Proposition d'une methodologie d'evaluation du controle interne d'une entreprise de travail temporaire française soumise au referentiel Sarbanes-Oxley

Section 2. L'évaluation du contrôle interne du processus paie intérimaires

2.1. Les étapes du processus de paie des intérimaires

Les charges de personnel intérimaire présentées dans les états financiers d'une ETT sont le premier poste de charge du compte de résultat. Les étapes constitutives de la comptabilisation des écritures associées à la paie des intérimaires sont :

- Étape 1 : Offre de mission à un intérimaire

- Étape 2 : Conclusion d'un contrat de mission

- Étape 3 : Réalisation de la mission par l'intérimaire

- Étape 4 : Validation du relevé d'heures par l'entreprise utilisatrice

- Étape 5 : Saisie du relevé d'heures dans le logiciel de paie

- Étape 6 : Émission d'un bulletin de paie à l'attention de l'intérimaire

- Étape 7 : Comptabilisation des écritures de paie

- Étape 8 : Comptabilisation des provisions pour taxes assises sur la masse salariale intérimaire

- Étape 9 : Comptabilisation du produit à recevoir de CICE

Seconde Partie Chapitre 1 : L'évaluation des contrôles portant sur les processus transactionnels d'une ETT

Figure 6 : Flowchart du processus de comptabilisation des écritures associées à la paie des intérimaires

Afin de comprendre l'articulation des étapes et la place des contrôles généralement mis en place dans les ETT, il est préférable que le CAC établisse un flowchart des étapes du processus. Le schéma ci-avant donne un exemple de ce qui est attendu ainsi que de la place des contrôles généralement mis en place détaillés dans les paragraphes suivants.

2.2. L'évaluation d'un contrôle de la mesure de la masse salariale intérimaires

2.2.1. L'identification du risque à couvrir par le contrôle

La mesure de la masse salariale intérimaire résulte de l'établissement des bulletins de paie conformément aux dispositions du droit social en vigueur. La paie des ETT est effectuée par l'intermédiaire d'une programmation informatique dans laquelle les données issues des contrats s de mission et des relevés d'heures sont intégrées par les agences et qui extrait en retour les différentes rubriques de paie. Ces données sont ensuite retranscrites dans le logiciel comptable.

Le risque quant à la mesure de la masse salariale est constitué par le fait que :

- les éléments produits par le logiciel de paie puissent être erronés du fait d'une erreur de saisie des relevés d'heures ou des contrats de mission ;

- ces mêmes éléments puissent ne pas être à jour des évolutions législatives ou règlementaires ; et

- les données du logiciel de paie puissent ne pas être retranscrites convenablement en comptabilité.

2.2.2. Description d'un contrôle pertinent

Le contrôle principal mis en place dans les ETT pour couvrir le risque identifié consistera en un cadrage entre les données issues du logiciel de paie et des données comptables. Ce contrôle dépend de la qualité de l'information issue des livres de paie pouvant être prouvée par deux sous contrôles dont la conception et l'efficacité opérationnelle devront être testées isolément :

- un contrôle de concordance entre les données issues du logiciel de paie et les relevés d'heures et les contrats de mission saisis par les agences,

- un contrôle de conformité entre les données issues du logiciel de paie et les évolutions législatives ou règlementaires.

a) Le cheminement du contrôle de concordance entre les données issues de paie, les relevés d'heures et les contrats de mission

L'objectif du contrôle est de s'assurer que les agences ont bien renseigné, dans le logiciel générant la paie, le taux horaire prévu dans les contrats de mission et le nombre d'heures issues des relevés d'heures. Il permet également de contrôler que les éventuels écarts entre ces états ont été justifiés de façon cohérente par les agences. Ce contrôle est par conséquent mis en place au siège.

Le cheminement de ce contrôle généralement effectué par un responsable de la paie sera :

- de procéder à une sélection aléatoire de bulletins de paie ;

- de vérifier la correspondance entre le taux horaire prévu dans les contrats de mission et le nombre d'heures issues des relevés d'heures ;

- de s'assurer, le cas échéant, de la justification des écarts par les agences ;

- de contrôler la cohérence de ces justifications.

Le cas échéant, le contrôleur procédera à des demandes de correction des bulletins de paie.

La réalisation de ce contrôle sera matérialisée par le responsable de la paie et sera revue par son responsable hiérarchique (généralement le directeur financier).

b) Le cheminement du contrôle de conformité entre les données issues du logiciel de paie et les évolutions législatives ou règlementaires

L'objectif du contrôle est de s'assurer que la programmation du logiciel de paie est bien à jour des évolutions légales ou conventionnelles nécessitant de modifier ou créer une rubrique de paie. La paie étant généralement gérée par le siège, le contrôle sera mis en place au siège.

Le cheminement de ce contrôle généralement effectué par un responsable de la paie sera :

- d'identifier l'ensemble des évolutions législatives ou règlementaires impactant la paie des intérimaires ;

- de mettre en place un nouveau paramétrage des paies ; et

- de s'assurer du respect des nouvelles dispositions dans les bulletins de paie générées par l'outil informatique avant la mise en production du changement.

La réalisation de ce contrôle sera matérialisée par le responsable de la paie et

sera revue par son responsable hiérarchique (généralement le directeur financier).

c) Le cheminement du contrôle de réconciliation entre les données issues du logiciel de paie et la comptabilité

Les données issues du logiciel de paie ayant été contrôlées par les deux contrôles préalablement décrits, le dernier contrôle consistera à s'assurer que ces données ont bien été retranscrites en comptabilité. Ce contrôle sera opéré au siège qui a la charge de gérer la comptabilité et la paie de l'entreprise.

Le cheminement de ce contrôle généralement effectué par un membre de l'équipe comptable sera :

- d'extraire les journaux de paie intérimaire de chacune des agences ;

- d'extraire les soldes comptables des comptes de paie ;

- de réconcilier les deux états ; et

- de justifier le cas échéant les différents écarts.

La réalisation de ce contrôle sera matérialisée par le responsable du contrôle et sera revue par son responsable hiérarchique (généralement le responsable comptable).

2.2.3. Évaluation de la conception du contrôle

a) L'évaluation de la conception du contrôle de concordance entre les données du logiciel de paie, les relevés d'heures et les contrats de mission

Le tableau ci-dessous présente les facteurs devant être pris en compte par le CAC dans sa démarche d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection).

Facteurs clés	Influence dans l'évaluation
Compétence/expérience du contrôleur (1)	Moyenne
Autorité du contrôleur (2)	Moyenne
Cohérence de la fréquence (3)	Moyenne
Niveau de prévisibilité (4)	Forte
Seuils d'investigation (5)	Moyenne
Procédures de suivi en cas d'anomalie (6)	Forte
Dépendance à d'autres contrôles/ sources d'information (7)	Faible
Dépendance au système d'information	Néant

L'application des différents critères au contrôle décrit sont les suivants :

(1) le contrôleur doit être capable d'identifier dans les contrats de mission et dans les relevés d'heures les informations à réconcilier avec les bulletins de paie et de déterminer si les heures facturées payées aux intérimaires ne figurant pas dans les relevés d'heures ne correspondent pas à des exceptions prévues par la loi ou les conventions collectives ;

(2) le contrôleur doit avoir une autorité suffisante dans l'organisation pour solliciter auprès des agences les justificatifs demandés ;

(3) la fréquence des contrôles et le nombre de sélections doivent être cohérents avec le volume global d'agences et de bulletins de paie émis à chaque période de contrôle ;

(4) le niveau de prévisibilité des sélections d'agence ou de bulletin de paie doit être suffisamment faible pour ne pas permettre d'anticiper les contrôles effectués ;

(5) le seuil d'investigations des écarts doit être suffisamment bas pour détecter une anomalie dans la mesure où les montants des bulletins de paie des intérimaires sont individuellement faibles ;

(6) les mesures de suivi en cas de divergences non justifiées ou de manière incohérente doivent être suffisantes pour détecter une erreur récurrente pouvant affecter significativement les états financiers et ;

(7) des contrôles doivent permettre de s'assurer de la fiabilité des documents utilisés

Tableau 7 : Les critères d'évaluation de la conception du contrôle de concordance entre la paie, les relevés

d'heures et les contrats de mission

L'annexe 18.1 donne un exemple de feuille de travail à renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent les critères essentiels de conception.

b) L'évaluation de la conception du contrôle de conformité entre le logiciel de paie et les évolutions législatives / règlementaires

Le tableau ci-dessous présente les facteurs à prendre en compte dans la démarche d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection) pour obtenir les éléments probants justifiant son évaluation.

Facteurs clés		Influence dans l'évaluation
Compétence/expérience du contrôleur (1)		Forte
Autorité du contrôleur (2)		Moyenne
Cohérence de la fréquence (3)		Forte
Niveau de prévisibilité		Néant
Seuils d'investigation (4)		Moyenne
Procédures de suivi en cas d'anomalie		Néant
Dépendance à d'autres contrôles/ sources d'information (5)	Forte
Dépendance au système d'information (6)	Forte
L'application des différents critères au contrôle décrit sont les suivants : (1) le contrôleur doit disposer des compétences suffisantes en paie pour s'assurer du bon paramétrage des fiches de paie avant la mise en production. (2) le contrôleur doit avoir une autorité suffisante dans l'organisation pour solliciter la mise en production d'une nouvelle programmation de fiches de paie; (3) la fréquence des veilles juridiques doit être suffisamment importante pour tenir compte de l'ensemble des évolutions législatives/règlementaires affectant la paie (ex : conventions collectives, accords de branche, dispositions en faveur de l'emploi etc...) (4) le seuil d'investigation des écarts doit être suffisamment bas pour détecter une anomalie car les montants des paie des intérimaires sont individuellement faibles ; (5) les sources d'informations des différentes modifications législatives ou règlementaires doivent être suffisamment fiables et exhaustives ; (6) les contrôles généraux informatiquess doivent être fiables car les éléments produits à l'issue du paramétrage seront issus du système informatique.

Tableau 8 : Les critères d'évaluation de la conception du contrôle de conformité entre le logiciel de paie et les évolutions législatives / règlementaires

L'annexe 19.1 donne un exemple de feuille de travail à renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent les critères essentiels de conception.

c) L'évaluation de la conception du contrôle de réconciliation entre les données issues du logiciel de paie et la comptabilité

Le tableau ci-dessous présente les facteurs à prendre en compte dans la démarche d'évaluation de la conception du contrôle décrit. Leur niveau d'influence permet au CAC de déterminer le temps et le niveau de diligences à accomplir (entretien, enquête et/ou inspection

Facteurs clés	Influence dans l'évaluation
Compétence/expérience du contrôleur (1)	Moyenne
Autorité du contrôleur	Néant
Cohérence de la fréquence (2)	Faible
Niveau de prévisibilité	Néant
Seuils d'investigation (3)	Faible
Procédures de suivi en cas d'anomalie (4)	Moyenne
Dépendance à d'autres contrôles/ sources d'information (5)	Forte
Dépendance au système d'information (6)	Moyenne
L'application des différents critères au contrôle décrit sont les suivants :

(1) le contrôleur doit disposer des compétences suffisantes en comptabilité et en paie pour identifier la cohérence des écarts de réconciliation entre les deux états.

(2) la fréquence des contrôles doit être cohérente avec la fréquence de la production d'états financiers au groupe ;

(3) le seuil d'investigation des écarts doit être cohérent avec le niveau auquel le contrôle est opéré (agences/entreprises ; mois/année etc..) ;

(4) les écarts dans la réconciliation des états doivent être justifiés de façon cohérente par le contrôleur pour que le contrôle soit efficient et les anomalies doivent être corrigées ;

(5) les contrôles précédemment décrits visant à s'assurer de la fiabilité des informations issues du logiciel de paie doivent être efficaces pour permettre d'effectuer la réconciliation de la comptabilité avec les états issus du journal de paie ;

(6) les contrôles généraux informatiques portant sur les applications de la paie et de la comptabilité doivent être fiables car le contrôle se base sur des états issus de ces deux applications.

Tableau 9 : Les critères d'évaluation de la conception du contrôle de réconciliation entre les données issues

du logiciel de paie et la comptabilité

L'annexe 20.1 donne un exemple de feuille de travail à renseigner par le CAC pour documenter les travaux effectués et des exemples de procédures pour valider que les contrôles respectent les critères essentiels de conception.

2.2.4. Évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles

a) L'évaluation de l'efficacité opérationnelle du contrôle de concordance entre les données de paie, les relevés d'heures et les contrats de mission

En fonction du nombre d'occurrences du contrôle et du risque associé à celui-ci, le CAC va déterminer le nombre de contrôle périodique du contrôleur à tester.

Ces tests vont consister :

- à recueillir les contrôles périodiques effectués ;

- à s'assurer que l'ensemble des relevés d'heures, bulletins de paie et contrats de mission nécessaires aux contrôles a bien été obtenu par le contrôleur ;

- à vérifier que celui-ci a bien effectué et matérialisé le contrôle de la concordance entre le taux de salaire horaire du bulletin de paie et le taux indiqué dans le contrat de mission ;

- à vérifier que celui-ci a bien effectué et matérialisé le contrôle de la concordance entre le nombre d'heures issues des relevés et le nombre d'heures indiquées dans les bulletins de paie ;

- à examiner si les justifications des éventuels écarts entre les états ont bien

été revues par le contrôleur et à contrôler la cohérence des justifications transmises au contrôleur afin de s'assurer qu'il s'en est aussi assuré dans la réalisation de son contrôle ;

- à vérifier, que les anomalies éventuellement détectées ont bien donné lieu à des corrections des bulletins de paie et à des mesures pour éviter la reproduction de ces erreurs ; et

- L'annexe 18.2 donne un exemple de programme de travail détaillé et de feuille de travail à renseigner permettant aux commissaires aux comptes de documenter les travaux effectués.

à observer que les contrôles ont bien fait l'objet d'une revue matérialisée par le supérieur hiérarchique.

b) L'évaluation de l'efficacité opérationnelle du contrôle de conformité entre le logiciel de paie et les évolutions législatives/ règlementaires

En fonction de la fréquence des modifications législatives et règlementaires affectant la paie au cours de la période testée et du risque associé au contrôle, le CAC va déterminer le nombre de demandes de mise en production à tester.

Ces tests vont consister :

- à recenser à partir d'une source externe des modifications législatives et règlementaires de la période affectant la paie des intérimaires ;

- à s'assurer que ces modifications législatives et règlementaires ont bien fait l'objet d'une demande de paramétrage modifiant les fiches de paie des intérimaires ;

- à s'assurer que la modification affectant la paie a été correctement retranscrite dans la demande de modification du paramétrage (le cas échéant avec l'appui d'un expert informatique) ;

- à observer qu'une validation du paramétrage a bien été effectuée avant la mise en production du changement par le responsable de la paie ;

- L'annexe 19.2 donne un exemple de programme de travail et de feuille de travail à renseigner permettant aux CAC de documenter les travaux effectués.

à sélectionner aléatoirement une fiche de paie concernée par le changement en question et valider que la paie établie par le logiciel de paie est bien conforme au paramétrage mis en production.

c) L'évaluation de l'efficacité opérationnelle du contrôle de réconciliation entre les données issues du logiciel de paie et la comptabilité

En fonction de la fréquence à laquelle est effectuée la réconciliation entre les données issues des journaux de paie et les données comptables, le CAC va déterminer le nombre de réconciliations à tester.

Ces tests vont consister :

- à recueillir les contrôles périodiques effectués ;

- à s'assurer que l'ensemble des états issus de la comptabilité et de la paie a bien été obtenu par le contrôleur ;

- à vérifier que celui-ci a bien effectué et matérialisé le contrôle réconciliation entre les états ;

- à examiner si les justifications des écarts de réconciliation entre les états ont bien été revus par le contrôleur et à contrôler la cohérence des justifications transmises au contrôleur afin de s'assurer qu'il s'en est aussi assuré dans la réalisation de son contrôle ;

- L'annexe 20.2 donne un exemple de programme de travail et de feuille de travail à renseigner permettant au CAC de documenter les travaux effectués.

à observer que les contrôles ont bien fait l'objet d'une revue matérialisée par le supérieur hiérarchique.