Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

3.2. MISSION DE LA FONCTION ACHATS

Cette mission consiste à :

- Procurer à l'entreprise les produits et les services nécessaires à sa bonne marche ;

- Tout en respectant : les quantités qui lui sont demandées, la qualité qui lui est définie, et les délais qui lui sont fixés ;

- Et ce, en obtenant : le prix d'achat le plus réduit, et le coût d'utilisation le plus rentable.

Cette tâche doit en général s'exécuter dans le respect des points suivants :

- Niveau de qualité exigée,

- Livraison des quantités souhaitées dans les délais attendus,

- Dans les meilleures conditions de service et de sécurité d'approvisionnement.

Cette mission de base doit être adaptée, selon les types de produits achetés, selon les enjeux stratégiques, et selon l'importance et les caractéristiques des marchés fournisseurs.

Ainsi, elle se résume dans les points suivants :

- Élaboration d'une politique d'achat ;

- Participation à l'élaboration de la politique make or buy (faire ou faire faire);

- Élaboration du budget achats ;

- Détermination des objectifs ;

- Évaluation des fournisseurs et consultation ;

- Négociation des marchés ;

- Rédaction des accords ;

- Autres.

3.3. LE CENTRE D'ACHAT

Le processus d'achat industriel est soumis dans son fonctionnement à l'existence du centre d'achat et aux interactions existantes au sein de ce centre, et dépend des situations d'achats : natures des produits, degré de répétition de l'acte d'achat, etc.

Webster et Wind^11(*) appellent centre d'achat l'unité de prise de décision d'une entreprise et le définissent comme :

L'« ensemble des individus et groupes qui interviennent dans le processus de prise de décision d'achat, et en partagent les objectifs ainsi que les risques ».

Le centre d'achat n'est pas fixe, il varie en fonction des personnes différentes qui y entrent et en sortent. Ce qui est permanant est les rôles types que ces personnes doivent accomplir.

Le centre d'achat également appelé «cascade de prescription»^12(*), il regroupe un ensemble informel de personnes de fonctions différentes concernées à un moment donné par une même question ou objectif tout en jouant respectivement des rôles bien déterminés, chacun avec ses obligations et ses motivations. Pour d'autres questions, les mêmes personnes ne seront plus concernées, ou bien joueront un rôle différent.

Le centre d'achat regroupe tous ceux qui assument l'un des sept rôles-clés d'un achat industriel :

1. L'initiateur : ce qui émet la demande d'achat initiale. Il s'agit souvent de l'utilisateur du produit.

2. L'utilisateur : très souvent à la source de la détection des besoins, c'est celui qui utilise le produit ou le service. Dans beaucoup de cas, il élabore le cahier des charges initial.

3. Le prescripteur : toute personne qui exerce directement ou indirectement, une influence sur la décision d'achat. Il participe à l'élaboration du cahier des charges et à la recherche des fournisseurs. Il est souvent un spécialiste du domaine concerné. Il peut être à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise (bureaux d'études, cabinets d'engineering...).

4. Le décideur : celui qui a le pouvoir de décision sur le choix des fournisseurs.

5. L'acheteur : celui qui a la responsabilité de la négociation des conditions d'achats. Il donne sont avis sur les spécifications, mais intervient surtout dans la conclusion du contrat commercial. Pour les achats importants, il doit se rapporter à ses supérieurs hiérarchiques.

6. L'approbateur : c'est celui qui donne son accord sur une recommandation d'achat.

7. Le relais : toute personne qui contrôle la circulation de l'information dans l'entreprise. Il peut agir, par exemple, d'un employé du service achats qui empêche le représentant d'un fournisseur d'entrer en contact avec l'utilisateur ou le décideur.

Il faut noter que la taille et la composition du centre d'achat diffèrent considérablement d'une entreprise à une autre, même pour une catégorie de produit semblable.

Cela nous donne une idée de la complexité de l'achat industriel et de l'interaction permanente des rôles au sein de l'entreprise.

* ¹¹ P.KOTLER et B.DUBOIS, Op.Cit, page 227.

* ¹² A.DAYAN, Marketing B to B, éditions Vuilbert-Gestion, 5 ^e édition, Paris, 2002, page 49.