Conception d'un système d'information pour le contrôle des structures des écoles

SECTION 2. RECHERCHE DES SOLUTIONS

2.1. Ebauche des solutions

Apres avoir analysé et critiqué le système actuel, pour le Contrôle des structures des écoles dans la Sous-division urbain de l'EPSP/KIMBASEKE par ses divers aspects de fonctionnement, nous envisageons des solutions ci-dessous :

2.1.1. Scénario de réorganisation manuel du système

La solution manuelle consiste à améliorer le système existant par :

ü La bonne conservation des documents dans des endroits appropriés;

ü Superviser le fonctionnement de tous les établissements publics et privés agrées d'enseignement de KIMBASEKE et veiller au respect de la réglementation scolaire ;

ü L'achat des matériels permettant de bien traiter les informations relatives au contrôle des structures des écoles ;

ü De disposer des moyens nécessaires et suffisants pour assurer quotidiennement le contrôle des structures des écoles ;

ü Eviter le favoritisme, pour assurer un bon contrôle dans des écoles conventionnées et non conventionnées de la Sous-division.

Avantages

v Solution moins couteuse ;

v Ne nécessite pas une formation spéciale du personnel

v Elaboration des rapports dans un temps court.

Inconvénients

v Augmentation du nombre de personnel entrainerait une augmentation des charges (dépenses) ;

v Le traitement manuel provoque une perte de temps précieuse pouvant être mis au profit pour d'autres tâches ;

v Manque de confidentialité et de sécurité des informations;

v C'est une solution qui est adaptée aux faibles volumes d'information à traiter ;

v Etc...

2.1.2. Scénario d'informatisation

La solution informatique qui consiste à prendre en charge certaines tâches automatiquement dans un processus de gestion donnée. Cette solution consiste à :

· Mettre sur pied une base de données capable de gérer automatiquement le contrôle de structures des écoles, en disposant d'un logiciel d'administration et apte pour mettre en valeur ou exploiterla base de données proposée.

Avantages

ü Rapidité dans le traitement des informations ;

ü Conservation et diffusion rapide des informations ;

ü Facilité d'accès aux informations fiables ;

ü La fiabilité de gérer pour une bonne prise de décision ;

ü La fiabilité des résultats et changement du système ;

ü L'ordinateur est adapté aux traitements répétitifs portant sur de gros volumes d'informations ;

ü La sécurisation des informations ;

ü Etc. .....

Inconvénients

ü La solution informatique demande beaucoup d'argent pour son implémentation ;

ü Achat des matériels et logiciels, la formation du personnel (les utilisateurs du système ;

ü Les coupures intempestives de l'énergie électrique peuvent aussi endommager les ressources informatiques ;

ü Etc...

2.2. CHOIX DE LA MEILLEURE SOLUTION

Une gestion sans l'orientation est une gestion sans avenir. Parmi les différentes solutions proposées sur le plan technique, la solution informatique s'avère la meilleure et la mieux adapter pour le futur système qui sera mise en place, car elle nous procure ce qui suit :

Ø La production des résultats dans le temps réels ;

Ø La bonne sécurisation des données sur des supports informatiques ;

Ø Le gain d'énergie lors de traitement d'une masse d'informations ;

Ø La bonne présentation des documents ;

Ø L'accès rapide et facile à l'information lors de la consultation ;

Ø La fiabilité des mises à jour.

2.3. Cahier des charges

Le cahier des charges est un document de synthèse des études préalables.Il doit à la fois fournir au concepteur les informations nécessaires et indique les problèmes que les propositions de matériels devront résoudre^17(*). Le nom de donné à ce dossier provient de l'usage qu'on va en faire.

Le cahier de charge a un double objectif :

- C'est un catalogue destiné à la préparation d'un contrat et un document interne qui va servir à l'étude détaillés de la nouvelle organisation.

Compte tenu de la solution retenue, le cahier de charge a comme objectif de définir :

§ Les besoins des utilisateurs ;

§ L'environnement du travail ;

§ Caractéristique des matériels et logiciels ;

§ Coûts d'implémentation du système ;

§ Coûts du projet ;

§ Délai d'exécution des travaux.

Remarque : Tous les éléments cités ci-haut seront décrit dans la partie conception du système d'information informatisé(SII).

TROISIEME PARTIE :

CONCEPTION ET REALISATION DU NOUVEAU SYSTEME D'INFORMATION

* ¹⁷ P.A POUNET, le lancement d'un système informatique de gestion, Dunod, France, 1969, P48.