L'informatisation de la gestion des ressources humaines: atouts et limites

B- La notion de système d'information de gestion des ressources humaines

Un système d'information de gestion des ressources humaines est une interface entre la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information et de la communication.

Le système d'information combine la gestion des ressources humaines, en particulier ses activités basiques et administratives avec les moyens mis à disposition par les technologies de l'information et de la communication. Il représente l'ensemble des éléments (humains, matériels, logiciels) participant à la gestion, au stockage, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein d'une organisation.

Le point de départ de tout système d'information sur les ressources humaines est la mise en place d'un ensemble de programmes permettant d'assurer un certain nombre de tâches administratives appliquées aux ressources humaines. Les systèmes d'information sur les ressources humaines fournissent un inventaire des postes et des compétences existants au sein d'une organisation donnée. Il est la base d'un ensemble d'instruments dont disposent les gestionnaires afin de formuler des objectifs, de prendre des décisions en matière de ressources humaines.

Un système d'information sur les ressources humaines inclut généralement quatre (4) éléments :

- une base de données qui comprend l'identification des employés, le code de l'emploi et le niveau de salaire ;

- une fonction pour effectuer les entrées et les modifier, c'est-à-dire une méthode efficace pour mettre à jour les données et créer de nouvelles données ;

- la possibilité de retirer des données et la création de rapports qui servent à les présenter sous une forme utile ;

- un système administratif qui assure le maintien et la sécurité des données, et respecte les exigences légales en matière d'accès à l'information et aux renseignements confidentiels de nature organisationnelle ou individuelle.

Dans un système d'information classique, on trouve fréquemment un ERP^5(*) ou PGI^6(*) et des systèmes spécifiques qui prennent en compte plusieurs domaines de la gestion des ressources humaines et de l'entreprise en général.

C- Les domaines de la gestion des ressources humaines

pris en compte par le système d'information

Le système d'information, à travers le PGI prend en compte toutes les applications relatives à l'administration, aux ressources humaines (emploi, compétences, recrutement, carrière, tableaux de bord, gestion du temps) et au management en général (voir schéma n°2 page 18).

Le système d'information peut être élaboré sur la gestion des ressources humaines proprement dite (1) et sur la gestion administrative du personnel et de la paie (2).

1. La gestion des ressources humaines proprement dite

. Dans cette gestion des ressources humaines, le système d'information inclut les analyses statistiques autour des effectifs, des postes/emplois et des compétences. Ces analyses rendent possible l'interprétation qualitative des données et permettent de construire des actions adaptées aux besoins opérationnels.

Une gestion efficace des ressources humaines n'existant pas sans un management prévisionnel, le système d'information s'inscrit aussi dans une logique prospective et préventive intégrant la dimension stratégique (projection et simulation des scénarii d'évolution, intégration et évaluation de la fonction « ressource humaine » dans le management global). Il suppose des tableaux de bord et des outils de pilotage pour le moyen et le long termes servant à mesurer l'efficacité des politiques de ressources humaines, d'anticiper et de réduire les dysfonctionnements, de mobiliser le personnel.

2- la gestion administrative du personnel et la paie

Destiné essentiellement à satisfaire aux obligations légales, le système d'information vise à définir et à appliquer les règles et procédures juridiques, comptables et financières propres à toute gestion salariale, puis à assurer le suivi des actes administratifs (congés, absences, etc.). A titre d'exemple de cette gestion intégrée l'on peut citer le SIGASPE qui assure à la fois une gestion administrative et une gestion financière.

Paragraphe 2- le processus global d'informatisation de la fonction « ressource humaine »

Tout système d'information prend naissance lorsque l'entreprise décide de promouvoir un produit logiciel dont la réalisation suit les étapes suivantes : étude des besoins, élaboration d'un modèle conceptuel, description scrupuleuse de ce modèle dans une spécification des procédures et des structures de données, transcription de cette spécification dans un langage informatique, évaluation du programme ainsi rédigé.

L'informatisation de la gestion des ressources humaines ne se limite pas seulement à l'automatisation du système manuel en place, mais aussi à étudier et analyser le bien-fondé de l'action entreprise.

Elle ne peut devenir effective que si les besoins et les objectifs (A) sont bien exprimés et la conduite du projet d'informatisation menée suivant un cahier des charges (B).

* ⁵ Enterprise Resource Planning

* ⁶ Progiciel de Gestion Intégré