L'informatisation de la gestion des ressources humaines: atouts et limites

A- INTRODUCTION

Jadis limitée aux fonctions de recrutement, d'administration du personnel (tenue des fichiers du personnel, réalisation de la paie), la fonction « personnel » s'est progressivement enrichie pour prendre en compte une dimension humaine plus élargie d'où l'apparition de la notion de fonction « ressource humaine ».

Cette nouvelle fonction englobe des domaines de plus en plus diversifiés qui peuvent être classés en trois (3) grands groupes d'activités que sont :

§ les activités de base de la gestion des ressources humaines;

§ les activités mobilisatrices de la gestion des ressources humaines;

§ les activités d'équilibre et de rééquilibre de la gestion des ressources humaines.

Les activités de base de la gestion des ressources humaines regroupent ci-après :

- les activités d'acquisition : recrutement, planification des ressources humaines, analyse et évaluation des emplois ;

- les activités de développement des compétences et celles de conservation de la ressource humaine : formation, évaluation du rendement, rémunération etc.

Quant aux activités mobilisatrices, elles sont constituées des activités de direction (leadership, mobilisation, communication...). Enfin les activités d'équilibre et de rééquilibre vont de la gestion des relations de travail aux dysfonctionnements qui peuvent y naître (gestion du temps, des conflits, de l'absentéisme, de la discipline...).

Vu les multiples domaines d'intervention de la gestion des ressources humaines ci-dessus énumérés, il apparaît que la gestion des ressources humaines  englobe à la fois plusieurs disciplines d'où l'immensité des tâches qui s'y effectuent.

Cette pluridisciplinarité de la gestion des ressources humaines à pour conséquences la diversité des outils et des méthodes utilisés parmi lesquels l'on peut distinguer des outils de pilotage (bilan social, tableau de bord, audit social), des outils stratégiques (gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences), des outils de documentation, et des outils informatisés avec le développement de nombreux logiciels intégrés ou non. Ces outils informatisés dont il sera question dans le présent document ont pour finalité l'allègement des tâches de gestion courante.

En effet, avec l'amorce de la mondialisation et de l'expansion rapide de la « technologie des systèmes d'information » (micro-ordinateurs, système de réseaux, logiciels...) la fonction « ressource humaine » a intégré de nouveaux concepts avec l'introduction de nouveaux outils de travail dans les organisations, source de l'adoption de nouvelles structures organisationnelles. Ainsi Les organisations en pleine évolution ou révolution définissent ou redéfinissent de nouveaux modes de gestion pour faire face à la concurrence occasionnée par le développement et le dynamisme perpétuels de l'environnement technologique en particulier, et par l'exigence de plus en plus accrue des usagers ou des consommateurs en général.

Les technologies de l'information ont apporté des changements importants aux organisations. Toutes sortes de connaissances et de savoir-faire acquis dans le domaine technologique facilitent la planification, la mise en oeuvre et l'évaluation en peu de temps et avec peu de personnel. Face à l'importance de la gestion des ressources humaines dans les organisations dont les mots clés sont l'excellence, la gestion collective, la qualité totale, la communication, la flexibilité ; il y a une prise de conscience grandissante dans le domaine des technologies de l'information et de la communication par les gestionnaires.

La capacité d'évaluer les futurs besoins devient primordiale dans le choix de la technologie à utiliser. Pour cela les organisations s'orientent vers les logiciels de gestion intégrés (PGI ou ERP^1(*)) ou non dont le nombre et la performance ne cessent de croître de jour en jour. Ces logiciels de gestion des ressources humaines instaurés pour aider les gestionnaires dans la mise en oeuvre de leur stratégie de gestion et leur prise de décision sont remarquables à plus d'un titre : l'extrême rapidité d'exécution des instructions, la grande capacité de stockage et de mémorisation des données, et la grande flexibilité.

En ces ères de technologies de l'information et de la communication (TIC) et de grande concurrence, les logiciels de gestion des ressources humaines constituent un précieux outil d'aide à la décision et sont incontournables pour une gestion efficace et efficiente de la ressource humaine en particulier et des organisations en général.

Mais malgré les attributs et la vulgarisation des logiciels dans presque tous les domaines d'activités de la gestion des ressources humaines, il y a certains domaines qui restent sans solutions électroniques adaptées, fiables et efficaces. Ces insuffisances sont surtout liées à la particularité même de la gestion des ressources humaines qui utilise à la fois des outils empruntés aux sciences de gestion, à la démographie et aux sciences sociales. De plus, en matière de gestion de l'humain où toutes les relations ne sont pas forcement normalisées ou formelles, il faut tenir compte des aspects sociaux et psychologiques que l'électronique ne peut prendre en compte dans ses traitements.

C'est partant de tous ces constats sur les outils informatisés appliqués à la gestion des ressources humaines que s'inscrit le thème de ce mémoire intitulé : « Utilisation des logiciels dans la gestion des ressources humaines: atouts et limites ».

Ce sujet s'illustre sous deux grands volets :

A première vue, les logiciels semblent apporter des solutions ou des facilités à la gestion des ressources humaines (les atouts) d'où l'interrogation : que peut-on faire avec les logiciels et dans quels domaines d'activités ?

Deuxièmement, la complexité et la pluridisciplinarité de la gestion des ressources humaines font que la fonction ne peut être entièrement cernée dans toute sa dimension par un outil informatique, ce qui suscite la question : qu'est qu'un logiciel n'est pas censé pouvoir faire en gestion des ressources humaines?

Pour répondre à ces questions, la méthodologie de recherche adoptée a reposé sur la recherche bibliographique, la recherche sur Internet, et l'enquête à l'aide d'un questionnaire adressé aux responsables des ressources humaines de la Fonction Publique, de la Société nationale burkinabé des Hydrocarbures (SONABHY), de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS), de l'Office National de l'Eau et de l'Assainissement (ONEA), de l'Office National des Télécommunications (ONATEL), de la Société Nationale des Postes (SONAPOST) et de la Société Nationale Burkinabé d'Electricité (SONABEL).

L'exploitation de ces résultats de recherche a permis de structurer le document comme suit : le modèle de plan adopté est un plan bipartite, c'est-à-dire un plan à deux (2) grandes parties de deux (2) chapitres chacune. Chaque chapitre a également deux (2) sections comportant deux (2) ou trois (3) paragraphes avec chacun deux (2) ou trois (3) sous points.

Après la phase introductive, la première partie du document analyse les relations entre les technologies nouvelles et la gestion des ressources humaines.

Ensuite de la revue des avantages que procurent les logiciels dans la gestion des ressources humaines, il apparaît qu'un logiciel aussi performant soit-il possède des insuffisances (deuxième partie).

PREMIERE PARTIE : GÉRER LES RESSOURCES HUMAINES DANS UN ENVIRONNEMENT TECHNOLOGIQUE

La gestion des ressources humaines consiste en des mesures (politiques, procédures etc.) et des activités (recrutement, évaluation, formation, planification etc.) impliquant des ressources humaines et visant à une efficacité et une performance optimales de la part des individus et de l'organisation^2(*).

Elle requiert une dimension opérationnelle (technique), psychosociale et juridique avec des objectifs implicites (améliorer la productivité et la qualité de vie au travail, assurer le respect de la législation sociale) et des objectifs explicites^3(*) (attirer des candidats de qualité, maintenir les salariés donnant satisfaction, accroître la motivation des salariés, utiliser de manière optimale leurs compétences en favorisant leur développement dans l'emploi).

Tous ces objectifs ne peuvent être atteints que si les gestionnaires sont aidés dans leurs tâches par l'utilisation d'outils notamment informatiques, surtout qu'en ce moment où les technologies influencent et révolutionnent tous les domaines de la vie quotidienne.

La gestion des ressources humaines n'échappe pas à cette influence technologique. La fonction « ressource humaine » se doit de suivre la marche de l'évolution pour être plus performante et concurrentielle d'autant plus que les technologies de l'information et de la communication (TIC) permettent :

- de changer la communication entre les administrés et l'administration avec des moyens plus rapides et plus performants ;

- aux administrations de communiquer entre elles, de façon rapide et continue par le biais des réseaux ;

- de transformer au sein de chaque administration les modalités de communication par le biais de la messagerie électronique, de l'Intranet ;

- d'induire de profonds changements dans la façon même de travailler de chaque direction, service, bureau.

Dans cet environnement technologie, comme toute autre discipline, la gestion des ressources humaines use des technologies nouvelles dans le domaine de l'information et de la communication (chapitre I), qui appliquées efficacement permettront d'atteindre les résultats escomptés (chapitre II).

CHAPITRE I : LES RELATIONS TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION - GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

L'informatique est la science du traitement de l'information ; elle ne se réduit pas à un recueil de recettes, de technique et de savoir faire. Elle est au coeur de toute une réflexion sur la modernité car jouant aussi un rôle central dans de nombreuses disciplines et une emprise énorme sur l'environnement quotidien.

Les technologies de l'information et de la communication résultant de la combinaison de l'informatique, des télétransmissions des informations numérisées et du multimédia permettent :

- de transformer, stocker, traiter toute l'information sous forme numérique ;

- de transmettre ces informations à une grande vitesse ;

- de transcrire ces informations, une fois à destination, sous forme d'écriture, d'image, orale, sonore et sur le terminal désiré.

Les nouvelles technologies de l'information et de la communication ouvrent un large champ des possibilités dans la gestion des ressources humaines, mais supposent pour être mises en oeuvre avec succès, des moyens matériels et logiciels importants.

Bien avant l'implication entière des technologies nouvelles à la Gestion des Ressources Humaines, il faut avant tout automatiser la fonction « ressource humaine » (section I). Cette automatisation est accompagnée de l'émergence d'outils informatiques utiles à la discipline (section II).

SECTION I : L'informatisation de la fonction « ressource humaine »

L'informatisation de la gestion des ressources humaines a réellement pris son essor avec l'introduction de la micro-informatique accompagnée de la création de progiciels orientés vers les utilisateurs.

La mise en place de réseau informatique dans l'administration nécessite^4(*) :

- de conduire cette introduction comme un projet ;

- d'utiliser les technologies de l'information et de la communication comme un moyen de transformer l'administration et non comme une simple possibilité d'améliorer l'existant ;

- de rechercher l'adhésion des collaborateurs ;

- et de s'inspirer des expériences réussies.

Informatiser la fonction « ressource humaine » revient à concevoir un système d'information adapté et intégré de la fonction « ressource humaine » (paragraphe 1) et à mettre en oeuvre le processus global d'informatisation de la dite fonction (paragraphe 2) avec la recherche de produits et outils informatiques appropriés.

Paragraphe 1- La conception du système d'information ressource humaine

Un système d'information sur les ressources humaines est conçu pour analyser l'information relative aux ressources humaines en vue d'en assurer une meilleure planification et, de ce fait, d'améliorer la prise de décision.

Il peut donc fournir des données pertinentes sur de nombreuses questions touchant les ressources humaines grâce aux possibilités d'interrogations nouvelles et spontanées avec des réponses très rapides. ; cela aide le service des ressources humaines à atteindre les objectifs fixés à court et à long termes.

L'informatisation du système d'information assure par la même occasion l'unicité et la cohérence des informations, la sécurité et la confidentialité des données.

Ce paragraphe abordera la notion de système d'information (A) et ses domaines d'intervention (B).

* ¹ Un PGI ou ERP est un logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion comptable, commerciale, financière, vente...Il intègre tous les systèmes informatisés permettant de soutenir le fonctionnement de l'entreprise.

* ² L. SEKIOU et COLL, Gestion des Ressources Humaines, 2è édition, Bruxelles, De Boeck Université, 2001

* ³ E. MERCIER et G. SCHMIDT, Gestion des Ressources Humaines, collection Gestion appliquée,

e-node & Pearson Education, 2004

* ⁴ S. ALECIAN, D. FOUCHER, le management dans le service public, 2è édition, Collection service public, Editions d'organisation, 2005