I.8.3. INVENTAIRE
PERIODIQUE
Il s'agit de l'inventaire effectué mensuellement,
semestriellement, annuellement.
Entre le 1er et le 15 janvier de chaque
année, il sera question de procéder à l'inventaire des
réserves et à la comparaison des quantités
constatées avec celle indiquées par les fiches. Toute
discordance constatée devra donner lieu à une vérification
des opérations enregistrées sur la fiche (inscriptions omises ou
erronées, décelable par l'examen des bons de réquisition).
Si cette vérification n'aboutit pas à l'élimination de la
discordance, un rapport sur les manquants éventuels sera adressé
à la direction administrative, avec copie à la
comptabilité générale pour la régularisation des
comptes de stocks.
D'autre part, les centres de gestion doit faire parvenir pour
le 15 janvier de chaque année au plus tard, un état de leurs
fournitures de bureau en stock après inventaire de quantité
réellement en magasin.
Cet état, qui sera valorisé par les services
généraux, est en effet indispensable, le montant de ces stocks
devant figurer à l'actif du bilan.
I.8.4. CODIFICATION DES
ARTICLES
Pour faciliter la réquisition et la délivrance
des articles, ce dernier ou certaines catégories reçoivent des
numéros d'identification. Il en est aussi pour tous les imprimés
et fournitures.
Les formulaires dont l'usage est prescrit par la
législation restent désignés sous le numéro ou la
lettre et le numéro, sous lesquels ils sont caractérisés
par les textes légaux (par exemple : R1, R2, S1, S2...Modèle
I, Modèle II, etc.).
Les formulaires dont l'usage interne, de même que les
papiers et enveloppes à entête, portent des numéros
attribués par l'Institut. Les numéros appartiennent à des
séries différentes selon la nature de l'article.
Un recueil de tous les articles désignés par des
numéros sera fourni à chaque service intéressé.
Lors de l'impression ou de la réimpression des
formulaires, lettre à entête, etc., l'imprimeur devra indiquer le
numéro, en principe dans l'angle inferieur gauche de l'imprimé,
ainsi que la date de confection Ex : 3/71) et la quantité
exécutés.
I.8.5. DOCUMENTS UTILISES
Les services généraux utilisent les documents
suivants dans l'exécution de leur tâche :
v Fiche de stock : chaque article a sa fiche sur laquelle
le service signale le mouvement de stock (les entrés, les sorties et la
quantité restante en stock) ;
v bon de retrait : C'est un document qui renseigne sur la
quantité de matériels ou fournitures demandés par un
service et indique aussi la quantité livrée par les services
généraux ;
v Le bon de réception : nous renseigne sur la
quantité des fournitures ou matériels en entrées ;
v Carnet de bord : qui renseigne sur le mouvement des
véhicules (la date, heure du déplacement, lieu, motif de
déplacement, kilomètre parcourus) ;
v Fiche de commande-livraison : sert à passer les
commandes.
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