3.3. Le
contrôle de revue des signataires des moyens de paiement
3.3.1. Identification du risque à couvrir par le
contrôle
Le paiement des dettes fournisseurs est
généralement centralisé au siège des ETT. Les ETT
règlent leurs principaux fournisseurs par chèque (ou lettre
chèque) ou par virement. Dans les deux cas de figure, le paiement des
fournisseurs n'est possible que si les moyens de paiement sont signés
par des personnes qui ont reçu un pouvoir transmis aux
établissements bancaires.
Même s'il n'existe pas à ce jour de statistiques
officielles, les entreprises de travail connaissent un taux de rotation de leur
personnel permanent élevé en raison :
- de la contraction des coûts fixes qui limitent les
possibilités d'évolutions salariales ;
- de la spécialisation accrue dans la gestion des paies
d'une partie du personnel du siège qui intéresse de nombreuses
entreprises françaises ;
- du caractère répétitif de
l'activité d'intérim accentué par l'obligation du respect
du principe d'exclusivité issue de l'article L1251-2 du Code du travail
; et
- de la structure concentrée du marché qui
pousse les meilleurs talents à partir à la concurrence.
Ce taux élevé de turn-over peut
accentuer le risque de détournement de trésorerie si le
départ des salariés bénéficiant d'un pouvoir
bancaire n'est pas communiqué aux établissements financiers. Il
existe par conséquent un risque que des personnes ayant quitté le
siège d'une ETT continue à pouvoir utiliser les moyens de
paiement de la société.
3.3.2. Description d'un contrôle
pertinent
Le contrôle pertinent pour répondre aux risques
identifiés couramment mis en place au siège des ETT vise à
s'assurer que les établissements bancaires disposent de la liste des
signataires à jour. Pour ce faire, la personne en charge du
contrôle (généralement le responsable de la
trésorerie) va procéder comme suit :
- tenir une liste des signataires ;
- s'enquérir régulièrement auprès
du service des ressources humaines de tout départ de salarié
bénéficiant de pouvoirs bancaires ;
- retirer de la liste des signataires les salariés ayant
quitté l'entreprise ;
- adresser un courrier aux établissements financiers pour
leur demander d'effectuer la modification.
Le contrôle mis en place pour s'assurer du fonctionnement
du processus sera :
- d'une part de s'assurer régulièrement que la
liste qu'il tient est bien à jour en demandant
régulièrement une liste des salariés ayant quitté
l'entreprise au service du personnel et s'assurer qu'aucun retrait de
signataire n'a été omis ; et
- d'autre part de demander à la même
fréquence aux établissements financiers une liste des signataires
par un courrier de circularisation et s'assurer que les modifications
demandées ont bien été prises en compte.
Le cas échéant, si un signataire n'a pas
été retiré, le contrôleur procédera à
une revue des éventuels paiements réalisés après le
départ du salarié afin d'identifier une fraude.
La réalisation de ce contrôle sera
matérialisée par le responsable de la trésorerie et sera
revue par le directeur financier.
3.3.3. Évaluation de la conception du
contrôle
Le tableau ci-dessous présente les facteurs devant
être pris en compte par le CAC dans sa démarche
d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur
niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de
diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection) pour
obtenir les éléments probants justifiant son
évaluation.
|
Facteurs clés
|
Influence dans l'évaluation
|
|
Compétence/expérience du contrôleur
|
Néant
|
|
Autorité du contrôleur (2)
|
Moyenne
|
|
Cohérence de la fréquence (3)
|
Moyenne
|
|
Niveau de prévisibilité
|
Néant
|
|
Seuils d'investigation
|
Néant
|
|
Procédures de suivi en cas d'anomalie (4)
|
Forte
|
|
Dépendance à d'autres contrôles/ sources
d'information (5)
|
Forte
|
|
Dépendance au système d'information
|
Néant
|
|
L'application des différents critères au
contrôle décrit sont les suivants :
(1) le contrôle nécessite que le
contrôleur ait une autorité suffisante dans l'organisation pour
demander aux établissements bancaires la suppression d'un signataire
bancaire ou diligenter une enquête sur un risque de fraude.
|
(2) Le contrôle doit être effectué de
façon assez régulière afin de détecter rapidement
des anomalies et éviter un risque de fraude.
(3) Le contrôle nécessite l'existence de
procédures concrètes de suivi des irrégularités
afin de détecter l'existence d'une fraude.
(4) Le contrôle ne pourra être
considéré comme bien conçu que si les listes des sorties
de salariés qui sont communiquées sont fiables et si la banque
est diligente dans sa réponse à la circularisation.
Tableau 13 : Les critères de conception du
contrôle de revue des signataires des moyens de paiement
L'annexe 24.1 donne un exemple de feuille de travail à
renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des
exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent
les critères essentiels de conception.
3.3.4. Évaluation de l'efficacité
opérationnelle du contrôle
En fonction de la fréquence à laquelle sont
effectués les contrôles de vérification des signataires
bancaires et du risque associé au contrôle, le CAC va
déterminer le nombre de contrôles périodiques à
tester.
Ces tests vont consister :
- à recueillir les contrôles périodiques
effectués ;
- à s'assurer que les signataires mentionnés
dans les courriers de circularisation ne font pas partie de la liste des
salariés ayant quitté l'entreprise afin de vérifier que le
contrôle a bien été effectué ;
- à s'assurer qu'en cas d'anomalies une enquête a
bien été effectuée afin d'identifier les opérations
frauduleuses.
- à s'assurer que le responsable de la
trésorerie a matérialisé sa revue périodique ;
- L'annexe 24.2 donne un exemple de programme de travail et de
feuille de travail à renseigner permettant au CAC de documenter les
travaux effectués.
à observer que ce contrôle a bien fait l'objet
d'une revue matérialisée par le supérieur
hiérarchique.
C
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