I.3 Formulation d'un projet
La manière dont les projets sont planifiés et
réalisés suit un enchainement connu sous le nom du cycle
de projet ou de trajectoire de projet.
L'élaboration de projet dépend du style de management et
de la taille de l'entreprise ou de l'organisation. L'élaboration de
projet est une histoire ancienne et par conséquent sa réalisation
suit presque toujours les mêmes phases. On peut retrouver dans certains
manuels, guides de gestion de projets quatre phases, cinq voire jusqu'à
sept ; mais, même si les termes puissent varier d'une organisation
à l'autre, ce n'est donc pas par désaccord entre les
spécialistes, mais par la volonté de chacun de présenter
en se démarquant des autres de la manière la plus claire possible
ce processus. Quoiqu'il en soit, il nous semble effectivement que lorsque l'on
reprend tous ces guides, le processus du projet est toujours le même,
quel que soit l'auteur.
Généralement, dans n'importe quel projet, on
distingue quatre phases principales à part que l'on peut retrouver les
quelques additionnelles, lesquelles phases ne changent absolument rien en ce
qui concerne l'idée du projet, sa préparation, sa mise en oeuvre
ainsi que son évaluation. En effet, la distinction entre les
différentes phases d'un projet n'est pas nette, c'est pourquoi nous
avons choisi de réutiliser les noms de phases qui nous semblaient
à la fois les plus utilisés et les plus cohérents dans le
milieu des projets économiques financés par les organisations
internationales telles la Banque Mondiale, la Commission Européenne et
d'autres.
23
Schéma 1 Étapes d'un projet
Source : Commission Européenne (2001), Manuel
Gestion du Cycle de Projet, EuropAid, p. 44.
Le cycle de vie d'un projet suit en principe six phases :
i. Phase de programmation : c'est une
définition générale des orientations qui mettent l'accent
sur des objectifs globaux en termes macro-économiques et sociaux dans
des secteurs précis.24 De même, selon Castro, dans
cette phase on définit les orientations générales et
principes de coopération de l'organisation car elle peut se faire au
niveau sectoriel, thématique ou géographique, et toutes les
parties prenantes sont associées à l'exercice de
programmation.25
Cette étape est primordiale car elle consiste à
faire une planification stratégique du projet (via le document de
stratégie), en définissant les objectifs généraux
de l'organisation ou d'un pays en précisant ce que sera le projet dans
le futur et en
24M. H.BOUKHARI, Op. cit., p. 10.
25 H.H.-CASTRO, FICHE 4 METHODE DE GESTION DE CYCLE DE
PROJET [GCP], éditeur Colette Acheroy, Février
2007, p. 7
24
analysant les risques qui pourront survenir et les moyens de
les prévenir. Au niveau macro-économique par exemple, lorsque que
c'est un projet de développement, la programmation, en effet, trace les
objectifs globaux pour l'ensemble du pays et sont projetés dans
l'avenir.
ii. Phase d'identification : Durant cette
étape, l'idée est murie par une analyse
approfondie avec les
bénéficiaires directs, c'est-à-dire ceux à qui le
projet est destiné et les parties prenantes, en les associant à
la réflexion globale en vue d'identifier et discuter ensemble les
problèmes/besoins et les objectifs, afin de permettre
l'établissement d'une liste de priorités.26 Il s'agit
d'une étude de préfaisabilité. La définition des
objectifs et l'identification des acteurs concernés par le projet vont
permettre de répondre aux questions suivantes : Quel besoin doit
satisfaire le résultat de ce projet ? Qui est concerné par ce
projet ? Aussi, il convient de définir les délais, les
ressources, la démarche qui sera utilisée dans le
projet.27 Et donc une première hypothèse de projet est
élaborée à partir des études effectuées
à travers l'idée appréhendée dans la phase de
programmation et va permettre de cerner toutes les actions nécessaires
à réaliser et les études supplémentaires pour la
formulation d'un projet.
iii. Phase de formulation ou de l'instruction
: Cette phase traduit la définition de tous
les aspects de
l'idée de projet en plan opérationnel, en participation avec les
bénéficiaires directs et autres parties prenantes, afin
d'évaluer la faisabilité/projet de proposition de financement et
la viabilité du projet. Et cette phase se termine par la
rédaction des cahiers de charges, dans le but de concevoir et de
spécifier ce qui doit être réalisé ou
fabriqué pour atteindre les objectifs. Cette phase représente une
réponse à la question quoi faire ? Il s'agit de définir
les différentes composantes du projet: but, objectif(s)
résultats, activités et moyens de financement.28
26M. H. BOUKHARI, Op. cit, p. 10.
27H.P.MADERS, Piloter un projet
d'organisation, Éd. Groupe EYROLLES, Paris, 2008,
p.10.
28M. H. BOUKHARI, Op. cit, p. 11.
25
Mais aussi, les modalités de mise en oeuvre sont
également proposées (modalités de partenariat ou
collaboration, compétence des ressources humaines nécessaires,
etc.) et un dispositif de suivi est ébauché (acteurs
impliqués, espaces de décision et modalités de prises de
décisions, indicateurs, sources de vérification)29.
Dans cette phase, la faisabilité et la rentabilité du projet sont
étudiées en profondeur, et une planification précise et
détaillée est proposée avec un budget et un planning des
activités.
iv. Phase de financement : est parfois
qualifiée d'importante car pas mal de projets meurent
prématurément puisqu'ils n'ont pas été aidés
financièrement. Il s'agit de voir dans cette phase les propositions de
financement ainsi les conventions de financement. Durant cette phase, les
propositions de projet sont examinées par un comité de
financement et une décision est rendue ; soit l'attribution ou le refus
du financement du projet. Ainsi le contrat officiel est établi et des
appels d'offre sont lancés concernant l'assistance technique au
projet.30
v. Phase de mise en oeuvre ou exécution
: c'est dans cette phase que le projet est lancé par la mise en
oeuvre des moyens prévus dans la convention de financement en vue
d'atteindre les résultats et les objectifs spécifiques du
projet.31 Le plan de travail, calendrier d'activités, et
calendrier des ressources sont mis en place ainsi que le rapport de suivi : par
exemple rapport annuel .Cette étape est la plus importante aussi, car la
réussite du projet dépend d'elle, d'où la
nécessité de veiller à ce que le dossier d'étude de
base soit suivi aussi fidèlement que possible et avec une certaine
souplesse lors de l'exécution.
Comme le dit J. Price GITTINGER , « les circonstances sont
appelées à changer et les directeurs de projet doivent pouvoir
agir intelligemment à ces changements ».32 C'est
pourquoi dans la phase de mise en oeuvre, il est nécessaire
d'accompagner le changement, afin d'atteindre l'objectif général
du projet.
29 H.H.-CASTRO, Op. cit., p. 8.
30M. H. BOUKHARI, Op. cit. p. 11.
31 Ibidem
32J. P. GITTINGER, Analyse économiques
des projets agricoles, Éd. Économica, Paris,
1985, p. 28.
vi. Phase d'évaluation : la phase finale
du cycle du projet est l'évaluation rétrospective,
qui permet de porter un regard sur l'exécution du
projet et d'apprécier les résultats atteints et, ce regard est
fait par un expert externe« un consultant ». Mais, il est important
de faire une évaluation à mi-parcours, souvent par un expert
interne car, il permet de générer des nouvelles idées. En
cas d'échec, une modification est faite et des leçons peuvent
être, ainsi, tirées concernant la conception, l'intervention et le
processus de planification33.
26
33M. H. BOUKHARI, Op.cit., p. 11.
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