1.2.2.1.5. Fonction « réception des articles
livrés »
Cette fonction est relative aux procédures de
contrôle des quantités et de la qualité des articles
livrés par le fournisseur. Ce contrôle peut être
exercé par une seule personne ou comme c'est le cas dans les entreprises
du secteur public par une commission de réception (AHOUANGANSI, 2006 :
475).
1.2.2.2. Procédures Comptables
Le traitement comptable des opérations d'achat est
particulièrement important. Les déficiences dans les
procédures se traduisent en effet presque automatiquement par une
altération de la situation financière et des résultats, du
fait :
- de la non constatation des dettes certaines ou même
probables - du non enregistrement des charges supportées ou
encourues.
Les procédures comptables s'exercent sur la base de la
facture qui constitue un document important à plus d'un titre :
Il permet de transcrire de façon comptable
l'opération d'entrée dans le patrimoine de l'entreprise des
ressources d'exploitation et l'accumulation des charges diverses
nécessitées par son fonctionnement ;
Corrélativement, du fait de cette même
comptabilisation, il permet de connaître le montant des dettes
contractées auprès des fournisseurs, à un niveau global et
pour chaque fournisseur pris individuellement. Son contrôle rigoureux et
sa comptabilisation rapide et correcte par les services des achats et des
services comptables constituent donc des préalables importants pour une
bonne connaissance de la situation patrimoniale, des niveaux de charges et des
dettes à l'égard des fournisseurs.
Les principales fonctions traduisant ces procédures
comptables sont les suivantes : la fonction réception et contrôle
des factures d'achat, suivi des comptes fournisseurs, le contrôle des
niveaux des charges et la fonction règlement des factures (BARRY, 2009 :
35).
1.2.2.2.1. Fonction « réception et
contrôle des factures d'achat »
Cette fonction regroupe toutes les tâches de
réception et de vérification des factures reçues des
fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (bon de
commande) et de la livraison (bon de réception), ou, en cas de
prestations de services, aux éléments de contrats passés
avec les prestataires de services. Ces tâches de vérification
donnent lieu, lorsqu'elles débouchent sur des résultants
concluants, à l'approbation des factures des fournisseurs qui permettent
leur comptabilisation et, par la suite, leur règlement (SAMBE & al
2001 : 396).
1.2.2.2.2. Fonction « suivi des comptes
fournisseurs »
Cette fonction consiste à :
- analyser régulièrement des comptes individuels
des fournisseurs, afin d'en maîtriser les soldes ;
- régulariser systématiquement les soldes en cas
d'anomalies (erreurs d'imputation
de compte à compte, omission de comptabilisation de
factures d'achats) ;
- préparer l'échéancier des fournisseurs du
mois, en vue de donner aux services
payeurs les éléments leur permettant de d'assurer
un règlement correct des
fournisseurs.
La fonction de suivi et d'analyse des comptes des fournisseurs
doit être naturellement exercée par les comptables qui
enregistrent les opérations d'achat (BARRY, 2009 : 37).
1.2.2.2.3. Fonction « contrôle des niveaux de
charges »
Elle est généralement exercée par un
responsable de haut niveau (chef des services comptables ou directeur
financier) et doit permettre la détection des anomalies significatives
(double comptabilisation ou omission dans les comptabilisations des charges).
Aussi elle s'occupe du déclenchement des travaux d'investigation avant
l'arrêté des comptes
Elle implique une surveillance des niveaux de certaines charges
et leurs rapprochements
périodiques par rapport, soit à des
prévisions, soi aux engagements de l'exercice précédent
à la même période pour en expliquer les
variations ou rechercher les causes des écarts inexpliqués (SAMBE
& al 2001 : 396).
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