sur les calculs de
coûts de revient, les amortissements, la rotation des stocks, etc.
Ajoutons à cette rubrique, la vérification de l'existence de
documents. L'auditeur doit essayer de rechercher les preuves afin de valider
les soldes des comptes. Dans cette recherche, il doit donner la
préférence aux documents en provenance des tiers.
4.1.1.5.2. Les rapprochements :
Les rapprochements constituent pour l'auditeur interne une
technique de validation. On confirme l'identité d'une information
dès l'instant qu'elle provient de deux sources différentes. Par
exemple :
? effectif déterminé par le service du personnel
et effectif connu de l'unité ; ? stock comptable et stock réel
;
? vente de produits à une filiale et achats de la filiale
à la société mère ; On peut ainsi multiplier les
exemples, ces techniques sont souvent riches D'enseignements, toute
différence révélant une anomalie.
3.1.1.5.2. La confirmation des tiers :
Comme nous l'avons déjà vu, une des techniques
qui a la plus grande force est la confirmation directe des tiers. Les
principaux concernés sont : les clients, les fournisseurs, les banques,
les avocats... etc.
Les demandes de confirmation sont : une position à une
date donnée (le solde décompte à une date donnée),
les opérations d'une période, les litiges en cours, les
signatures autorisées...etc.
Ces demandes peuvent être fermées ou ouvertes.
Par exemple, il est possible de demander à un client le montant dû
à l'entreprise à une date donnée en précisant le
montant figurant dans la balance client de l'entreprise auditée.
Inversement, lors d'une demande " ouverte ", le montant n'est pas
précisé. D'une façon générale, les demandes
de confirmation demandées aux clients sont fermées, celles aux
fournisseurs et aux banques sont ouvertes.
| 
