Du label ville internet au projet villes internet Afrique : proposition d'un manuel d'adaptation du label aux collectivités africaines

II -LES TACHES EFFECTUÉES

1-Les outils mis à disposition

Le matériel mobilier et les outils pratiques de travail constituent, dans une entreprise, les éléments de base de première nécessité indispensables à la bonne marche des missions et des tâches. Mieux le personnel est placé dans de bonnes conditions de commodité, plus il est productif et rentable pour la société. Les managers d'entreprises considèrent l'équipement matériel comme une étape très importante qui répercute sur la vie des sociétés. A l'association Villes Internet aussi, les responsables ne se sont pas non plus dérobés de cette urgence. A notre arrivée dans les locaux de l'association, plusieurs outils ont été mis à disposition pour nous permettre de travailler dans bonnes conditions.

On peut citer pèle mêle le bureau, l'ordinateur, les contenus numériques.

1.1- La bureautique.

Situé à l'entrée du siège de l'association, mon bureau est constitué d'un mobilier ovale neuf équipé d'ordinateur qui nous a été dégagé durant le stage. C'est un bureau initialement fait pour quatre agents que nous avons occupé. D'un point de vue personnel, c'est un bon dispositif bien aéré et propre adapté à notre taille et besoin tant il est large et contenait nos effets de bureau. Nous avions bien conservé notre place du premier au dernier jour comme des agents définitivement engagés. Nous avons partagé ce vaste bureau avec un autre stagiaire qui est ingénieur en Système d'information. Son apport nous a été très précieux dans la mesure où il nous arrivait de nous détendre par de petites blagues ou de nous donner des coups de mains pour résoudre tel ou tel problème. C'est une riche expérience que travailler avec cet ingénieur patient, collaboratif et compétent sur des questions informatiques. Cette corporation a positivement influencé notre rendement au sein de la structure.

Cependant il est à signaler que de petites perturbations intervenues sont dues au fait que l'association partage les locaux avec un autre service qui, lui, reçoit constamment ses clients dont la survenue déconcentre quelquefois ou attire nos regards si bien que nous avions commis certaines erreurs au passage.

Le siège de l'association dispose d'un parc informatique performant qui nous a été d'un appui technique précieux. Chaque agent, permanent comme stagiaire a son poste et le configure suivant ses goûts et ses tâches quotidiennes. Etant, tous des ordinateurs MAC, nous avions passé deux à trois semaines pour prendre en main le système d'exploitation de l'outil qui semble un peu compliqué que le système Microsoft. Le fait de prendre en main  les fonctionnalités de cette machine est une occasion d'apprendre à connaître les ordinateurs Marc et d'approfondir notre connaissance en informatique. A cela s'ajoute les services de reprographie. La photocopieuse est numérisée et configurée sur l'ordinateur de chaque personnel du service. Et l'on en sert à chaque moment que le besoin se fait sentir.

1.2- Les moyens de communication

Dans toute entreprise dirigée par plus d'un personnel les communications deviennent les outils d'échanges de données, d'information et collaboration les plus indispensables. De la qualité des moyens de communication dépend la réussite des affaires entreprises par la structure. C'est dans cette optique que toutes les lignes téléphoniques sont mises à notre portée pour traiter les affaires liées au projet via. Chaque fois que le besoin de joindre un partenaire ou une personne ressource, nous nous servions de ces moyens de télécommunication volontiers sans protocole. Grâce aux appels plusieurs problèmes que nous n'avions pas pu résoudre par courrier électronique ont été résolus séance tenante. C'est l'exemple de la convention de partenariat entre l'Association et l'Association Internationale des Maires Francophones. En effet, au départ, nous avions adressé plusieurs courriers électroniques sans toucher les cibles mais un seul coup de fil le vendredi, 16 mai 2008 a suffi pour convaincre la chargée de missions de cette structure. C'est un fait qui montre que le département de communication est un aspect clé et un catalyseur de réussite d'une activité.

Outre, le téléphone les timbres postaux nous sont gracieusement distribués s'il y avait un courrier postal à affranchir.

Bien que la structure soit petite de taille, elle est bien organisée sur le plan de la communication

C'est aussi le lieu de mentionner les facilités de transport dont nous avons bien bénéficié.

En effet, le transport constitue en Île-de-France un casse-tête pour les étudiants car n'ayant pas souvent pas de moyens personnels de déplacement cependant ils payent très les titres de transport urbain. Vu que l'association n'a pas de moyens propres pour organiser le transport en commun de son personnel, le remboursement automatique des frais de déplacement est observé. Tout le personnel est remboursé en totalité ses dépenses de déplacement. Dans une ville où les tracasseries de transport prennent une grande partie des indemnités qui nous sont allouées, ce système instauré par l'association est une bonne politique qui a pour rôle de motiver son personnel à être toujours présent à son poste.

Pour avoir servi ailleurs sans avoir eu l'occasion d'être remboursé pour le transport, nous avons bien apprécié cette politique et pensons l'appliquer à notre personnel un jour si un poste de ressources humaines nous est confié dans nos futures carrières.

2. LES MISSIONS

Durant notre stage, notre mission est axée sur l'évaluation du Label et sur le projet Villes Internet Afrique. En plus de ces deux missions, d'autres charges non moindres nous ont été confiées comme les travaux ponctuels à la demande de mon maitre de stage y compris les réunions de mise au point de l'équipe, les comptes rendus et les rencontres.

2.1- Les missions ponctuelles

Ce sont des travaux parallèles qui entrent dans le cadre général des activités de l'association et quelques fois complémentaires à mes principales missions. Parmi ces tâches on peut citer la confection du questionnaire du label Villes internet France, la mise à jour des bases de données des élus et des membres de l'association.

En effet, notre arrivée dans la boîte coïncide avec le lancement du label 2008 et toute l'équipe est en pleine activité pour respecter le timing du calendrier établi. Ainsi au lendemain de ma prise de fonction comme stagiaire, la première tâche à laquelle je me suis confronté est la relecture du questionnaire du label afin d'y apporter un correctif ou une suggestion. Comment procéder  et par où commencer sont autant des questions qui me bousculaient. Après deus journées de réflexion et de travail, je suis parvenu à lire et à comprendre l'esprit dans lequel se conçoit le label et surtout le questionnaire. J'ai beaucoup travaillé sur la forme syntagmatique des questions et des items. Ce premier contact avec les organisateurs du label et avec les contenus du label lui-même est un véritable test dans la mesure où les questions posées renvoient aux différents chapitres que nous avons eus durant l'année universitaire. Bien que ce soit un examen dur à réaliser , j'ai bien apprécié parce que la formulation technique des questions s'est avérée pour moi comme un art et un registre à maîtriser pour mieux la répliquer dans le cas du label Villes Internet Afrique. A la fin de ce travail j'ai acquis les règles de rédaction d'un questionnaire même si tous les contours des aspects techniques de réaction d'un questionnaire ne sont pas abordés dans l'intervalle de temps qui lui sont consacrés.

La deuxième mission s'inscrit dans le dispositif de la mise à jour de la base de données des nouveaux élus à l'issue des élections municipales de 2008. Ce travail consiste à identifier sur le site du ministère de l'intérieur la liste des nouveaux maires élus. Il faut avouer de tous les travaux faits, celui s'est révélé très pénible pour plusieurs raisons. D'abord, les outils numériques de recherche comme le portail du ministère de l'intérieur et les autres sites mis à ma disposition n'ont pas d'informations ciblées sur les résultats des élections concernées. Le site du ministère présente les résultats globaux et dans ce contexte, il m'a été difficile de sélectionner le nom juste du maire définitivement élu. Sur les sites comme l' Annuaire Des Mairies et Institutions de France ( www.annuairemairie.com), ou www.maire-info.com sont tous des portails sont payants et difficile d'accès. Dans ces conditions, les résultats de ce travail sont infructueux. En vain nous avons tenté de résoudre le problème.

La relecture et la validation du portail école Internet est une autre tâche à laquelle nous avons participé. Elle consistait à visiter le nouveau portail dédié aux écoles primaires dans le but de vérifier ses fonctionnalités et la validité des diverses pages qui le constituent. C'est un travail en ligne qui a duré quelques heures. A ces travaux s'ajoutent les séances de réunions.

2.2- Les réunions périodiques de travail

Durant ces trois premiers mois, nous avons également eu l'opportunité d'assister à toutes réunions de l'association. Ces rencontres sont soit dirigées et animées par Mme Florence ou son adjointe Mme Flavienne. La première réunion s'était déroulée le 7 avril 2008 à dix heures dans le bureau de l'association en présence de toute l'équipe. Il s'est agi d'une rencontre de prise de contact et sur les missions au sein de la structure.

La deuxième rencontre du 15/04/2008 a regroupé tous les membres de l'équipe et nous les stagiaires. C'est une réunion animée par la déléguée adjointe et portait sur l'organisation et le pilotage des différents projets que nous avons à gérer. Les aspects financiers et techniques telle la rédaction d'une convention et d'un cahier de charge ont été abordés. En d'autres, nous avons profité de cette rencontre pour travailler sur les méthodes de pilotage des deux labels (Villes Internet France et Villes Internet Afrique).

La dernière a eu lieu le 26/05/08 en présence des prestataires extérieurs autour de la question d'optimisation des moteurs de recherche sur la plate forme de l'association. La rencontre été très riche et instructive car elle a permis aux stagiaires que nous sommes (Michael Bidault et mois) de connaître le management d'une plate forme d'association.

En management, les rencontres, les concertations et les réunions constituent l'un des piliers fondamentaux de réussite et de professionnalisation des agents. La tenue périodique des entretiens nous ont aidé à nous remettre en cause devant un certain nombre de décisions que nous aurions pu prendre plus tôt sans attendre. En somme les diverses rencontres et réunions auxquelles j'ai assisté ne sont pas du temps perdu mais des moments de formation. Elles ont pour finalité de nous mettre dans le bain de l'administration et de la dynamique de groupe.

3. DEFINITION DU PROJET AVEC LES DIFFERENTS PARTENAIRES

Les partenaires constituent, dans un dispositif associatif ou entreprenarial, un important soutien aux porteurs de projet. Ainsi dans nos différentes démarches pour trouver des partenaires, plus d'une centaine de courriers officiels ont été envoyés aux organismes et associations oeuvrant dans le champ des TIC et basés soit en Afrique ou en Europe. Mais peu sont ceux qui répondu à nos demandes.

Les partenaires qui ont accepté de travailler sur le projet sont AFRICA LABEL GROUP du Burkina Faso, les ONG ENTICA du Bénin, l'Institut de Recherche et la Promotion des Alternatives en Développement-Afrique, l'Agence Ivoirienne des TIC, PIVA (Portail Internet pour les Villes Africaines) et l'Association Internationale des maires Francophones basée à Paris. Trois types de convention de partenariat sont en cours de signature.