Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

3.4. LA POLITIQUE D'ACHAT

« La politique, c'est savoir ce qu'on vent, et en vouloir les moyens »^13(*).

La politique d'entreprise est l'affaire de la direction. C'est cette dernière qui sera le moteur et l'initiateur. Cette politique générale doit se décliner en politique particulière, propre à chaque fonction, dont la fonction achat.

Toutes les fonctions de l'entreprise sont «Clientes» de la fonction achat. La politique d'achat doit donc être connue de tous et soutenue par tous.

D'une manière générale, les éléments constitutifs d'une politique d'achats sont :

Les objectifs à atteindre en abordant les actions suivantes :

- Maîtriser les achats au sens du prix du marché, de l'autofinancement et du coût de revient,

- Réduire les coûts de fonctionnement du service,

- Apporter un niveau de services aux différentes fonctions de l'entreprise ;

Les relations avec les fournisseurs organisées en fonction de la typologie du marché (concentré ou atomisé), et de la puissance relative des fournisseurs et donneurs d'ordres ;

Les règles de déontologie^14(*) nécessaire au bon fonctionnement de la mission des achats ;

Les règles de communication internes et externes.

3.5. LE PROCESSUS D'ACHAT

Le processus d'achat industriel peut être schématisé de la façon suivante :

3.5.1. Apparition, reconnaissance, identification d'un besoin

Dès qu'une personne dans l'entreprise croit percevoir un besoin susceptible d'être satisfait par un fournisseur extérieur, la situation d'achat existe virtuellement. Les utilisateurs directs d'un produit ou d'un équipement peuvent y participer, même les fournisseurs potentiels ils peuvent intervenir le plus en amont possible, ils pourront l'aider à trouver une solution satisfaisante tout en espérant augmenter leurs chances d'obtenir le marché. Cela nécessite de la part des fournisseurs une connaissance certaine, ainsi qu'un effort de recherche et un suivi attentif de leurs clients potentiels.

3.5.2. Définition des caractéristiques du produit

Une bonne formulation du besoin aide à trouver comment le satisfaire.

La demande d'achat est libellée de façon que le service des achats ne puisse s'adresser qu'à lui, tout en tenant compte de l'aspect de la recherche d'une formulation adéquate d'un besoin, de la manière de le satisfaire et la mise en question des méthodes employées.

3.5.3. Recherche et comparaison critique de fournisseurs

Le service des achats est très souvent prépondérant dans cette phase du processus, bien que d'autres dans l'entreprise ou à l'extérieur (prescripteurs internes et externes) y participent également.

L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation. Et comme l'acheteur souhaite toujours avoir de l'information sur un fournisseur avant de s'adresser à lui, il est important pour tous les vendeurs de se faire connaître de leurs clients potentiels, que ce soit par la visite des représentants, l'envoi de documentation, le publipostage^15(*), la participation aux expositions, etc.

3.5.4. Examen des offres

Avant de choisir un fournisseur, l'entreprise cliente doit examiner les différentes offres et mener le cas échéant des entreprises préliminaires avec les fournisseurs dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps.

3.5.5. Choix du ou des fournisseurs

L'acheteur industriel n'a pas un comportement autonome ni entièrement rationnel.

Le choix du fournisseur n'est en définitive que le résultat d'un compromis entre les différents intérêts, motivations, influences en présence au sein du «centre d'achat».

Des chercheurs^16(*) ont montré que ce n'est que lorsque les différents fournisseurs proposaient des produits parfaitement substituables que le prix minimal était un critère de choix, mais si des produits sensiblement équivalents peuvent entraîner des coûts d'utilisation différents, le critère sera celui du coût total minimal.

Mais d'autres chercheurs ont montré que, s'agissant souvent de décisions de routine sans appel d'offres, la fidélité de l'acheteur aux fournisseurs habituels est générale, et que ses relations perpétuent à la satisfaction réciproque des parties, même si ce n'est pas pour l'acheteur l'optimum économique.

Par contre, s'agissant de produits non substituables, des chercheurs ont montré que la préférence était donnée aux fournisseurs d'abord selon leur capacité à satisfaire les spécifications demandées, puis leur possibilité de fournir l'entreprise au moment désiré, en fin le niveau de prix proposé pour le vendeur, de connaître les besoins de ses clients potentiels.

3.5.6. Évaluation des performances

En dehors du cas d'achats répétitifs, de routine, les acheteurs cherchent à évaluer tout de suite les performances de leur acquisition : le vendeur a donc tout intérêt à donner une satisfaction maximale même s'il n'a fourni qu'un produit mineur ou une seule fois car la manière dont il sera jugé va déterminer la poursuite ou l'arrêt d'autres commandes.

Il ne faut pas négliger l'importance, au sein d'une profession, des informations et des opinions transmises de bouche à oreille, pas plus que la difficulté qu'a un nouveau fournisseur à s'introduire chez un nouveau client.

3.5.7. Rétroaction en cas d'insatisfaction

Qu'elle soit totale ou partielle, une insatisfaction sur la qualité, le niveau de performance du produit ou du service, etc., entraînera le retour à la phase recherche de fournisseur, ou encore à la définition des caractéristiques du produit, voire même plus en amont, à un examen critique du besoin ressenti : Quelle est sa réalité ? A-t-il été correctement formulé ? Ne pourrait-on pas le satisfaire autrement ?

Figure n° 3 : Schéma simplifié du processus d'achat industriel.

Définition des caractéristiques du produit

(Service devant répondre à ce besoin).

Apparition, reconnaissance, identification et formulation du besoin.

Recherche et comparaison critique de fournisseurs.

Examen des offres et négociations préliminaires.

Rétroaction en cas

d'insatisfaction totale

Choix du ou des fournisseurs.

ou partielle

Évaluation des performances

du produit / service.

Source : DAYAN A., Op.Cit, page 59.

* ¹³ L.LAURENT, Guide de l'acheteur industriel, éditions DUNOD, 2e édition, Paris, 1995, Page 283.

* ¹⁴ Ensemble des règles et des devoirs qui régissent une profession, la conduite de ceux qui l'exercent, les rapports entre ceux-ci et leurs clients ou le public. Le PETIT LAROUSSE 2004.

* ¹⁵ Message publicitaire adressé par voie postale et sous pli fermé en vue de proposer un produit ou un service. LE PETIT LAROUSSE 2004.

* ¹⁶ A.DAYAN, Op.Cit, page 60.