Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

3.6. LES PROCÉDURES D'ACHAT

Les procédures d'achat sont un ensemble de règles qui définissent les formes à observer pour l'exécution du type d'action à laquelle elles s'appliquent.

Une procédure consiste à dire : «Pour obtenir tel résultat, on fait comme cela».

Chaque entreprise doit élaborer des procédures adaptées à son histoire, à sa culture, à sa structure et à sa politique générale.

3.6.1. La procédure de demande d'achat

Deux conditions sont nécessaires pour que les achats puissent satisfaire une demande d'achat (D.A.) :

- que la dépense ait été prévue et soit autorisée,

- que les informations fournies soient suffisantes pour bien acheter.

Toutes les dépenses concernant l'achat doivent être budgétées. Selon le montant des dépenses, la décision revient à un responsable plus ou moins élevé dans la hiérarchie.

Pour que les achats puissent agir, il est nécessaire que la demande d'achat mentionne :

- L'imputation budgétaire,

- L'identité du demandeur et sa signature,

- L'identité et la signature du responsable autorisant la dépense.

S'il s'agit d'un achat de renouvellement, la désignation de la quantité et du numéro de code suffit, accompagnée de la mention du délai demandé.

3.6.2. La procédure de consultation

Les consultations coûtent cher, il ne faut pas consulter à tort et à travers.

Il faut consulter une fois par an pour négocier des marchés ou des conventions.

Il convient de limiter ses consultations aux fournisseurs dont on possède une évaluation complète ou en voie de l'être.

Consulter au moins trois fournisseurs connus, plus un nouveau et au plus cinq connus et deux nouveaux, suivant l'importance et la nature de l'achat.

À partir d'un certain montant fixé dans chaque entreprise, la liste des fournisseurs à consulter sera établie par l'acheteur avec son responsable.

Le délai de réponse sera fermement respecté par l'acheteur, il ne tiendra pas compte des propositions arrivées en retard.

L'acheteur s'interdit de faire une commande auprès du fournisseur le moins disant, c'est à partir de la sélection des offres que le vrai travail de l'acheteur commence.

Il conservera les deux ou trois meilleures propositions pour la négociation finale. Il effectuera ce choix avec son responsable et parfois avec le demandeur si il exprime le désire d'en participer.

Le responsable peut demander la participation du demandeur, en raison de la technicité de l'achat.

3.6.3. La procédure de négociation

Après l'étude des propositions retenues pour la négociation, l'acheteur prépare un document sur lequel il résume ses arguments et reporte ses objectifs en face de chaque clause qu'il entend négocier.

Il peut faire ce travail avec son responsable, si la négociation est d'une grande importance.

Le demandeur peut participer à la négociation, à condition qu'il participe à sa préparation. Ainsi, le demandeur négocie les clauses techniques et l'acheteur négocie les clauses commerciales.

L'acheteur doit s'assurer que le demandeur connaît bien les conditions générales d'achats, l'exécution des travaux et prestations, qui seront rappelées au fournisseur durant la négociation.

Une fois la négociation terminée, l'acheteur reporte ce qu'il a obtenu sur le document préparé avant la négociation ; le document devient une partie du dossier de l'affaire.

Le choix final se fait avec le demandeur.

Enfin, il est plus judicieux d'expliquer aux fournisseurs non retenus les raisons de leur insuccès.

3.6.4. La procédure de commande

Cette procédure peut être le dernier contrôle des dépenses qui vont être engagées. Comme à la commande d'achat, un dispositif de délégation échelonnée de signatures suivant les montants en cause.

Avant que la commande ne soit passée, son dossier doit toujours être structuré de façon à permettre à l'acheteur de justifier les décisions déjà prises et l'état du moment de l'opération.

L'acheteur rédige la commande en tenant compte de ce qu'a été convenu avec le fournisseur.

Les achats connaissent l'identité des délégataires chargés de signer les commandes suivant l'importance de leur montant. L'acheteur la signe ou la vise et la fait suivre à son responsable, ou se dernier la signe, ou il la fait tenir au responsable de rang hiérarchique plus élevé.

Informatisée ou non, la commande doit fournir aux divers intéressés toutes les informations qui leur permettront de remplir leur tâche :

- réception et contrôle : condition de la réception,

- magasin : conditions du stockage éventuel,

- utilisateur : délai et conditions de la mise à disposition,

- comptabilité : vérification de la facture et ordonnancement du paiement,

- et tous les autres services éventuellement concernés.

3.6.5. La procédure de réception

La réception des produits est l'acte par lequel l'entreprise accepte ceux-ci avec ou sans réserve, et donc s'engager à les payer. La réception peut se conclure par le refus de la livraison.

Le service réception doit avoir accès à l'énoncé de la commande afin de pouvoir procéder correctement à l'examen de la livraison : aspect, quantité, qualité et obligation de résultat.

Suivant les cas, la réception pourra procéder seule ou devra faire appel aux utilisateurs ou au service de contrôle.

En cas d'avarie^17(*) ou de perte due au transport, la réception devra immédiatement prendre contact avec le service des achats afin que ce-ci puisse suivre les prescriptions légales dans les délais légaux.

Chaque fois qu'une livraison justifiera une réserve de non-conformité ou un refus, la réception devra transmettre le litige au service achats qui, seul est habitué à traiter avec le fournisseur.

Les achats se mettront immédiatement en relation avec le fournisseur pour régler le litige et en confirmeront la teneur par lettre recommandée avec accusé de réception.

* ¹⁷ Dommage survenu à un navire, à un véhicule ou à leur cargaison.