5. Mise en place du Logiciel GED : « EMERAUDE
»
La mise en place du Logiciel GED « EMERAUDE »,
repose sur le processus de production et de gestion des documents de
l'Inspection Générale du MENET. Ces processus sont traduits en
fonctionnalités et en Workflows au sein de l'application.
5.1. Cycle de vie d'un document
paramétré
Le cycle de vie d'un document paramétré
dans EMERAUDE est décrit par la figure 24
ci-dessous.
Refus
Refus
Annulation
Refus
Remplacé
Acceptation
Acceptation
Création
En rédaction
En validation
En approbation
Remplacement
Approuvé
Remplacé
Mise en approbation complexe
Acceptation ou durée
dépassée
Mise en visa automatique
Modification
Archivage
En visa
Remplacé
Figure 24 : Cycle de vie d'un document dans
EMERAUDE
La figure 24 décrit les
différents états dans lequel peut se trouver un document dans
EMERAUDE ainsi que les différentes transitions possibles.
L'utilisateur crée un document par la fonction de
création et le modifie jusqu'à ce
qu'il le valide pour pouvoir le diffuser. Dans ce cas,
il a deux options :
· soit, il valide le document et lance le workflow
d'approbation directe ;
· soit, il a besoin des avis des autres
utilisateurs, alors il lance le workflow d'approbation complexe.
Dans le second cas de figure, il choisit les
différents participants au workflow : valideur, viseur, approbateur et
fixe le temps imparti pour chaque étape. En recevant le document, le
valideur peut soit l'accepter ou le refuser. Une fois le document reçu
par les différents viseurs, ceux-ci exécutent
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au même moment la tâche qu'ils ont
reçue. Si le délai imparti pour l'exécution de la
tâche est dépassé, le document passe à l'état
« en approbation ». L'approbateur qui reçoit une tâche
peut l'accepter ou la refuser. En cas d'acceptation, le document est «
approuvé ». En cas de refus par contre, le document revient
à l'état « en création » et son auteur est prier
de le modifier.
Il faut noter qu'un document « approuvé
» et disponible dans l'application est accessible aux utilisateurs qui ont
un droit d'accès. Enfin, un document à l'état «
approuvé », « annulé » ou « remplacé
» peut être archivé. Il ne peut donc plus être
modifié et changer d'état.
5.2. Fonctionnalités du Logiciel EMERAUDE
EMERAUDE est un Logiciel spécialisé
dans la gestion du courrier, le workflow et l'archivage électronique des
documents. Dans le cadre de projet, nous nous limiterons aux
fonctionnalités qu'offrent ledit Logiciel dans l'archivage des documents
numérisés : organisation des documents, archivage, publication et
modification. Les autres fonctions seront exposées dans la phase
d'exploitation.
5.2.1. Organisation des documents
L'organisation des documents consiste à
établir les plans de classement des archives et de la documentation de
l'Inspection Générale du MENET. Ceux-ci sont
représentés dans l'application dans l'application sous forme
d'arborescence. Pour chaque branche du plan de classement, un droit de
consultation et de modification est associé en fonction du degré
de responsabilité. Les figures 25, 26 et 27 illustrent les
cadres de classement des documents, des dossiers de carrière et des
textes officiels du MENET.
Figure 25 : cadre de classement de la
documentation
Figure 26 : cadre de classement des dossiers du
personnel de l'IGENET
Figure 27 : cadre de classement des Textes officiels
du MENET
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5.2.2. Archivage d'un document
numérisé.
L'archivage d'un document numérisé
consiste à renseigner les métadonnées, qui ont
été déterminées en fonction des besoins des
utilisateurs et paramétré dans l'application. Pour chaque
métadonnée, son format, sa liste de valeur et son
caractère obligatoire ou non a été établis. La
figure 28 illustre l'archivage d'un document
numérisé.
Figure 28 : Archivage d'un document
numérisé 5.2.3. Publication des documents
numérisés
EMERAUDE offre la possibilité de partager un
document numérisé avec l'utilisateur de son choix. En effet,
l'opération de publication consiste à sélectionner dans le
champ « univers » de l'onglet « Publication »,
l'utilisateur avec lequel l'on souhaite partager le document numérique.
Ainsi après l'enregistrement, le document apparait automatique dans
l'espace « mes documents » de l'utilisateur avec ou sans consigne
particulier (Cf. figure 29).
Figure 29 : Publication d'un document
numérisé avec EMERAUDE
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5.2.4. Modification de documents
Lors de la phase de rédaction, l'auteur d'un
document peut modifier le fichier ou le les métadonnées. Pour les
fichiers Microsoft®Office, ils peuvent être directement
modifiés de la GED en l'ouvrant dans l'application correspondante. La
sauvegarde enregistre directement les modifications dans EMERAUDE.
Les pour les autres formats de fichiers existants, ils
doivent être exportés par l'utilisateur sur son poste de travail.
Après modification, ces fichiers modifiés sont
réimporté dans l'application. Toutes les
métadonnées peuvent être modifiées sauf celles qui
servent à générer les identifiants, l'identifiant
lui-même ainsi que toutes les informations concernant l'auteur, la date
de création et les dates de modifications.
L'utilisateur peut intégrer les documents
comme le montre la figure 30. Tous ces documents
intégrés peuvent être visionnés, imprimés et
sauvegardés.
Figure 30 : Documents intégrés dans
EMERAUDE
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