SECTION 3. DESCRIPTION DE
L'APPLICATION
Au début de chaque année, le Sous-proved donne
un ordre de mission au chef de la planification scolaire de faire une descente
sur le terrain enfin de contrôler les structures des écoles.
Ensuite le chef de la cellule délègue le chargé de la
carte scolaire muni d'un ordre de mission, de la fiche de collecte de
données statistiques et de la fiche de viabilité (celui-ci en
cas d'une nouvelle école).
En arrivant à l'école, il se présente
auprès du chef d'Etablissement où il va présenter le
document (ordre de mission) qui va lui autoriser de faire son travail. Ce
dernier vérifie le document et présente l'agrément
(l'arrêté de l'école) ou une lettre qui autorise le
fonctionnement de cette école, et après le chargé de la
carte scolaire vérifie les nombres de : Bâtiments, salle de
classes, bureaux, bancs dans chaque salle de classes, chaises, tableaux,
l'existence de la clôture, la cour de la recréation, l'eau,
l'électricité, latrines, laboratoire...
Apres avoir vérifié, il se présente
encore au bureau du chef d'Etablissement pour demander le registre d'appel qui
lui permettra de vérifier le nombre d'élèves par classe,
le nombre d'Enseignants et d'ouvriers.
Ensuite le chargé de la carte scolaire prépare
la fiche en 2 exemplaires, l'une sera signer par le chef d'Etablissement et
garde pour confirmer son passage et l'autre sera présentée au
chef de la cellule, qui après avoir réceptionné la fiche,
vérifie et l'envoie au sous-proved. Ce dernier vérifie à
son tour la fiche et la classe.
SECTION 4. ETUDE DE POSTE
DE TRAVAIL
Le poste de travail est une unité d'organisation ou
centre d'activité de l'entreprise. A cette étape, il s'agit de
mettre en évidence les acteurs qui interviennent dans la
réalisation des tâches du contrôle des structures des
écoles en études (internes ou externes).
4.1. Recensement des postes
Lors de l'investigation au sein de la sous-division Urbaine
de l'EPSP/KIMBASEKE, les acteurs suivants ont été recensés
à savoir :
v Le sous-proved
v Le chef de la cellule
v Chargé de la carte scolaire
v Le chef d'Etablissement
4.2. Description des
postes
1. Le sous-proved : il est
l'autorité qui engage et supervise les cellules/services de la
sous-division.
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Domaine : Planification
Analyste : KASONGO NDJOKO
Processus : Contrôle de structure des
écoles Date : LE
08/01/2013
Nom du Poste : Sous-Proved
Responsable : Sous-Proved
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Attributions :
-Etablissement de L'OM par le sous-proved
-Réception de la fiche de viabilité ou Fiche de
Collecte de données statistiques et Classement
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Document reçus
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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provenance
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FichCol
FichVia
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Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de viabilité
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6/ans
6/ans
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Chef de la
cellule de la planification
Chef de la cellule de la planification
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Document émis
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Destination
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OM
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Ordre de mission
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1/ans
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Document classé
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Provenance
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FichCol
FichVia
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Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de viabilité
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1/ans
1/ans
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Chef de la cellule de la planification
Chef de la cellule de la planification
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2. Le chef de la cellule :
Il est le coordonnateur de la cellule qui est le moteur de la
cellule c.-à-d. les tous dépendent de lui.
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Domaine : planification
Analyste : KASONGO NDJOKO
Processus : Contrôle de structure des
écoles date : 08/01/2013
Nom du Poste : Chef de la cellule de la planification
Responsable : Chef de la cellule
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Attributions :
- Réception de l'ordre de mission
- Préparation de la fiche de collecte de données
statistiques et la fiche de viabilité
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Document émis
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Code doc
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Libellé
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Volume/fréquence
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Destination
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fichCol
fichVia
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Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de Viabilité
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6/ans
6/ans
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Sous-proved
Sous-proved
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Document reçus
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Code doc
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Libellé
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Volume/fréquence
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provenance
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fichCol
fichVia
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Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de Viabilité
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1/ans
1/ans
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Chargé de la carte scolaire
Chargé de la carte scolaire
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Document Classé ou archivé
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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provenance
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_
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_
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_
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_
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3. Chargé de la carte scolaire :
Il s'occupe de l'emplacement des écoles, il est
censé de répertorier toutes les écoles de la
sous-division, celui qui descend sur le terrain pour contrôler la
structure d'une école en cas l'école veut ajoutée d'autres
bâtiments ou changé le régime de gestion et l'adresse
physique de l'école.
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Domaine : Planification
Analyste : KASONGO NDJOKO
Processus : Contrôle de structure des
écoles date: 08/01/2013
Nom du Poste : Chargé de la carte
scolaire
Responsable : Chargé de la carte
scolaire
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Attributions
- Récolter et centralisation annuellement des
données statistiques scolaire.
- Exploitation de la fiche de collecte de données
statistiques
- Remplissage de la fiche de viabilité
- Classement de l'ordre de mission
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Documents reçus
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Provenance
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OM
fichCol
fichVia
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Ordre de mission
Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de Viabilité
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1/ans
6/trimestre
6/trimestre
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Chef de la
cellule
Chef de la cellule
Chef de la
cellule
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Document Classé
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Code doc
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Libellé
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Volume/fréquence
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Provenance
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OM
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Ordre de mission
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1/ans
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Chef de la cellule
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Documents émis
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Code doc
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Libellé doc
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Volume
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Destination
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fichCol
fichVia
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Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de Viabilité
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1/trimestre
1/trimestre
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Chef de la cellule
Chef de la cellule
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4. Le chef d'Etablissement
Il est le chef suprême de l'établissement,
superviseur, le responsable ultime de la bonne marche de l'établissement
dans le domaine pédagogique et administratif.
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Domaine : Planification
Analyste : KASONGO NDJOKO
Processus : Contrôle de structure des
écoles date :
08/01/2013
Nom du Poste : Chef d'établissement
Responsable : Chef
d'établissement
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Attribution :
- Réception de documents envoyés par le chef de
la cellule et l'ordre de mission
- Vérification et remplissage de la fiche de collecte
de données statistique et la fiche de viabilité
- Classement de la fiche de collecte de données
statistiques
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Documents reçus
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Provenance
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OM
fichCol
fichVia
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Ordre de mission
Fiche de collecte de données statistiques
Fiche de Viabilité
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1/trimestre
3/trimestre
3/trimestre
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Chargé
de la carte scolaire
Chargé de la carte scolaire
Chargé de la carte scolaire
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Document émis
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Destination
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_
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_
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_
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_
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Document Classé
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Code doc
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Libellé doc
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Volume/fréquence
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Provenance
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fichCol
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Fiche de collecte de données statistiques
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1/trimestre
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Chargé de la carte scolaire
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