L'informatisation de la gestion des ressources humaines: atouts et limites

A- Expression et analyse des besoins, formulation des objectifs

En prélude à toute décision d'informatisation, il est nécessaire d'être sûr de ce que l'on va faire et pourquoi on le fait. Cela suppose donc qu'il y a un besoin et des objectifs à atteindre.

Pour avoir des objectifs réalistes et réalisables, l'on doit trouver une réponse aux interrogations ci-dessous énumérées :

- quel est le problème déclencheur de la décision d'informatiser la fonction ?

- quel est le contexte général (orientations stratégiques, principales pratiques...) de la fonction « ressource humaine » ?

Après les éléments de motivation du projet d'informatiser, il faut analyser les acquis :

- quel travail est réalisé, comment et par qui ?

- quels sont les atouts et limites du projet ?

- quel est le matériel informatique en place ?

- quels sont les compétences informatiques des utilisateurs ?

Ces précédentes phases permettent de se fixer des axes d'orientation :

- quels sont les points à améliorer en matière d'efficacité administrative, de qualité et de fiabilité des informations produites ?

- quels sont les écarts entre la demande et l'existant ?

Une fois que ces points suscités aient été clarifiés, l'on procède à l'élaboration du projet avec le cahier des charges.

B- Mise en forme du projet et proposition d'un cahier des charges

Avant tout cahier des charges, il est impératif de trouver une réponse à la faisabilité du projet : La solution informatique est-elle techniquement possible ? est-elle économiquement et socialement souhaitable ?

Dans l'affirmative, établir un cahier des charges à partir de l'expression des besoins et contenant les informations suivantes :

§ les attentes et le contexte du projet, 

§ la nature et le volume des informations à traiter,

§ les objectifs de résultats opérationnels,

§ les critères de performance,

§ les acteurs concernés,

§ le calendrier du projet,

§ le budget prévisionnel,

§ les contraintes techniques spécifiques.

A la suite du cahier des charges, le système est réalisé et implanté avec les applications souhaitées.

NB : Pour le choix des logiciels, trois solutions classiques sont ouvertes :

- la sous-traitance :

- le programme spécifique ;

- le progiciel standard.

L'adoption d'un système opérationnel d'information ne se termine pas avec sa mise en oeuvre. Les changements continus des besoins incitent à une mise à jour permanente d'où le recours au système informatique intégré^7(*).

SECTION II : Les outils informatiques utilisés dans la gestion des ressources humaines

La première qualité de tout logiciel est de répondre aux besoins exprimés. Les pressions pour réduire les coûts et assurer des services de meilleure qualité, de même que le changement de culture adopté par les organisations, encouragent les responsables des ressources humaines à informatiser leurs procédés afin qu'ils se concentrent davantage sur les activités à valeur ajoutée plus grande et qui sont stratégiques pour l'organisation tant en matière d'outils de communication (paragraphe 1) qu'en outils d'aide à la décision (paragraphe 2).

Paragraphe 1- Le E-GRH

Le E-GRH est une expression utilisée pour décrire des applications intégrant les technologies de l'information et de la communication et la gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise. C'est une conception dans laquelle les technologies et les processus sont spécifiquement orientés vers les individus (E- learning, E-recrutement) ; les technologies offrant la possibilité aux individus de réaliser eux-mêmes des tâches qui sont dévolues au personnel de ressources humaines.

Le E-GRH se compose de l'Internet (A) et de l'Intranet (B). Ces outils permettent de réorganiser le système d'information sur les ressources humaines et offrent des opportunités pour améliorer la performance de la fonction « Ressource Humaine » dans chacune de ses attributions car ils sont utilisés pour consulter des informations internes à l'entreprise ;améliorer le travail collaboratif  et pratiquer des transactions personnalisées.

A- L'Intranet8(*)

Intranet offre de très larges possibilités de communication et de collaboration à tous les niveaux de l'entreprise. La communication interne présente l'avantage de donner aux employés un sentiment d'appartenance à l'entreprise et un esprit d'ouverture élevé. C'est elle qui renforce le bien fondé de la performance de l'entreprise et la légitimité de chacun des acteurs de sa contribution car le travail à tout moment s'en trouve facilité, les programmes de formation sont accessibles en permanence et la communication interne ascendante ou descendante, latérale s'en trouvent également facilitées.

Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l'ensemble des informations nécessaires à l'accomplissement des tâches ou de pure communication peut être mis à la disposition des collaborateurs en un temps record, mis à jour en quelques minutes et cela quelle que soit la dispersion géographique de l'entreprise.

Les collaborateurs ont ainsi accès aux informations qui leur sont utiles dans un travail quotidien où ils en ont besoin d'une manière autonome car les informations et les applications sont stockées, retrouvées, partagées et mises à jour par les utilisateurs du réseau en fonction de leur autorisation d'accès.

Les exemples ci après attestent de l'utilité des réseaux internes de communication dans une organisation :

Ø les salariés de Microsoft demandent leurs congés par Intranet ; ceux de Netscape modifient eux-mêmes leur contrat de prévoyance ou débloquent leur épargne salariale et ceux de Hewlett Packard peuvent s'inscrire à une formation après approbation électronique de leurs supérieurs hiérarchiques et du responsable de la formation^9(*) ;

Ø chez US West Intranet facilite la vie des employés en leur proposant des informations utiles et diverses (renseignements pratiques, informations administratives) ;

Ø chez Tyson Foods, Intranet relie une centaine de bureaux dans le monde et permet l'accès aux informations stockées dans ses bases de données de manière transparente et à toute heure ;

Ø chez Mobil, l'Intranet est utilisé comme outil d'échanges d'idées et d'expériences^10(*).

Cette communication interne peut s'extérioriser et constituer un important outil d'échange et d'information de part le monde.

B- Internet^11(*)

Beaucoup d'entreprises ont capitalisé sur cette nouvelle technologie et se sont créées un site sur le réseau, compte tenu de l'immense potentiel de ce vecteur en terme de communication interne ou externe (réduction du temps et de la distance, partage et interaction, et disponibilité pour tous).

En matière de Gestion des Ressources Humaines, Internet est au coeur des stratégies de recrutement  à travers :

- la réception des candidatures de part le monde ;

- l'offre de grandes informations aux candidats concernant les postes et les profils recherchés ;

- le témoignage d'employé pour mieux définir le profil recherché et la culture de l'entreprise ;

- la possibilité de joindre un grand nombre de candidats.

L'importance de l'outil Internet est incontestable et cela est corroborée par l'exemple ci dessous^12(*) : sur Internet, il existe des logiciels qui trient le courriel en filtrant automatiquement la publicité après avoir analysé succinctement le contenu. Ces mêmes logiciels classent les messages que vous avez reçus selon vos souhaits et conformément à vos habitudes.

Paragraphe 2- Les outils d'aide à la décision

Jadis, il a été difficile de faire cohabiter et dialoguer l'informatique de production et l'informatique d'aide à la décision. Cette nouvelle informatique libère les organisations en même temps qu'elle démocratise la gestion grâce à l'existence de bases de données (A), de progiciels et de logiciels (B) intervenant dans plusieurs domaines telles la gestion du personnel, de la paie, du temps, de l'emploi, des compétences, des potentiels, de la mobilité, du recrutement, de la formation avec projection ou simulation des données, traitement des écarts, etc.

A- Les banques et les bases de données

Les banques et les bases de données ne sont pas fondamentalement des outils d'aide à la décision. Par contre c'est une des fonctionnalités d'une base de données qui peut être un outil d'aide à la décision. Par conséquent, ce sont des outils de stockage contenant toutes les informations inclues dans le système d'information.

Une banque de données mémorise de grandes quantités d'informations et se charge uniquement d'enregistrer et de restituer les données qu'on le soumet sans effectuer un contrôle de cohérence.

Quant à la base de données, elle est un ensemble structuré permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données). Physiquement, elle se traduit par un ensemble de fichiers présents sur une mémoire de masse^13(*).

La base de données offre un langage d'interrogation souple autorisant des accès multiples à l'information par la formulation de requêtes grâce à l'existence de système de gestion de base de données^14(*) qui procède à des vérifications de cohérence sur les informations qui lui sont fournies.

B- Les progiciels et les logiciels^15(*)

Le progiciel est un programme-produit, c'est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet. Le progiciel offre l'avantage d'être immédiatement disponible, mais doit cependant être adapté à la réalité de chaque entreprise ou administration.

Les solutions « progiciels » utilisées par les entreprises concernent tous les domaines de la paie et de la gestion des ressources humaines : emploi, rémunérations, formation...

Organisés suivant une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, gestion du temps, recrutement, formation, gestion des postes et des compétences etc., les progiciels ont une qualité élevée. Ses aménagements et personnalisations sont aisés par la convivialité et la facilité du paramétrage, de même que leurs assistance et maintenance sont de grand niveau.

A titre d'exemple de progiciels l'on citera : Sage, Ciel, SAP...

Quant aux logiciels, ils prêtent une assistance aux utilisateurs en leur facilitant l'exécution des tâches les plus fastidieuses d'où leur appellation « d'agents coopératifs ». Le logiciel détaille avec une précision absolue la séquence des actions à accomplir par la machine. La tâche des logiciels consiste à aider au fonctionnement des processus utilisés en entreprises. Ils sont de nos jours de plus en plus intégrés comme c'est le cas des ERP ou PGI. Ce progiciel établi la communication entre les différents systèmes d'information de l'entreprise, c'est-à-dire établi la relation entre les différents processus de toute l'entreprise (voir schéma n°1 ci-dessous).

Schéma n°1 : Relation entre les différents systèmes d'information de l'entreprise

Trésorerie

Rapprochement Communication

bancaire bancaire

Gestion Immobilisations/

comptable et Gestion financière

financière des infrastructures

Gestion Consolidation &

commerciale Reporting

Finance

Gestion

Gestion des Gestion de

Forces de ventes l'assistance client

Gestion des Gestion de l'activité

Campagnes à distance

marketing

Gestion des Gestion des temps

Carrières & des

Compétences

Gestion de la Gestion de la paie

formation

Relation Client (CRM)

GRH & Paie

Source : www.sage.fr

En plus du progiciel intégré qui tient compte de tout l'environnement de l'entreprise, l'architecture d'un logiciel de ressources humaines peut se présenter de façon suivante : le logiciel est conçu sur les bases d'un ensemble évolutif d'applications. Il propose un noyau fonctionnel adapté à toute l'entreprise, quel que soit son secteur d'activité, par intégration des fonctions de gestion des ressources humaines essentielles à l'entreprise dans son développement : Gestion des carrières et des compétences, des temps ou de la formation, et bien sûr Gestion de la paie. Le logiciel use d'outils complémentaires et indispensables tels le Designer d'Etats et le Concepteur de requêtes pour parfaire ses traitements (voir schéma n°2 et n°3 ci-dessous).

Schéma n°2 : domaines d'intervention d'un logiciel de ressources humaines

Gestion des Gestion des

carrières et temps

des compétences

Gestion de la Gestion de

Formation la paie

Gestion des évènements : absences, congés, heures supplémentaires et repos compensateurs

Gestion analytique multi-axes

Gestion des emplois, des postes et des compétences

Gestion des entretiens annuels d'évaluation

GRH & Paie

Gestion des plans de formation

Gestion d'un catalogue de stages

Gestion administrative du personnel

Gestion des modalités légales et sociales

Gestion multi-sociétés

.

Source : www.sage.fr

Interfaces utilisateur

Schéma n°3 : Architecture d'un logiciel de gestion des ressources humaines

IHM^16(*)

Moteurs de traitements

Fonctionnel métier paie

Fonctionnel métier RH

.Traitements de clôture

.Traitements de fin d'année

.Gestion administrative & données de base

.Gestion des salariés

.Données légales & fiscales

.Gestion des carrières & compétences

.Gestion de la formation

.Gestion des temps

.Bilan social

DATA Environnement

Logique applicative

Designer d'Etats

Système de manipulation de données

Automate d'intégration de données

Concepteur de requêtes

Système de gestion de bases de données

Gestion SGBDR

L'application de ces logiciels dans la gestion des ressources humaines procure beaucoup d'avantages dans l'exécution des activités.

CHAPITRE II - LES APPLICATIONS DES LOGICIELS DANS LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les Nouvelles Technologies de l'Information et la Communication ont changé le travail au sein des Directions des Ressources Humaines. Ces directions disposent aujourd'hui de système d'information « ressource humaine » informatisé leur permettant d'enregistrer toutes les informations utiles, de stocker ces informations, de les soumettre aux différentes procédures de traitement, de restituer les informations enregistrées ou produites aux différentes personnes concernées au moment opportun, sous la forme qui convient et à l'endroit où il faut. Ces technologies de l'information permettent d'automatiser progressivement des processus ressources humaines à faible valeur ajoutée telle la réception des candidatures, la gestion de la paie...

Les logiciels s'appliquent aux activités de base (section I) ainsi qu'à toutes les autres activités de la gestion des ressources humaines (section II) avec comme avantages :

- le gain de productivité (augmentation et précision de la productivité) ;

- l'amélioration du service (exécution constante des tâches routinières et répétitives) ;

- l'amélioration de la qualité des décisions de Gestion des Ressources Humaines (meilleures possibilités d'anticipation).

Les logiciels sont de formidables outils au service des Ressources Humaines vus les résultats produits : organigrammes détaillés, gestion des postes à pourvoir, cartographie des emplois et des compétences, auto-évaluation, nouvelle approche de la formation (catalogue, inscription et formation en ligne).

Section I- Les logiciels et les activités de base de la Gestion des Ressources Humaines

Les logiciels peuvent procurer de nombreux avantages lorsqu'ils sont adaptés aux activités d'acquisition (Paragraphe 1), de développement (Paragraphe 2) et de conservation (Paragraphe 3) de la ressource humaine.

Paragraphe 1- Les atouts des logiciels dans les activités d'acquisition des Ressources Humaines

Les logiciels offrent d'énormes facilités dans les activités de planification (A), de recrutement-sélection (B) et de description des emplois (C).

A- La planification des Ressources Humaines 

La planification est essentielle pour le succès dans une organisation. En effet, elle est un processus d'élaboration et de mise en application de plans et de programmes visant à assurer à une organisation les effectifs et les compétences nécessaires et ce au moment où elle en a besoin.

Vu l'importance primordiale de la planification des ressources humaines, la capacité d'évaluer avec précision les futurs besoins en ressources humaines devient un élément crucial de l'élaboration des stratégies d'où le recours aux logiciels de planification.

Le logiciel de planification a pour objectif de faciliter le diagnostic des ressources disponibles, la prévision de leur évolution et l'évaluation des besoins probables (scénarii d'évolution tenant compte des différentes variables : âge, ancienneté, sexe, formation...).

Ainsi grâce aux logiciels de planification l'on peut obtenir des modèles de simulation sur l'évolution démographique, sur les scénarii de croissance, sur les calculs d'opportunités ou de risque de telle ou telle décision.

Les logiciels de planification mettent en perspective des informations brutes diffusées par l'environnement, qui croisées entre elles permettent de donner lisibilité, visibilité et cohérence aux signaux qui, s'ils restent à l'état brut, ne permettent pas de fournir un cadre de prise de décision. Ainsi le logiciel rend possible les projections sur l'évolution d'une donnée à travers des courbes d'évolution, des pyramides (âges, ancienneté, sexes, qualifications) contribuant à l'assise des stratégies.

Les prévisions illustrées par les logiciels permettent aisément des projections dans le long terme avec possibilités d'y lire des marges d'erreur. Des tableaux de bord (tableaux de bord de suivi des effectifs, de suivi de la masse salariale, de suivi des actions de formation...) peuvent être également réalisés par un logiciel sur la base des informations contenues dans le bilan social.

Les aptitudes des logiciels de planification ci-dessus mentionnées peuvent être attestées par les logiciels suivants^17(*) : Executive Track II, Management Succession Planning.

* ⁷ Un système informatique intégré est un système où une information n'est entrée qu'une seule fois et n'est stockée qu'à un endroit ou qui se comporte comme si elle n'était stockée qu'à un seul endroit. Cette information, une fois stockée est accessible à tout moment par tous les programmes et tous les utilisateurs du système dotés des niveaux de sécurité adéquats. (J. M. TYSEBAERT, Les logiciels de gestion hautement intégrés, Paris, TECHNIP, 2001)

* ⁸ C'est un réseau interne de serveurs et de fichiers accessibles uniquement par les personnes de l'entreprise.

* ⁹ J. M. PERETTI- Gestion des Ressources Humaines, 10è édition, Paris, collection Vuibert entreprise, 2002-2003

* ¹⁰ J. Mc McConnell et D. WARD-PERKINS, l'avantage Internet pour l'entreprise, DUNOD, 1996

* ¹¹ C'est le nom donné à l'ensemble des réseaux informatiques (networks) interconnectés et capables d'échanger des informations entre eux. ( B. MARTORY et D. CROZET, GRH, 4è édition, DUNOD, 2001, 276 pages.

* ¹² J. G. GANASCIA, Le petit trésor : Dictionnaire de l'informatique et des sciences de l'information, Flammarion, 1998

* ¹³ www.wikipedia.org

* ¹⁴ C'est un logiciel destiné à mémoriser les informations dans une base de données et à les restituer fidèlement à la demande.

* ¹⁵ Un progiciel est un ensemble complet composé de plusieurs modules, couvrant chacun une fonction et communiquant entre eux (www.wikipedia.org).

 Un logiciel est un ensemble de programmes, qui permet à un ordinateur ou à un système informatique d'assurer une tâche ou une fonction en particulier (www.wikipedia.org).

* ¹⁶ Interface Homme Machine

* ¹⁷ S.L. DOLAN et Coll., Gestion des Ressources Humaines, 3è édition, 2002