Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

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3. Cahier des charges

Selon la norme AFNOR, Z67-100-3, un cahier des charges est « un document fourni par le client au fournisseur, décrivant le plus explicitement possible le contenu de la prestation attendu et des éventuelles contraintes concernant les conditions techniques de production, d'exploitation et de qualité ».

Dans le cadre de notre projet, le cahier des charges se présente comme suit :

3.1. Estimation du fonds documentaire à numériser

Le fonds documentaire concerné par le projet le projet de numérisation est estimé à deux cent mètre linéaire (200 mL), dont 2500 textes officiels doivent urgemment être dématérialisés et mis en ligne.

3.2. Equipement existant et contraintes techniques 3.2.1. Equipement existant

L'équipement existant se compose de :

· 1 ordinateur de bureau 17", RAM 4Go ;

· 1 Scanner Hp Scanjet G3110 ;

· 1 Base de données SYGED-IGENET développée sous accès 2010 ;

· 1 Table de traitement des documents.

3.2.2. Contraintes techniques Les besoins du projet sont :

· 1 ordinateur portable Hp Core i5, RAM 4Go, 15" ;

· 1 ordinateur de bureau Hp Corei3, RAM 4Go, 17" ;

· 2 scanners de production Hp Scanjet 5590 ;

· 1 Logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) ;

· 1 imprimante HP Laserjet P1102 ;

· 1 disque externe, 1To ;

· 1 onduleur ;

· 300 boîtes d'archives ;

· du matériel de bureau (stylo, gomme, crayon ; ramette,...).

3.3. Référentiels de gestion des documents numérisés

Les référentiels de traitement des documents sont :

· le cadre de classement des archives de l'Inspection Générale du MENET ;

·

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la norme ISO 1900-1 : Gestion de documents-Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme - Partie1 : utilisation du PDF1.4 (PDF/A-1) (2005)³³ ;

· la norme ISO 18492 : Conservation à long terme de documents informationnels (2005)³⁴ ;

· la norme ISO 14641 : Archivage électronique- spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'information pour la conservation d'informations électroniques (2012)³⁵.

3.4. Tâches à réaliser

Les tâches à réalisées sont les suivantes :

· la numérisation des documents, en particulier les tous les textes officiels, conformément aux normes supra et à la meilleure résolution pour chaque fichier image des documents ;

· la sauvegarde des données dans le logiciel GED et base de données SYGED-IGENET;

· le traitement, le conditionnement et le classement des documents traités.