Conception d'un système de contrôle de gestion au sein de la trésorerie préfectorale de Fés

Chapitre I :

Le système de contrôle au sein de la TR de Fès

INTRODUCTION 1^ER CHAPITRE

Pour toute tentative de conception et de mise en place d'un système de contrôle de gestion dans une organisation quelconque, on commence par un diagnostic de l'existant.

L'objectif étant de mettre en relief les facteurs favorables pouvant faciliter la conception d'un tel système ou au contraire les facteurs qui vont l'entraver ou qui vont rendre sa mise en place plus compliquée.

Partant de cette logique, on va consacrer ce premier chapitre pour une description générale de la TR, ses caractéristiques organisationnelles, son environnement et l'analyse du système de contrôle au sein de la TR.

La première section sera consacré à une prise de connaissance de la TR et de son système de contrôle, ensuite dans une deuxième section, on va analyser, d'une part, le système de contrôle existant, ses caractéristiques et ses limites, et d'autre part, les difficultés susceptibles d'entraver la conception du système de contrôle de gestion.

L'objectif de ce chapitre est de tracer le chemin à suivre pour concevoir un système de contrôle de gestion adapté au contexte de la TR et de mettre en valeurs les facteurs clés de succès mais aussi les contraintes organisationnelles qui vont contrarier pour la conception de ce système.

Section I- Prise de connaissance de la TR de Fès et de son système de contrôle.

Paragraphe I- Présentation générale 

1- Identification de la TR

La trésorerie régionale de Fès édifiée le 1^er septembre 1991, se substituant à l'ancienne recette des finances dont la création remonte à 1916, est le chef lieu de la circonscription financière de la région Fès-Boulemane. Sous sa responsabilité exerce six perceptions et une trésorerie communale. Elles répartissent entre elles le ressort territorial de Fès. La TR coordonne leurs actions, et les contrôles.

Ces perceptions sont : perception Fès Atlas, perception Fès ville nouvelle, perception Fekharine , perception Fès Batha, perception Mariniyenne,perception moulay yacoub. C'est ce qu'on appelle les comptables de base qui sont qualifiées de comptables publics conformément au décret de la comptabilité publique.

Pour les perceptions leurs principales missions sont le recouvrement de toutes sortes de créances publiques, et le paiement de certaines dépenses précisées par les textes en vigueur. En parallèle de sa mission principale qui est le recouvrement, la perception moulay yacoub gère le budget des communes rurales et la province de moulay yacoub.

Quant à la trésorerie communale, elle est chargée de la gestion des budgets en recettes et en dépenses des collectivités locales à caractère urbain relevant de la wilaya de Fès.

Dans la circonscription financière de la TR exerce 146 éléments dont 59 exercent à la TR et le reste dans les différentes perceptions. Les cadres représentent une part de 28 % soit 41 cadres (échelle 10 et plus).

Concernant la charge du travail, la TR collabore avec plus de 60 sous ordonnateurs de dépenses et elle a pris en charge le recouvrement de 212.337 articles pour l'année 2007. En outre elle est chargée du paiement de plus de 2000 pensionnés.

Nombre de clients pour l'activité bancaire atteint 1400 clients repartis entre organismes publics et particuliers. L'encours moyens de la banque pour l'année 2006 était aux alentours de 266.515.816 DH.

Elle est comptable assignataire de 6 services de l'Etat gérés de manière autonome ,15 régies de dépenses, 13 de régies de recettes, 26 collectivités locales (une région, une préfecture, une province, une commune urbaine, 16 communes rurales et six arrondissements).

TRESORIER EGIONAL

Cellule juridique

Secrétariat

Informatique

Service du visa des dépenses

service du règlement des dépenses publiques

service de la coordination, l'animation du réseau et la gestion des ressources

service des recettes, de l'activité bancaire et la comptabilité

service du recouvrement et la centralisation

service de l'inspection régionale

bureau du visa des marchés publics

bureau de dépenses par voie de régie et des payeurs délégués

bureau de la gestion des ressources humaines

bureau de l'activité bancaire

bureau de la centralisation

bureau du visa des dépenses du personnel et bons de commandes.

bureau de suivi des crédits et des émissions

bureau de coordination

bureau des recettes

bureau de l'animation du recouvrement

bureau de règlement des dépenses

bureau de la comptabilité

bureau des collectivités locales

bureau des comptes de gestion

bureau des pensions, des guichets et des caisses

2- L'organigramme de la trésorerie régionale de FèsComme on le voit sur l'organigramme ; la TR est organisée sous forme de services auxquels sont attachés des bureaux, au sommet on trouve le trésorier régional qui chargé de la coordination des actions de l'organisation et fixer les grandes orientations stratégiques. Il est l'interlocuteur direct vis-à-vis de l'administration centrale mais aussi vis-à-vis des autres partenaires de la TR. La cellule juridique et le bureau informatique sont directement attachés au trésorier régional vu leur caractère d'assistanat et de conseil.

La structure de la TR est répartie en six services, à la tête de chacun d'eux est nommé un chef de services qui est l'interlocuteur direct du trésorier régional. Sous la responsabilité de chaque chef de service exercent des chefs de bureaux qui sont chargés des la gestion courante des activités opérationnelles. Ces services sont :

ü Le service du visa des dépenses publiques : on entend par visa d'une dépense le fait de valider une proposition de dépense (dépenses des marchés publics, dépenses du personnel, dépenses par bon de commandes...) émanant du sous ordonnateur sous forme d'un bordereau d'émission qui contient les pièces justificatives de la dépense. Le visa est concrétisé par l'apposition du cachet « vu bon à payer » pour les paiements en numéraire ou « vu bon à virer » pour les paiements par virement.

ü Le service de règlement des dépenses publiques : il est chargé du règlement des dépenses visées par le service visa, exécuter les oppositions aux paiements (cas des marchés publics nantis aux banques, paiement des pénalités de retard au profit des maîtres d'ouvrages, ordres de recettes contre le personnel pour les trop perçus...) et suivre la comptabilité des crédits alloués aux sous ordonnateurs.

ü Le service de la coordination, l'animation du réseau et la gestion des ressources : il est chargé de tout ce qui est logistique, la gestion des ressources humaines et la coordination avec les services centraux.

ü Le service des recettes, de l'activité bancaire et la comptabilité : le bureau des recettes est chargé du recouvrement des recettes publiques autres que les impôts de l'Etat dont le recouvrement est confié aux perceptions. Il est aussi habilité à faire des recouvrements pour le compte des collègues (autres TR). Le bureau de l'activité bancaire est chargé de la collecte de l'épargne et l'ouverture des comptes bancaires. Le bureau de la comptabilité centralise les écritures comptables initiées par les différents services et assure l'imputation aux comptes concernés.

ü Le service du recouvrement et de la centralisation : il se charge de l'animation des actions du recouvrement des recettes publiques (impôts et taxes de l'Etat, impôts et taxes des collectivités locales...). Comme le recouvrement est confié aux perceptions, la TR ne fait qu'assister ces dernières dans leurs actions et centraliser les opérations de recouvrements.

ü Le service de l'inspection régionale : il se charge de la vérification des opérations financières des organismes (les régies de recettes et les régies de dépenses) dont la TR est comptable assignataire ou de rattachement (c'est-à-dire il est chargé de l'exécution de leurs opérations financières pour son compte, dans ce cas on dit qu'elle est comptable assignataire ou pour le compte d'un collègue, pour ce cas on dit qu'elle est le comptable de rattachement). L'inspection régionale intervient aussi pour le contrôle des perceptions.

A partir de l'organigramme ci-dessus, on peut distinguer deux sortes de services : d'une part, les services qui sont directement liés aux métiers de la TR ( sce visa des dépenses , sce de règlement des dépenses publiques, sce des recettes ,activité bancaire et comptabilité, sce du recouvrement et la centralisation ) et d'autre part les services qui ne sont que des services de soutien aux « service-métier » (sce de coordination,l'animation et la gestion des ressources, sce de l'inspection régionale, la cellule juridique,l'informatique) .

Si on veut regrouper les « service-metier » en activités homogènes, on aura trois activités principales :

ü L'activité dépense qui regroupe le service visa et le service du règlement des dépenses publiques.

ü L'activité recouvrement qui est en relation avec les perceptions chargées de la prise en charge et le recouvrement des recettes publiques.

ü L'activité bancaire qui est distinguée par ses règles de gestion. Elle est orientée vers l'extérieur (collecte de l'épargne, prospection des clients...).

Concernant le type de structure adopté par la TR, il est clair qu'il s'agit d'une structure hiérarchique mais ça n'exclu pas des liens fonctionnels entre les services même s'ils sont informels. Ce type d'organisation est peu adapté au nouveau contexte caractérisé par de nouvelles exigences (gestion par objectifs, contractualisation...). En effet, cette organisation ne favorise pas la coordination et la communication entre les différents organes du fait que chaque service est cloisonné et limité aux missions qu'elles lui sont dévolues.