Memoire Online - Analyse et gestion de risque de crédit dans une institution financière non bancaire, (cas de la CADECO Kolwezi)

La CADECO doit interdire ou limiter le montant des prêts aux particuliers et aux personnes rattachées ainsi qu'aux personnes assujetties à des restrictions qui pourraient exercer une influence excessive sur elles. Elle doit établir des politiques et des procédures tenant compte de ces exigences.

Tous les prêts aux personnes rattachées doivent être approuvés conformément aux limites que le permis de prêt prévoit à cet égard. Deux clients sont « rattachés » si l'un des rapports suivants existe entre eux (les clients peuvent être des personnes morales, des entreprises ou des sociétés en nom collectif) :

- Un client appartient à une société en nom collectif qui est également un client;

- Un client est une personne à charge qui vit avec l'autre client (C'est-à-dire ayant un degré de parenté ou tutoriel);

Quand elle approuve des prêts conformément à la politique de crédit, la CADECO doit comprendre dans le total des prêts d'un emprunteur les prêts quiont été consentis à des « personnes rattachées».

Les personnes assujetties à des restrictions sont tous les administrateurs, dirigeants et membres de comités. La politique doit exiger que les prêts à ces personnes soient consentis selon les critères financiers normaux et les autres critères s'appliquant aux emprunteurs indépendants de la façon décrite dans le présent manuel. Les prêts demandés par les dirigeants, les administrateurs ou les membres de comités qui dépassent le montant total de leurs parts sociales et dépôts doivent, sans exception, être soumis à l'approbation du conseil et du comité du crédit de la

La politique de crédit doit également traiter des prêts aux membres du personnel, même si, d'après la Loi, ils ne sont pas considérés comme des personnes assujetties à des restrictions. Pour éviter les conflits d'intérêts, toute personne (y compris les administrateurs, les membres du personnel ou les membres de comités), dont le prêt ou celui d'un partenaire commercial, d'un conjoint, d'un parent ou d'une entreprise liée est à l'étude, ne doit jamais participer au processus d'approbation et doit s'absenter de toute réunion ou discussion concernant le prêt demandé. La caisse peut avoir une politique prévoyant des prêts avantageux pour les membres du personnel, les dirigeants et les administrateurs, et ce, à des taux préférentiels. Ces pratiques doivent être déterminées par rapport aux autres formes de rémunération offertes. Elles sont à consigner par écrit et doivent être appliquées strictement.

Il est important que la politique de crédit fasse état des principaux critères d'octroi des prêtset des enquêtes de solvabilité requises. Il convient d'y indiquer les conditions générales dans lesquelles doivent être évalués la réputation, la trésorerie et le capital d'un emprunteur, de même que la garantie offerte, et d'y préciser quelles sont les enquêtes spéciales à faire au sujet du risque environnemental et des crédits commerciaux et agricoles. Les procédures opérationnelles doivent décrire les modalités et conditions minimales des différentes catégories de prêt.

Il est prudent que la CADECO ait une politique indiquant les informations minimales à réunir en matière de crédit pour le traitement du prêt, et ce, par catégorie de prêt. Pourles grandes caisses, ces détails peuvent figurer dans les procédures opérationnelles, qui sont périodiquement révisées par le conseil.

La politique doit exiger une évaluation formelle ducrédit pour chaque prêt pris en considération. Elle peut prévoir des dérogations pour les prêts de conscience sociale offrant un soutiencommunautaire, mais ceux-ci sont limités à un pourcentage prescrit du total du portefeuille de prêts.

Les critères d'octroi des prêts doivent toujours comprendre deux facteurs généraux pour évaluer la solvabilité d'un emprunteur :

Le premier facteur touche aux antécédents financiers et le deuxième au caractère ou à la réputation (la moralité). On les résume souvent en disant qu'il faut « connaître son emprunteur », point essentiel d'une politique de prêts prudente.

Les antécédents financiers d'un emprunteur sont évalués essentiellement par rapport à sa trésorerie et à son capital actuel (c.-à-d. la valeur nette de ses biens). La réputation est évaluée à partir de renseignements personnels concernant ses antécédentsrésidentiels et professionnels, en plus de la cote de solvabilité que lui a donnée le bureau d'évaluation du crédit.

La politique doit prescrire les types et montantsminimums des garanties requises pour diverses catégories de prêts. Les détails concernant ces exigences, s'ils sont nombreux, peuvent être intégrés aux procédures opérationnelles. Les politiques et procédures doivent être compatibles avec le permis de prêt et les règlements administratifs.

Avant d'avancer les fonds, il faut avoir obtenu une garantie, sauf dans le cas, important celui-là, des fonds hypothécaires, qui peuvent être avancés en fiducie par le biais d'un avocat. Toutefois, puisque tous les emprunteurs ne sont pas propriétaires des titres immobiliers, la CADECO doit exiger la garantie des biens meubles pour des prêts inferieurs ou égale à 1500 USD ou son équivalent en Franc Congolais, dans ce cas elle va établir une liste des biens meubles que l'emprunteur souhaite mettre en gage, le donne à celui-ci pour qu'il le signe afin d'éviter tout risque de refus par ce dernier. En raison de l'importance de la garantie comme recours légal pourrecouvrer les prêts en souffrance, la politique de crédit doit exiger que tous les documents de garantie restent en dépôt à la CADECO.

Bien que l'évaluation des antécédents financiers et des perspectives d'un emprunteur potentiel soit indispensable pour déterminer si un prêt est sain, laprise d'une garantie est une façon de s'assurer qu'il est également sûr. Des événements défavorablesimprévus peuvent diminuer le revenu de tout emprunteur; la garantie permet alors au prêteur de disposer d'une source secondaire de remboursement. Mais elle ne doit jamais être une raison d'accorder un prêt risqué ou de renoncer à l'enquête de solvabilité, car sa réalisation entraînesouvent des pertes à cause de l'insuffisance des biens et du coût de la liquidation. Pour réussir dans ce domaine, il faut que chaque prêt soit aussi sain que sûr.

Un prêt est en souffrance si l'un des versements prévus accuseun retard supérieur à un jour. Un prêt devient généralement douteux si, par suite de la détérioration de la qualité du crédit, le prêteur n'a plus une assurance raisonnable de recouvrement, à ladate prévue, du montant total du capital et des intérêts. Dans ce cas, la valeur comptable du prêt doit être réduite par le biais d'une provision pour pertes sur prêts.

Les prêts en retard de paiement ou considérés comme un problème potentiel pour la caisse doivent faire l'objet d'une gestion active visant à éviter les pertes ou à les diminuer le plus possible.La CADECO doit établir un processus permettant de traiter les prêts dans cette catégorie avec efficacité et promptitude.

La direction doit établir tous les mois des provisions pour les prêts douteux conformément aux exigences du Règlement administratif de la BCC ; Toutes les radiations entières ou partielles d'un prêt doivent recevoir l'approbation du conseil d'administration.Le conseil doit recevoir au moins une fois par mois des rapports sur les prêts douteux et en souffrance.

La politique doit stipuler à quelles conditions les prêts peuvent être renégociés, prorogés et officiellement restructurés.

La renégociation consiste à modifier plusieurs conditions du prêt, comme la date d'échéance, le montant des versements mensuels ou la garantie. Par exemple, la CADECO peut décider de réduire le montant des versements mensuels afin de tenir compte d'un déclin permanent des flux de trésorerie de l'emprunteur (par ex. l'emprunteur occupe maintenant un emploi à temps partiel moins bien rémunéré), prolongeant ainsi la période de remboursement du prêt.

La renégociation d'un prêt offre la possibilité de restaurer la relation prêteur-emprunteur et d'examiner, voire même, si possible, d'augmenter la valeur de la garantie. Tous les prêts renégociés pour lesquels le recouvrement n'est pas douteux (qu'ils aient été ou non précédemment en souffrance ou douteux) doivent être considérés comme de nouveaux prêts à des fins comptables. Aussi longtemps que le prêt renégocié ne retarde pas sensiblement le versement intégral du capital et des intérêts (p. ex. à la suite de nombreuses renégociations) et qu'il ne prévoit pas la renonciation au capital (ou aux intérêts), il n'est pas considéré comme douteux.

Une prorogation ou une extension est un type spécifique de renégociation par lequel la date d'échéance initiale d'un prêt est reportée, généralement d'une ou de deux dates de versement, sans modifier aucune autre condition. La CADECO peut désirer retarder la date d'échéance d'un prêt si la cause du retard de l'emprunteur est temporaire (p. ex. en raison d'une grève ou d'une maladie). Une prorogation ou une extension ne peut être accordée que sur demande écrite d'un emprunteur.

La politique doit établir clairement qu'une prorogation ou une renégociation ne peut être envisagée que si les circonstances financières de l'emprunteur ont changé sans qu'il ait de doute sur le remboursement ultime. Par conséquent, une prorogation ou une renégociation ne peut en aucun cas servir à masquer le fait qu'un prêt est en souffrance.

Les facteurs suivants doivent exister avant la renégociation d'un prêt (y compris la prorogation) :

· Une explication raisonnable est donnée en faveur de la renégociation ou de la prorogation (par ex. la maladie, un congé parental, la perte temporaire d'un emploi, une grève ou une grosse dépense imprévue).

· Le client dispose d'une source de revenu actuelle vérifiée qui suffit à effectuer les versements du prêt ou il a gardé un emploi (p. ex. malgré la grève ou le congé parental).

· La garantie remise a été révisée par le responsable des prêts et sa valeur actuelle s'avère suffisante.

· Le client est fermement décidé à rembourser finalement la dette. Il fait preuve de coopération avec le responsable des prêts endiscutant sans tarder du problème, en communiquant des renseignements sur ses futurs flux de trésorerie et en acceptant d'accroître la garantie, selon le cas.

Si les conditions ci-dessus sont remplies, la CADECO peut envisager la prorogation ou la renégociation d'un prêt. Un prêt ne doit pas être renégocié plus d'une une fois par an; dans le cas contraire, on le considère généralement comme douteux. Des renégociations constantes sont également un signe que le prêt est douteux.

La décision d'accorder une prorogation ou une renégociation d'un prêt doit être prise par le comité du crédit ou, en son absence, par un responsable des prêts expressément désigné, et elle doit faire suite à la demande écrite adressée par le client à la caisse populaire. Après avoir procédé à la prorogation ou à la renégociation, la direction doitenvisager de percevoir des frais administratifs pour ce service.

Si la période d'amortissement d'un prêt renégocié est prolongée, le risque de crédit augmente, surtout lorsque la nouvelle période d'amortissement dépasse la vie utile de la garantie. En raison du changement du risque de crédit du prêt renégocié, le niveau d'approbation doit être égal ou supérieur à celui du prêt d'origine.

Chaque fois qu'une renégociation ou une prorogation est consentie, l'emprunteur doit être tenu de signer un document confirmant le nouvel arrangement.

Au départ, il faut contrôler étroitement les prêts renégociés, afin de vérifier si tout se passe conformément à leurs nouvelles modalités. La direction doit assurer le suivi des prêts renégociés au cours de l'année et présenter un résumé de ces informations au conseil.

La direction et le conseil sont tenus de mettre aupoint un plan d'affaires annuel qui résume les objectifs de la caisse pour l'exercice suivant.

Ce plan inclut un volet de planification financière stratégique concernant tous les aspects de la gestion du risque, dont celui du crédit. Dans le cadre du plan financier stratégique, la direction et le conseil établissent des objectifs financiers et planifientla gestion du crédit.

Il est recommandé à la CADECO de mesurer le rendement et le niveau de risque du portefeuille de prêts et de rendre compte au conseil de ses conclusions.

Voici quelles sont les mesures minimales du risque et du rendement à effectuer en matière de crédit pour se conformer aux saines pratiques commerciales et financières :

· Respect de la politique de crédit approuvée par le conseil et des exigences réglementaires,

· Volume du portefeuille de prêts et composition par catégorie de crédit (p. ex. à terme ou à vue, ou selon la raison du prêt) et rendement du crédit par rapport aux volumes antérieurs et prévus.

· Découverts ou prêts dépassant les limites du Règlement administratif ou les crédits autorisés.

· Volume des prêts douteux et en souffrance par catégorie, conformément au Règlement administratif BCC, et efforts de recouvrement correspondants.

· Détermination et volume des prêts importants (définis dans la politique du conseil).

· Détermination et volume des prêts aux personnes assujetties à des restrictions.

· Détermination et contrôle des prêts renégociés, consolidés et officiellement restructurés pendant une période probatoire.

Le conseil doit recevoir un rapport sur les mesures décrites ci-dessus, afin de pouvoir lui aussi contrôler la gestion du crédit et s'assurer du respect des exigences réglementaires et du plan d'affaires annuel. Il faut lui signaler tous les écarts importants par rapport au plan ainsi que leurs causes et exposer les mesures prévues par la direction pour y remédier. La direction doit égalementremettre au conseil un sommaire sur le respect de la politique de crédit et des exigences réglementaires.

La direction doit remettre au conseil une fois par mois un rapport sur le crédit.

Le tableau en annexes (annexes 1)contient un modèle de rapport sur lagestion du crédit que la direction pourra utiliser pour contrôler le portefeuille de prêts, assurer le respect des règlements et communiquer les résultats au conseil. Le rapport permet de réunir et de comparer les montants, les objectifs et les limites prévues par les politiques, dont on a besoin pour bien gérer le portefeuille de prêts de la caisse. Il peut être adopté tel quel ou modifié par la caisse. Les informations qui s'y trouvent peuvent être relevées périodiquement (tous les mois ou tous les trimestres), ou annuellement ou les deux, selon les préférences du conseil et la fréquence.

La direction doit mesurer la composition, le volume et le rendement du portefeuille de prêts, par catégorie. Pour ce, il faut que le portefeuille soit totalement réparti entre toutes les catégories de prêt (c.-à-d. prêts personnels, hypothèques résidentielles, prêts commerciaux, etc.) et, le cas échéant, entre d'autres catégories liées aux prêts à risque plus élevé (prêts de construction, prêts consolidés, prêts personnels pour petites entreprises, etc.). En outre, la direction doit mesurer la répartition de ses prêts en fonction du terme à courir. Cette mesure est nécessaire pour la gestion de l'actif et du passif.

La composition, le volume et le rendement des prêts doivent être comparés aux niveaux antérieurs et prévus. Si ces informations sont mensuelles, il faut les comparer à celles du mois précédent et du mois de la période correspondante de l'année précédente. Si elles sont trimestrielles, les volumes doivent être comparés à ceux du trimestre précédent et du même trimestre de l'année précédente.

Il est important de surveiller les écarts du volume et de la composition des prêts par rapport au plan d'affaires, car il pourrait y avoir des effets gravessur la marge financière nette. Les diverses catégories de prêts n'auront pas toutes le même rendement. La mesure de la composition du portefeuille de prêts peut alerter la direction dans le cas d'une baisse de la marge causée par un glissement défavorable vers des prêts à rendement moindre.

Les diverses catégories de prêts ontégalement chacune un niveau de risque différent (par ex. les prêts consolidés présentent généralement un risque plus élevé que les hypothèques) et, par conséquent, un changement imprévu dans la composition du portefeuille peut signifier que ce dernier court un risque plus grand. Dans la mesure du possible, la direction peut contrôler ce risque en modifiant la composition du portefeuille par le biais de nouvelles affaires.

Il faut comparer le volume des prêtsau plan ainsi qu'au volume antérieur, afin d'évaluer la portée et la raison d'être de leur croissance. Toute stagnationde la croissance des prêts doit être analysée sous l'angle de la compétitivité des prix et du marketingde l'établissement, de l'évolution démographique des clients et des besoins en nouveaux produits, ainsi que des capacités du personnel de prêt. Il y a lieu de remédier immédiatement aux causes confirmées d'une faible croissance des prêts, car une telle situation est souvent à l'origine d'une baisse de la viabilité d'un établissement. Le volume des prêts doit également être contrôlé par rapport aux limites globales imposées par le règlement et par le permis de prêt de la caisse.

Il faut mesurer périodiquement le rendement moyen par catégorie de prêts et le comparer au budget et aux rendements moyens de l'industrie, afin dedéterminer si les taux sont concurrentiels et suffisants sur le plan opérationnel.

Prière de se reporter au tableau en annexes (annexes 2)contenant un modèle de rapport sur le volume mensuel des nouveaux prêts, qui peut être utilisé pour rendre compte du volume et de la composition du portefeuille de prêts.

Parmi les techniques recommandées pour évaluer et surveiller les risques des prêts autres que personnels et hypothécaires, il y a celle de la cotation du risque de crédit. Cette technique exige que l'on répartisse les prêts en une série de catégories par ordre de risque croissant, en se basant sur une analyse du crédit et le marché local. Elle s'applique très couramment à tous les prêts autres que les prêts personnels, les prêts hypothécaires résidentiels et les prêts-relais.

· Au moment où l'on reçoit une demande de prêt (ou d'augmentation de prêt);

· Lorsque de nouvelles informations font craindre une aggravation du risque d'un prêt.

Une des premières fonctions d'un modèle de cotation du risque est de faciliter l'octroi de nouveaux prêts. C'est aussi un moyen, pour la direction, deprévoir les changements dans la qualité des portefeuilles et les répercussions financières qu'ils pourraient avoir par la suite. Cette technique permet aussi de réagir plus rapidement à d'éventuels problèmes de portefeuille, en offrant à la direction un plus grand choix de mesures correctives et en atténuant les risques de pertes inattendues sur les prêts. Enfin, elle est utile pour fixer les taux d'intérêt des prêts et réguler l'exposition du portefeuille commercial aux niveaux de risque maximums. L'idéal serait que la politique du conseil fixe le risque de crédit maximum acceptable par catégorie de crédit ainsi que le risque de crédit maximum global du portefeuille. La longueur de l'échelle (le nombre de catégories) du système de cotation du risque doit être fonction de la taille et de la complexité des portefeuilles de prêts commerciaux et agricoles d'une caisse populaire. Engénéral, plus le portefeuille est grand et étendu, plus le système de cotation du risque doit être perfectionné et assorti d'une échelle plus longue.

Le tableau en annexes (annexes 3) présente un aperçu plus détaillé d'un modèle de cotation du risque comportant six catégories associées aux tendances des côtes. On y trouvera aussi les types de critères d'évaluation ou d'éléments d'appréciation à utiliser pour déterminer les cotes de risque. En procédant à la cotation comme indiqué au tableau 5.12, on satisfait aux exigences de la BCC pour ce qui est des « catégories de risque de crédit » dont elle parle dans ses Lignes directrices pour des politiques et méthodes prudentes de placement et de prêts et on atteint l'objectif visé par la BCC avec son modèle de cotation du risque.

Tous les mois, la direction doit évaluer le volume des prêts douteux, en souffrance et officiellement restructurés. Ces prêts doivent recevoir un code exclusif qui sert à en suivre l'évolution pour l'établissement des rapports. Les codes attribués aux comptes douteux et en souffrance doivent être mis à jour en fonction de la situation des prêts. Des rapports doivent également indiquer l'évolution de tous les prêts en souffrance, ainsi que les poursuites judiciaires engagées à leur égard.

Le Règlement décrit certaines circonstances courantes dans lesquelles un prêt doit être classé comme douteux, quels que soient les autres indices (d'autres circonstances pouvant rendre le prêt douteux) :

· Un versement sur un prêt non garanti à 100 % ou sur un prêt restructuré est en retard depuis plus de 90 jours;

· Le prêt a été confié à un organisme de recouvrement, fait partie d'une faillite ou a donné lieu à un concordat avec les créanciers, ou le débiteur est en fuite;

· Le prêt a fait l'objet d'une prorogation peu réaliste si bien que le recouvrement du capital est largement retardé au-delà du terme initial.

Il faut considérer un prêt comme douteux sans attendre les circonstances ci-dessus si l'on n'a pas l'assurance de pouvoir recouvrer entièrement le capital et les intérêts à la date prévue.

Pendant une période probatoire de deux ou trois mois, la direction doit contrôler tous ses prêts renégociés, restructurés et consolidés afin de s'assurer qu'ils restent conformes à leurs modalités.

Un prêt renégocié est un prêt dont plusieurs conditions ont été modifiées, comme la date d'échéance, le montant des mensualités ou la garantie. La prorogation du prêt est une sorte de renégociation consistant à reporter l'échéance d'origine, généralement d'une ou de deux dates de versement, sans toucher aux autres conditions.

Un prêt officiellement restructuré est un prêt renégocié dans lequel une partie du capital ou des intérêts est radiée en échange de l'entière coopération de l'emprunteur au remboursement du restant de la dette, sans aucune autre tentative de recouvrement.

Il s'agit de prêts visant à aider un client qui a trop largement usé de ses facilités de crédit et qui a besoin de restructurer ses dettes à titre de précaution pour éviter l'insolvabilité. En général, un tel prêt permet à un client de rassembler les facilités de crédit existantes (normalement des cartes de crédit) dans un contrat de prêt, avec une période d'amortissement réaliste. De plus, cela permet à un client de simplifier ses arrangements d'emprunt et de réduire les coûts y afférents grâce à un taux d'intérêt inférieur à celui d'une carte de crédit.

Les prêts de consolidation constituent un domaine à risque élevé, car la plupart du temps, une personne qui en a besoin n'a pas fait preuve de prudence dans la gestion de ses affaires. Par ailleurs, certains emprunteurs recourent aux prêts consolidéspour augmenter leurs limites de crédit, parce qu'ils continuent à connaître des difficultés financières. Il faut doncévaluer et contrôler soigneusement ce type de prêts.

Un certain nombre mesures de contrôle sont recommandées pour assurer une gestion efficace et continue du portefeuille de prêts. L'objectif du contrôle des prêts est de détecter les comptes problématiques dès le départ et de compenser les pertes éventuelles par la restructuration des prêts ou la radiation des prêts de mauvaise qualité. Lecontrôle des prêts constitue un processus complet qui inclut les activités suivantes :

· Examens réguliers des comptes des emprunteurs (y compris les marges decrédit), afin de détecter toute activité inhabituelle;

· Émission de rapports d'exception faisant état des irrégularités des prêts;

· Vérifications internes du portefeuille de prêts ou examens par la fédération.

Un certain pourcentage de prêts de chaque portefeuille tombe en souffrance en raison de changements négatifs imprévus dans la situation financière des emprunteurs. La CADECO doit être à l'affût de tout signal d'alarme indiquant un comportement inhabituel de la part de l'emprunteur et laissant prévoir des retards dans les remboursements, et procéder alors sans tarder à une enquête.

Dès les premiers signes de telles difficultés, elle doit inscrire le prêt sur la liste de surveillance et le soumettre à un contrôle continu. Les versements tardifs ou omis sont généralement le premier signe d'un problème potentiel, mais il existe d'autres indices précoces que l'on voit couramment chez les emprunteurs. Le tableau ci-dessous en indique quelques-uns. Les institutions financières peuvent aider les clients qui ont du mal à rembourser leurs prêts en les orientant vers un conseiller en crédit ou en leur offrant des séances de consultation.

Tableau n°11Signaux d'alarme courants de difficultés financières des emprunteurs

	· Passif supérieur à l'actif
	· Endettement en hausse constante
	· Dette en grande partie non garantie
	·Découverts
	· Demandes urgentes de prêts
	· Demandes répétées de relèvement des limites de crédit
	· Versements en retard et demandes de report de l'échéance
	· Chèques retournés (voir le rapport de découvert)
	· Renvoi du courrier à la caisse ou téléphone débranché
	· Demandes de renseignements d'autres créanciers sur la solvabilité du sociétaire
	· Perte d'emploi (p. ex. une grève ou la fermeture d'une usine)
	· Emprunts auprès de prêteurs de dernier recours (p. ex. des compagnies de financement)

Un examen annuel des prêts doit être entrepris pour les comptes commerciaux, de trois à six mois après la date de fin d'exercice de l'emprunteur. S'ilest impossible de se procurer des renseignements financiers à jour, il vaut mieux ne pas renouveler le crédit. Tous les examens annuels des prêts commerciaux doivent comprendre une visite dans les locaux du client afinde s'assurer que les activités commerciales se poursuivent normalement etque la garantie est intacte. Ils doivent être présentés aux clients comme étantune façon importante pour la caisse de se tenir au courant des besoins de ses emprunteurs. Ils donnent l'occasion de commercialiser de nouveaux produits et d'élargir les services offerts aux clients.

Pour aider le personnel des prêts dans leurs fonctions de contrôle, il faut établir régulièrement des rapports d'exception (un par succursale, le cas échéant).

Les rapports d'exception recommandés sont énumérésci-dessous. Ils sont établis à partir des rapports présentés à une certaine date de chaque mois par chacun des prêteurs sur les irrégularités constatées :

· Liste des prêts douteux et en souffrance (selon le rapport produit par le système);

· Liste des avances de prêt dépassant le crédit autorisé du client (p. ex. des découverts non autorisés ou des prêts hors marge pour les emprunteurs commerciaux);

· Liste des irrégularités relevées dans les rapports à fournir par le client (p. ex un retard dans la remise des informations financières intermédiaires, de la liste des créances ou de l'inventaire).

Les rapports produits par le système et préparés par le service comptable peuvent offrir d'autres renseignements utiles sur les activités de l'emprunteur et le respect par le personnel du processus de prêt. Dans les grandes caisses, les rapports suivants doivent être établis tous les jours (sauf indication contraire), revus quotidiennement, signés et datés par le prêteur principal :

· Le rapport sur les versements de prêts doitindiquer tous les nouveaux prêts émis, par montant et nom des emprunteurs.

· Le rapport sur les prêts dépassant les limites autorisées doit signaler tous les prêts supérieurs aux plafonds fixés par la politique ou aux limites de prêt de la caisse, et tous les découverts non autorisés.

· Le rapport sur les débits importants doit indiquer les retraits dépassant un certain montant (à préciser par la direction, afin de suivre les activités des clients).

· Le rapport sur la situation des prêts doit énumérer tous les ajustements apportés aux comptes des clients, que ce soit financièrement ou non (il faut examiner ce rapport pour détecter les fraudes sur les comptes).

· Le rapport sur les prêts douteux et en souffrance doit signaler tous les prêts où il y a des arriérés.

· Le rapport sur les intérêts courus doit indiquer le revenu d'intérêt non recouvré (il faut examiner ce rapport tous les mois pour vérifier s'il est vraisemblable compte tenu de l'encours total des prêts).

· Le rapport sur les avances de prêt indûment autorisées doit énumérer les fonds déboursés sans la signature de deux personnes compétentes (ce rapport doit être préparé manuellement).

· Le sommaire de tous les rapports quotidiens ou hebdomadaires produits doit permettre de s'assurer que les rapports d'exception ont été examinés (et non détruits).

La tenue d'un journal de l'administration du crédit est un bon moyen de gérer un portefeuille de prêts et les garanties correspondantes. Il s'agit d'un système d'information permettant le suivi de dates importantes dans le processus de contrôle du crédit (dates derenouvellement et d'examen d'unprêt, dates d'expiration des policesd'assurance-incendie, etc.). Ces systèmes peuvent être très modernes (informatisés) ou très simplistes (fichier), selon les besoins et la taille du portefeuille de prêts.

Une garantie enregistrée qui grève le bien d'un client doit être renouvelée de temps à autre afin de rester légalement exécutoire. Si la caisse laisse s'éteindre son privilège de premier détenteur, un deuxième prêteur peut prendre le premier rang. Il est possible de réduire ces risques en utilisant un journal des garanties. Il s'agit d'une liste mensuelle des documents de garantie du portefeuille de prêts, dont il faut renouveler l'enregistrement.

Dès qu'un document de garantie a été enregistré, il faut indiquer dans le journal le nom de l'emprunteur, le numéro de compte, la garantie et la date à laquelle elle a été renouvelée, en vue des futurs renouvellements. Au cas où l'enregistrement prendrait du retard, il est recommandé d'examiner la page du mois suivant 30 jours à l'avance, afin d'avoir le temps de procéder au renouvellement.

Le dernier élément d'un système permanent de contrôle des prêts consiste à faire examiner une partie du portefeuille de prêts par des personnes ne participant pas au processus d'octroi du crédit.

Pour les caisses qui n'ont pas de vérificateur interne, il y a plusieurs possibilités. Les examens des prêts peuvent, par exemple, être confiés à un sous-comité du comité de vérification, à la fédération, à l'organe de stabilisation, à la BCC lors des révisions sur place ou à des comptables externes dans le cadre d'un examen périodique des pratiques commerciales de l'année. L'objectif de tels examens estd'obtenir une opinion indépendante sur la qualité d'un certain nombre de prêts choisis au hasard.

· Respect des politiques, des règlements administratifs, du permis de prêt, des plafonds de prêt, de la Loi et du Règlement (p. ex. les limites d'approbation des prêteurs ne sont pas dépassées).

· Existence de garanties valables et suffisantes (p. ex. preuve de l'enregistrement).

· Existence des documents appropriés, y compris une analyse et une enquête suffisantes sur le crédit, justifiant la décision d'accorder un crédit.

La rapidité de réaction de la direction est un facteur important d'une bonne gestion du risque non autorisé ou du mauvais rendement. Le risque de crédit une fois mesuré par la caisse, il faut que la direction assure le suivi en enquêtant sur tous les écarts importants du rendement par rapport au plan d'affaires annuel et aux tendances antérieures, et fasse tout ce qu'il pour y remédier. Elle intervient de la même façon en cas de violation de la politique du conseil ou des exigences réglementaires ou de tout autre risque non autorisé.

Des procédures opérationnelles peuvent aider la direction à contrôler le portefeuille de prêts, à faire respecter les limites fixées par le règlement et la politique et à surveiller les prêts en souffrance. Il est recommandé aux caisses de mettre en place les procédures suivantes, dûment consignées :

Pour être plus faciles à mettre en oeuvre, Ces procédures doivent être à la fois adaptées aux activités de la CADECO et rentables. C'est une saine pratique commerciale et financière que de consigner les procédures dans un document officiel. En effet, en les exposant par écrit, on rend le personnel plus productif et on a un meilleur contrôle sur les ressources.

Le comité du crédit doit se réunir au moins une fois par semaine pour étudier les demandes de prêts et rendre des décisions prudentes en conformité avec les plafonds prévus dans le permis de prêt de la CADECO ou dans les règlements administratifs ouencore dans les politiques si elles sont plus restrictives. D'après la Loi, les membres du comité du crédit sont solidairement responsables du remboursement à la caisse de toute somme faisant défaut à l'échéance d'un prêt non autorisé par les règlements administratifs ou la Loi.

Pour les caisses dont les prêts sont autorisés par un comité du crédit plutôt que par un responsable des prêts, les recommandations suivantes s'appliquent aux qualifications et à la formation :

· Recruter des personnes qualifiées pour le comitédu crédit et recommander de les faire élire par un comité de nomination ayant fait des recherches sur leurs qualifications. Une personne doit être nommée au comité du crédit en raison de son aptitude et de sa volonté à remplir cette fonction, et pour aucune autre raison;

· Les clients qui sont nommés au comité ducrédit doivent être capables de prouver qu'ils ont une connaissance suffisante des questions financières (en raison de leur expérience professionnelle, d'un travail effectué précédemment à titre de bénévole ou de leur niveau d'études);

· Les nouveaux membres doivent participer à un programme d'orientation obligatoire sur les politiques de crédit de la caisse (p. ex. les enquêtes et analyses de crédit exigées par la politique, les plafonds imposés par le règlement administratif);

· Chaque membre du comité du crédit doit recevoir une formation continue sur la législation en matière de garanties ou l'évaluation du risque de crédit ou les deux. Il est recommandé de recourir aux programmes de formation offerts par la fédération ou d'autres organismes sur les techniques d'octroidu crédit et les analyses financières.

Le processus d'approbation des prêts consiste à traiter et à évaluer les demandes, à justifier les décisions et à débourser les fonds. Il est important que la direction mette en place un processus d'approbation permettant de contrôler les pouvoirs de prêt et les responsabilités.

Pour fonctionner correctement, un processus d'approbation des prêts exige ce qui suit :

· Les prêts doivent être soumis à un processus de traitement établi d'avance, qui détermine le cheminement des demandes de prêt au sein de la caisse;

· Les renseignements sur l'emprunteur et l'analyse de crédit doivent être dûment consignés, et comparés aux critères decrédit établis d'avance;

· Les décisions relatives aux prêts doivent être prises et approuvées par des personnes compétentes ayant les autorisationset les responsabilités appropriées;

· Les fonds doivent être déboursés, une fois la garantie en place, à travers la filière appropriée et avec de bonnes sauvegardes contre le vol ou la fraude.

Pour une demande de prêt commercial, il est recommandé de joindre aux formulaires un dossier complet comprenant les états financiers, les états des flux de trésorerie et les budgets, l'analyse du risque de crédit, les antécédents de l'entreprise et les qualifications des dirigeants (y compris les antécédents de solvabilité), la description des éléments d'actif et de passif et de la garantie, ainsi qu'une analyse de l'industrie et du marché. Les formulaires de demande peuvent être obtenus auprès d'une fédération ou établis par la caisse. Dans cedernier cas, il faut les faire approuver par un conseiller juridique et les réviser périodiquement afin de s'assurer qu'il n'y manque rien.

Dans chaque formulaire de demande de prêt commercial, le prêteur doit indiquer clairement et brièvement les raisons pour lesquelles il recommande d'approuver le crédit (c'est-à-dire le but du crédit). Parmi les raisons invoquées, il peut affirmer, notamment, que le prêt a une cote de risque de crédit « satisfaisante » (ou meilleure encore) et se référer à la réputation du demandeur, à sa capacité de remboursement, au capital dont il dispose et à la valeur de la garantieofferte. Pour justifier l'octroi du prêt, il peut signaler, par exemple, les observations faites par l'enquêteur, en résumant, généralement en quelques phrases, le bien-fondé de sa décision. Il ne doit pas passer sous silence les points faibles du demandeur ni les rationaliser indûment, mais présenter des faits et formuler une conclusion en fonction de ces faits. Après avoir pris connaissance des raisons invoquées, le lecteur doit être parfaitement convaincu que le risque de crédit est acceptable selon les paramètres établis dans la politique et que le prêt doit, par conséquent, être approuvé, ou que le risque est inacceptable et que le prêt doit être refusé.

À part les éléments essentiels de ses finances et l'analyse ou la justification du crédit, l'emprunteur doit trouver dans le contrat de prêt tous les renseignements sur les facilités de crédit qui lui sont offertes.

Quelques soient les types de prêts offerts aux clients, il faut suivre des processus normalisés et procéder à une enquête de solvabilité et à une analyse du crédit. Dans l'analyse du crédit, il y a trois types de renseignements de base :

· Les finances de l'emprunteur (p. ex. les bénéfices, l'actif, le passif et la valeur nette).

Les renseignements ci-dessus touchent à trois aspects fondamentaux de l'analyse de crédit:

- On y ajoute souvent un quatrième aspect, à savoir la garantie réelle, que la caisse doit prendre en considération par la suite, lorsqu'elle établit les modalités du prêt. (Il convient de faire observer que les renseignements peuvent être répartis de différentes façons et que certaines méthodes comptent jusqu'à huit groupes, selon que la définition est plus ou moins large. Par exemple, il y a des méthodes dans lesquelles l'agence d'évaluation du crédit représente un groupe séparé, mais dans la méthode des trois aspects, elle fait partie de la « réputation ».)

Cette collecte de renseignements sur le client a pour principal objectif de déterminer s'il peut être considéré comme responsable et fiable. Le prêteur a besoin d'informations sur le revenu afin d'en tirer des données sur la capacité d'autofinancement de l'emprunteur. L'aptitude d'un emprunteur à rembourser le prêt peut normalement être déterminée au moyen d'une analyse de ses bénéfices annuels par rapport à ses frais fixes et au nouveau service de la dette auquel il veut s'engager.

Enfin, il faut des renseignements sur les finances d'un client pour pouvoir établir la valeur nette de ses biens. Le bilan fera apparaître la valeur de ses principaux biens, ainsi que tous les éléments du passif, par créancier, avec les soldes à payeret les mensualités de remboursement des dettes.

La valeur nette des biens de l'emprunteur, ses flux de trésorerie annuels et la durée du prêt demandé doivent déterminer la nature de la garantie exigée.Si le risque de crédit est élevé, par exemple, à cause de ratios de service de la dette à peine suffisants, de l'instabilité des antécédents professionnels du demandeur ou d'autres risques, il faut obtenir une garantie maximale, de préférence « tangible », sur des biens mobiliers particuliers et auprès depersonnes ayant des biens nets et des flux de trésorerie positifs. Si le risque de crédit est faible (p. ex. pour un prêt à court terme), on est en présence d'un avoir net suffisant et de ratios de service de la dette faciles à atteindre, ce qui fait qu'on peut se contenter de formes de garantie complémentaires (p. ex. une cession de salaire) ou y renoncer (dans les limites autorisées).

Les garanties personnelles ne doivent être considérées que comme une garantie complémentaire en raison des nombreuses difficultés qui attendent le prêteur désireux de les réaliser. Il arrive souvent que les garants renient leurs obligations en invoquant les moyens de défenses suivants :

Pour éviter ces défenses possibles, il est recommandé de prendre les précautions suivantes quand on demande une garantie personnelle :

· La garantie ne doit pas être demandée à une personne mineure ou qui n'est pas saine d'esprit;

· La signature doit être faite devant témoins et un sceau juridique doit être de préférence apposé à côté de celle-ci à ce moment-là, car pour les tribunaux, l'existence d'un sceau sur un document lui confère de la valeur et du poids;

· Avant de signer la garantie, chaque garant qui n'est pas le dirigeant d'une société emprunteuse doit être invité à demander un avis juridique indépendant au sujet des conséquences de la garantie et à produire un certificat attestant qu'il a eu un tel avis. (On trouvera ci-dessous les autres éléments dont on a besoin pour s'assurer de la validité des avis juridiques indépendants.);

· Le garant doit être avisé des changements importants survenus dans le prêt ainsi que de tout défaut technique (l'idéal étant qu'il donne son accord);

· Si cela est possible, la garantie doit être rédigée de façon à prévoir une indemnité. L'avantage qu'il y a à combiner indemnité et garantie réside dans le fait que ce genre de garants a moins de moyens de défense à invoquer au cas où il ferait l'objet d'une demande de règlement;

· Dans les garanties accordées par des sociétés, il est préférable de prévoir une clause exigeant l'ajournement des demandes de règlement des actionnaires.

Un garant est une personne qui répond des actes de quelqu'un et notamment de ses dettes. Par moment, il peut arriver que l'emprunteur a une bonne activité qui est très rentable mais manque des biens meubles ou immeubles pour garantir son prêt ; dans ce cas, la caisse doit adopter une stratégie de garant, c'est-à-dire que l'emprunteur doit trouver quelqu'un possédant une garantie suffisante pouvant couvrir le prêt et sera directement impliqué dans le contrat de prêt sous forme d'un parrain. Si le client ne paie pas, la caisse a le droit de poursuivre ce garant pour rembourser le prêt. Pour être éligible au contrat de prêt, ce dernier (le garant) doit avoir soit un emploi fixe et confirmé dans une entreprise enregistrée au numéro de registre congolais, soit avoir une activité commerciale génératrice de revenu.

Lorsque le moment est venu de renouveler un prêt à terme personnel ou commercial ou de reconduire une marge de crédit commerciale, il est recommandé de suivre le même processus d'autorisation du crédit et de refaire le même type d'analyse de la solvabilité que la première fois, afin de vérifier si le risque de crédit reste acceptable. Ce type d'analyse doit également avoir lieu sur d'autres types de prêts pour lesquels les remboursements ont été plusieurs fois en retard. Il faut mettre à jour les informations financières et les rapports d'enquête sur le crédit en y inscrivant les données de l'année en cours, et garder le tout au dossier.

Le renouvellement d'un prêt ne doit pas être confondu avec l'examen annuel et intermédiaire d'un prêt, qui fait partie du processus de contrôle et a été traité dans la section précédente du manuel.

Dans la mesure du possible, il est recommandé de mettre sur pied un service de recouvrement des dettes dont le personnel a reçu une formation suffisante pour procéder à des liquidations de prêts.

Les politiques et procédures de ce service doivent être dûment consignées. Toutes les activités relatives au recouvrement sont à verser au dossier du prêt douteux.

Il est recommandé d'envisager les stratégies de recouvrement suivantes pour mettre fin à des prêts en souffrance :

· Demander au client de refinancer le prêt par l'intermédiaire d'un autre établissement financier ou par une injection de fonds;

· Envoyer par courrier recommandé à l'employeur une demande de cession de salaires;

· Procéder à une reprise de possession des sûretés ou nommer un séquestre;

· Chercher d'autres recours légaux (p. ex faire appel à un agence de recouvrement, poursuivre l'emprunteur, déposer une requête de mise en faillite).

Les trois premières stratégies sont recommandées si l'emprunteur est capable de rembourser le prêt, mais n'est pas disposé à le faire. La quatrième s'applique lorsqu'il n'a pas assez de fonds mais que la sûreté présente une certaine valeur de liquidation et a été dûment enregistrée. Enfin, les autres stratégies ne sont à envisager qu'en dernier recours.

Il est particulièrement important d'avoir affaire à des avocats de confiance, spécialisés dans l'immobilier, quand on compte sur eux pour vérifier et évaluer les garanties hypothécaires. La politique de la caisse doit exiger que les avocats appelés à émettre des opinions juridiques, à régler des questions fiscales, à faire des recherches sur les titres et les garanties et à établir et à enregistrer des documents hypothécaires soient totalement indépendants.

La CADECO doit se doter d'une liste d'avocats approuvée. Elle est tenue de vérifier périodiquement le statut des avocats qui y figurent en s'adressant au tribunal de Kolwezi.

Analyse et gestion de risque de crédit dans une institution financière non bancaire, (cas de la CADECO Kolwezi)

3.2.6. Interdire ou limiter des prêts à des membres du personnel, à des personnes rattachées ou à des personnes assujetties à des restrictions

Tableau n°11Signaux d'alarme courants de difficultés financières des emprunteurs