4.1.2. Facteur
managérial : manager l'organisation
Ce facteur abordel'offre, la convention de performance, les
ressources, le plan annuel de gestion, le plans d'action, les groupes
d'amélioration continue et la reddition de compte.
Services offerts et déclaration des services
aux citoyens
En se référant aux articles 64 et 65 du
décret 2018-064 portant AOF du MASM, nos répondants ont
énuméré les services qu'offre la DGM. Toutefois, ils ont
mentionné que le détail des services est donné dans le
projet d'arrêté portant AOF de la DGM qui en cours d'adoption
(annexe 9).Ce document précise les tâches concrètes de la
DGM et de ses services. Il ressort ainsi que les employés de la DGM ne
maîtrisent pas encore leurs rôles et responsabilités. Ceci
ne permet pas de délimiter les champs d'action des services, et
crée des conflits d'attributions qui justifient en partie le
problème de coordination du travail. Aussi, a-t-on remarqué que
le document de « Déclaration des services aux
citoyens » n'est pas connu des répondants. En son absence, la
DGM ne peut pas évaluer la qualité des prestations et le niveau
de satisfaction des usagers (SCT, 2014, p. 18).
Ressources financières, humaines et
matérielles
Les ressources financières de la DGM proviennent de
deux sources : le budget national et les partenaires. Le budget 2019 de la
DGM est de 233 902 000 F CFA. Dans les propos, ce budget a
augmenté en 2019 par rapport à celui 2018. Mais cela demeure
insuffisant face aux objectifs.En plus, le budget n'est pas mis à
disposition à temps en raison des procédures. Ce qui perturbe la
planification rigoureuse et la réalisation des activités.
Concernant le personnel, l'effectif actuel est 26. Il est
insuffisant en quantité et en qualité. Les postes
créés par le nouvel arrêté portant AOF de la DGM ne
pourront pas être pourvus parce que nécessitant des profils
spécifiques. La DGM ne dispose pas de ces profils.
Sur le plan matériel, tous ont insisté sur
l'inadéquation du cadre de travail. La DGM n'a pas son propre bloc
administratif. Ce qui absorbe également une partie de son budget.
Concernant les ressources informationnelles, la DGM n'a ni Site web, ni
Intranet.Nous remarquons que la DGM a un niveau de ressources qui reste
toutefois insuffisant. Ce qui peutjouer sur l'effort individuel et collectif
pour l'atteinte des objectifs assignés.
Convention de performance et d'imputabilité et
entente de gestion
Chaque début d'année, le Ministre remet
officiellement au DG une lettre de mission. C'est un document qui retrace la
mission de l'organisation, les objectifs annuels en termes de gestion des
deniers publics, de gestion des ressources humaines et matérielles,
d'exécution des tâches, de reddition de compte, de collaboration
avec les autres structures. Des indicateurs sont définis pour
évaluer la mise en oeuvre de la lettre de mission. Le DG répond
à la lettre de mission en prenant un engagement de l'exécuter
fidèlement. Il a affirmé ne pas être impliqué dans
l'élaboration de la lettre de mission. Mais, il informe ces agents des
objectifs qui lui ont été assignés. On peut donc remarquer
qu'il existe une convention de performance et d'imputabilité entre le DG
et le MASM (SCT, 2014, p. 23). Cependant, le processus de conclusion de la
convention n'est pas participatif.
Attentes et objectifs communiqués au
personnel
Les agents de la DGM n'ont pas d'attentes et objectifs en
début d'année. Aucun contrat d'objectifs ne lie les
employés et le DG. Certains agents affirment qu'ils n'ont pas
connaissance des objectifs assignés à la DGM. Ceci ne permet pas
aux employés d'exprimer leur contribution personnelle et collective pour
l'atteinte des objectifs de la DGM (SCT, 2014, p. 26). Ce qui peut
également avoir un impact sur leur sentiment d'efficacité
personnelle et d'appartenance à l'organisation (Grégoire et
al., 2000, p. 96).
Plan annuel de gestion des dépenses et plans
d'action et d'amélioration de services
La DGM ne dispose pas d'un plan annuel de gestion des
dépenses. Elle élabore un plan annuel de travail (PTA) qui
retrace toutes les actions et les dépenses à effectuer pour
l'année. Il est élaboré avec la participation de tous les
employés. Cependant, certains estiment que ce plan n'est pas
réaliste. Les activités sont définies soit sur la base des
expériences antérieures soit sur la base du décret du
MASM. En effet, l'inexistence d'un document de politique de
développement de la microfinance (DPDM) et d'un plan stratégique
qui définissent les priorités, peut conduire à un plan
d'action irréaliste (SCT, 2014, p. 25 ; Knopfel et al.,
2015, p. 253). Par ailleurs, la DGM ne dispose pas d'un plan
d'amélioration des services.
Groupes d'amélioration continue
La DGM dispose des groupes d'amélioration continue. On
a le Comité de gestion au niveau de chaque direction technique et le
Comité de direction au niveau de la Direction générale.
À cela s'ajoute les groupes de travail ad' hoc qui sont mis en place
chaque fois qu'il faut traiter un dossier spécifique. De même, la
DGM assure le fonctionnement du CNM. Nous avons remarqué que ces
équipes constituées devront favoriser lesréflexions et les
échanges sur les problèmes de la DGM (Mazouz et Leclerc, 2008, p.
279).
Transparence et reddition de compte
À la DGM, les comptes rendus et les rapports
d'activités sont élaborés et transmis aux autorités
hiérarchiques. Les services rendent compte aux directeurs techniques qui
rendent compte au DG. Celui-ci à son tour rend compte au Ministre par le
biais du Secrétaire général du Ministère. Avant
l'exécution de toute activité, une note explicative est
adressée au Ministre pour requérir son accord. Les pièces
justificatives des dépenses sont produites et transmises à la
Direction financière du Ministère à la fin de chaque
activité. Il ressort que le souci de transparence et de reddition de
compte constitue une pratique à la DGM. Mais cela regorge
d'insuffisances à cause des objectifs non définis en amont aux
services. Ce qui rend difficile l'appréciation des résultats
(SCT, 2014, p. 32).
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