Sous-section 3 : La saisie des factures, ce qu'il faut
savoir
La saisie des factures est une activité
particulièrement importante dans la conduite d'une firme,
l'enregistrement - ou saisie - des factures d'achats ou de ventes constituent
le quotidien de bon nombre de comptables d'entreprises. Alors la question qui
se pose est la suivante : Comment saisir correctement une
facture ?
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a) La saisie des factures d'achat, comment ça
marche ?
Quel que soit la nature de l'achat - marchandises,
matière première, services... - une facture en bonne et due forme
doit être remise par le fournisseur à l'entreprise. Après
réception de la facture, l'étape suivante consiste à
l'enregistrer dans les comptes de l'entreprise. Pour cela, le comptable ou
l'expert-comptable se doit de respecter une certaine marche à suivre.
Saisir une facture d'achat, c'est faire la distinction entre
trois montants :
· Le montant HT
· Le montant de la TVA
· Le montant TTC
Suite à quoi, il est nécessaire d'enregistrer ces
données dans divers comptes :
· Le compte de charge "Achat", qu'il convient de
débiter, pour le montant HT.
· Le compte de "TVA déductible", à
débiter également, pour enregistrer le montant de la TVA.
· Le compte "Fournisseurs" enfin, à créditer
cette fois-ci, pour le montant TTC.
D'om l'écriture suivante :
60 Achat et variations des stocks
444 Etat, TVA récupérable-
Achat des marchandises, TVA récupérable
incluse
Par ailleurs, selon la nature des achats, différents
comptes seront utilisés.
· Pour l'achat de "biens durables" tels que des
investissements, un compte de classe 2 devra être utilisé.
· Pour l'achat de "biens consommables", il s'agira alors du
compte 604
60 4 Achat biens consommables
Classe 2 : Achat biens durables Sont
débités
444 Etat, TVA récupérable-
à 40 Fournisseur
(crédité)
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Achat des biens consommables et biens durables, TVA
récupérable incluse
b) La saisie des factures de vente, comment s'y
prendre
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La régularité doit primer dans la saisie des
différentes factures de vente émises. De manière
quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle selon le volume, l'important est
d'être à jour pour assurer une bonne organisation.
Comme pour l'achat, saisir une facture de vente suppose de
distinguer au préalable trois montants :
* Le montant HT
* Le montant de la TVA à collecter
* Le montant TTC, soit la somme effectivement due par le
client
Suite à quoi, l'opération consiste à
reporter ces différentes sommes de la sorte :
· Créditer le compte 706 du montant HT,
correspondant aux "ventes de prestations de services, de produits
fabriqués et autres marchandises".
· Créditer le compte de "TVA collectée",
numéro 443, en y saisissant le montant de la TVA.
· Débiter le compte "clients" 41, en enregistrant
le montant TTC.
Pour la saisie de factures de ventes, plusieurs sous comptes
seront remplis tels que notamment
· 702, pour la vente de produits finis
· 703, pour la vente de produits intermédiaires
· 706, pour les prestations de services
· 701, pour la vente de marchandises
Sachez que la plupart des logiciels de comptabilité
édités par des grandes marques telles que Sage permettent de
rendre bien plus facile et rapide la saisie des factures. Disposant de
fonctionnalités avancées tels que le calcul automatique de la
TVA, ils sont d'une aide précieuse.
41 Clients(Débité) -
à 702 : pour la vente de produits
finis
703 : pour la vente de produits
intermédiaires
706 : pour les prestations de services
701 ; pour la vente de marchandises
443 : TVA collectée
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Vente de produits finis, produits intermédiaires,
prestations de services, vente de marchandises, TVA collectée
incluse
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