3.1 Evaluation du contrôle interne
Au moins deux fois par an, l'organe délibérant
procède à l'examen de l'activité et des résultats
du contrôle interne sur la base des informations qui lui sont transmises
à cet effet par l'organe exécutif, par le responsable du
contrôle interne et, le cas échéant, par le comité
d'audit. Lorsqu'il existe un comité d'audit, cet examen peut n'avoir
lieu qu'une fois par an.
3.2 L'information de l'organe délibérant et
du comité d'audit
L'organe exécutif informe régulièrement,
au moins une fois par an, l'organe délibérant et, le cas
échéant, le comité d'audit, des éléments
essentiels et des enseignements principaux qui peuvent être
dégagés des mesures de risques auxquels l'établissement
et, le cas échéant le groupe, est exposé, ainsi que de
l'analyse de la rentabilité des opérations de crédit.
Lorsque l'organe délibérant n'est pas
associé à la fixation des limites, l'organe exécutif
informe celui-ci et, le cas échéant, le comité d'audit,
des décisions prises en la matière et il l'informe
régulièrement, au moins une fois par an, des conditions dans
lesquelles les limites fixées sont respectées.
3.3 Le manuel de procédures
Les établissements de crédit élaborent et
tiennent à jour des manuels de procédures relatifs à leurs
différentes activités. Ces documents doivent notamment
décrire les modalités d'enregistrement, de traitement et de
restitution des informations, les schémas comptables et les
procédures d'engagement des opérations.
3.4 Le manuel de contrôle interne
Les établissements de crédits établissent,
dans les mêmes conditions, une documentation qui précise les
moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du contrôle
interne, notamment :
a. Les différents niveaux de responsabilités ;
b. Les attributions dévolues et les moyens
affectés au fonctionnement des dispositifs de contrôle interne
;
c. Les règles qui assurent l'indépendance de ces
dispositifs ;
d. Les procédures relatives à la
sécurité des systèmes d'information et de communication
;
e. Une description des systèmes de mesure des risques
;
f. Une description des systèmes de surveillance et de
maîtrise des risques
La documentation est organisée de façon à
pouvoir être mise à la disposition, en cas de demande, de l'organe
exécutif, de l'organe délibérant, des commissaires aux
comptes et du secrétariat général de la Commission
bancaire ainsi que, le cas échéant, du comité d'audit et
de l'organe central.
3.5 Les rapports d'audit interne
Les rapports établis à la suite des
contrôles effectués dans le cadre des dispositifs visés au
point (b) ci-dessus sont communiqués à l'organe exécutif
et, sur sa demande, à l'organe délibérant et, le cas
échéant, au comité d'audit.
Lorsqu'un établissement est affilié à un
organe central, ils sont également communiqués à
celui-ci.
Ces rapports sont tenus à la disposition des commissaires
aux comptes et du secrétariat général de la Commission
bancaire.
3.6 Le rapport annuel sur le contrôle
interne
Au moins une fois par an, les établissements de
crédit élaborent un rapport sur les conditions dans lesquelles le
contrôle interne est assuré. Ce rapport comprend notamment :
a. Un inventaire des enquêtes réalisées
faisant ressortir les principaux enseignements et, en particulier, les
principales insuffisances relevées ainsi qu'un suivi des mesures
correctrices prises ;
b. Une description des modifications significatives
réalisées dans le domaine du contrôle interne au cours de
la période sous revue, en particulier pour prendre en compte
l'évolution de l'activité et des risques ;
c. Une description des conditions d'application des
procédures mises en place pour les nouvelles activités ;
d. Un développement relatif au contrôle interne des
succursales;
e. La présentation des principales actions
projetées dans le domaine du contrôle interne.
3.7 Le rapport annuel sur les risques
Au moins une fois par an, les établissements de
crédit élaborent un rapport sur la mesure et la surveillance des
risques auxquels ils sont exposés ainsi que, le cas
échéant, le groupe pour les établissements et les
compagnies financières surveillées sur une base
consolidée. Ce rapport comprend notamment les informations
communiquées à l'organe délibérant.
Ces différents rapports sont adressés chaque
année aux commissaires aux comptes et au secrétariat
général de la Commission bancaire, au plus le 30 Avril suivant la
fin de l'exercice.
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