1.1.2.2.3. Procédure de contrôle des avoirs en
caisse et dans les
banques
Elle comprend toutes les tâches de vérification
des existants physiques en caisse, de rapprochement des opérations
comptabilisées par l'entreprise et celles enregistrées par la
banque, pour un compte donné (COOPERS & al, 2000 : 254).
1.2. Contrôle interne du processus de gestion des
achats
Le contrôle interne du processus de gestion d'achat
regroupe l'ensemble des procédures mises en place pour garantir la
maîtrise des opérations liées à l'activité
d'achat.
1.2.1. Définition d'un achat
Selon le Petit Larousse COMPACT (2008 : 24) achat veut dire
action d'acheter qui signifie obtenir, se procurer quelque chose en payant.
L'acte d'achat a pour objectif de doter l'entreprise des ressources
nécessaires à son bon fonctionnement. Nous avons en
générale les achats de biens destinés à être
consommés dans un processus de production (matières
premières et matières consommables), à être
utilisés pour les besoins courants de l'exploitation (fournitures
diverses), les achats de services divers (frais d'entretien, loyers,
honoraires, etc....) et les acquisitions d'immobilisation (BARRY, 2009 :
22).
1.2.2. Procédures du cycle achat
Les procédures du cycle des achats peuvent être
regroupées en deux catégories à savoir les
procédures opérationnelles et les procédures comptables
1.2.2.1. Procédures opérationnelles.
Les principales fonctions opérationnelles du cycle des
achats sont les suivants : la budgétisation, l'expression interne des
besoins, la sélection des fournisseurs, commande et relance des
fournisseurs et la réception des articles
1.2.2.1.1. Fonction « budgétisation
»
Selon BARRY (2009 : 25) la fonction regroupe toutes les
opérations liées à la prévision des dépenses
et leur approbation par les organes compétents de la
société, de même que les opérations de suivi des
engagements par rapport aux montants ainsi autorisés.
Elle est traditionnellement exercée par le service de
contrôle de gestion ou à défaut la Direction
financière.
1.2.2.1.2. Fonction « «expression interne des
besoins »
Elle est relative aux demandes formulées par les
différents services pour la satisfaction de leur besoins en biens divers
matières et fournitures. Cette expression est matérialisée
généralement par une demande d'achat ou une demande
d'approvisionnement. Cette dernière qui doit être établie
en nombre suffisant d'exemplaires, a pour intérêt de permettre un
bon suivi et une réaction rapide du service demandeur en direction de
l'approvisionnement (SAMBE, 2001 : 393)
1.2.2.1.3. Fonction « sélection des
fournisseurs »
Cette fonction regroupe toutes les procédures de mise
en concurrence (appel d'offre en général) des fournisseurs. Cette
fonction est généralement exercée conjointement par le
service des achats et la Direction Générale de la
société. Elle implique même des organes de contrôle
externe associés à la procédure d'appel et à la
sélection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les
approvisionnements sont effectués auprès des fournisseurs
pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualité et de
délai de livraison, et éventuellement de service après
vente, il est nécessaire qu'une consultation régulière des
fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une
banque de données relatives aux produits les plus importants et à
leurs fournisseurs les plus compétitifs (BARRY, 2009 : 30) ; (SAMBE,
2001 : 393)
1.2.2.1.4. Fonction « commande -relance des
fournisseurs »
Elle regroupe l'ensemble des opérations liées
à l'émission des bons ou lettre de commande
et celle
liées au suivi des commandes par des procédures de relance des
fournisseurs. Elle
est exercée par principe par le service des achats (ou
service des approvisionnements) (BARRY, 2009 : 27).
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