Entant que chef de projet, nous avons
été associés à l'acquisition du Logiciel GED
baptisé « EMERAUDE » présenté par l'entreprise
SOLIUM, qui est spécialisée dans le développement des
applications GED. Ce Logiciel devait permettre de gérer à la fois
les courriers et archiver les documents natifs et existants et être
accessible via Internet. A ce sujet, nous avons établi la
33Cette norme
définit le format PDF/A, format préconisé par les archives
fédérales suisses et les AEG pour la conservation de documents
textuels à long terme. La norme définit une liste d'exigences par
rapport au format PDF1.4 et doit être donc utilisée avec la
documentation relative au format PDF1.4. Il s'agit d'une norme technique
à rapprocher des normes définissants les formats TIFF et
JPEG.
34 Cette norme fournit des conseils
méthodologiques pratiques pour la préservation à long
terme et la récupération de documents informationnels, dans leurs
formes authentiques, lorsque le délai de conservation est
supérieur à la durées de vie de la technologie
(matérielle et logicielle) utilisée pour créer et
maintenir l'information.
35 Cette norme
présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en
oeuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents
électroniques afin d'en assurer l'authenticité,
l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité aussi
bien à court terme que dans la longue durée. Très
complète, elle comprend également des informations relatives aux
tiers archiveurs.
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topographie des fonctionnalités d'un Logiciel
de Gestion Electronique de Documents (GED) à savoir : la production, la
gestion, le stockage, l'archivage et diffusion des documents et des
informations au format électronique.
· La fonction de production d'un
Logiciel GED couvre l'acquisition des documents et leur traitement.
L'acquisition comprend la numérisation des documents papier par le moyen
des numériseurs qui peuvent permettre une reconnaissance des documents
par lecture automatique (LAD) et une reconnaissance du texte (OCR). Un logiciel
de GED peut également être alimenté par import de fichiers
informatiques existants ou produire de nouveaux documents électroniques
et ce, sous différents formats de fichiers. Le traitement des documents
permet d'en extraire ou de renseigner des informations ou
métadonnées et de les indexer pour en faciliter l'accès,
le classement, la recherche et la diffusion.
· La fonction d'organisation permet la
gestion de l'ensemble des étapes du cycle de vie d'un document et permet
de gérer les accès en fonction des profils des utilisateurs et
des niveaux de confidentialité des documents.
· Les fonctions de stockage et d'archivage
permettent de respecter les obligations légales dans ce domaine,
mais aussi de capitaliser l'information au sein de l'organisation dans le
temps. Les outils et techniques mis en oeuvre doivent garantir
l'authenticité, la pérennité, la confidentialité et
l'inviolabilité des documents.
· La fonction de diffusion permet la
distribution des documents selon différents canaux : Intranet, Internet,
application dédiée, papier...) dans un objectif de partage de
l'information.
Enfin, un Logiciel GED s'inscrit dans un ensemble
plus vaste d'application informatique et permet ainsi d'enrichir le
système d'information d'une organisation. Dans cette perspective, le
Logiciel GED peut intégrer ou s'interfacer avec des applications
:
· de gestion de contenu (CMS : Content
Management Système ou WCM : Web Content Management) qui permettent la
conception et la mise à jour dynamique de sites Intranet ou Internet
;
· d'archivage électronique (ERM
: Electronic Record Management) ;
· de gestion et l'archivage des courriels
;
· de gestion des processus ou workflow
(BPM : Business Process Management) qui permettent la mise en oeuvre de
workflows dans un objectif de travail collaboratif. Au regarde des multiples
fonctionnalités qu'offre le Logiciel GED, il peut permettre à
l'Inspection Générale de l'Education Nationale de faire face au
besoin de gestion de ses documents archives. Ainsi, il est apparu
nécessaire à Monsieur l'Inspecteur Général,
Coordonnateur Général de
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l'Inspection Général de l'Inspection
Générale du MENET de doter sa structure du Logiciel GED «
EMERAUDE » pour optimiser la gestion de son patrimoine
documentaire.
