2.3.3.3. Département Approvisionnement
v Service gestion des stocks et informatique
Le service gestion des stocks est chargé de :
- Constatations des entrées sur la base des bons
d'entrées physiques des marchandises en respectant la nomenclature des
articles, et l'entrée en quantité doit être dûment
constatée par article et valorisée.
- Enregistrement des sorties sur la base des factures, bons de
cession.
- Vérification de la conformité des prix par
rapport au barème en vigueur.
- Enregistrement des encaissements chèques,
reçus de versement.
- Suivi quotidien des niveaux des stocks et consolidation
à l'échelle entreprise.
- Reprise des stocks comptables au début de
l'exercice.
- Transmission des disquettes de consommation et chiffres
d'affaires mensuellement aux services comptables pour l'établissement
des agrégats de gestion.
- Établissement des fiches de calcul des prix.
- Rapport d'activité mensuel consolidé.
- Contrôle périodique avec les services
comptables (interface) dans le domaine de la gestion des stocks.
- Analyse des écarts sur marchandise.
- Assister les structures de l'entreprise dans le domaine
informatique.
v Service achat à l'étranger et
locaux
Il a pour mission de :
- Réalisation des prévisions d'achats contenues
dans le budget d'exploitation, dûment approuvée par la direction
générale et le conseil d'administration.
- Établissement du programme des approvisionnements en
fonction des prévisions.
Opération d'achat à
l'étranger
- Lancement des prospections : appels d'offres, cahier
des charges, consultation.
- Les résultats de ces opérations font l'objet
d'analyses et d'études technico - économiques :
qualité, prix de ventes concurrentiel, etc., permettant la
négociation avec les partenaires.
- Le service achats se charge ensuite des opérations
bancaires avec les services comptables (ouverture de la lettre de
crédit, domiciliation, etc.) et de suivre les contrats et de relancer
éventuellement les fournisseurs.
- Constitution du dossier transit.
- Assurer les relations avec le transitaire, le consignataire,
les douanes et le port pour l'obtention du bon à enlever.
- Travaux préparatoires pour le déchargement du
navire.
- Souscrit la police d'assurances facultés
maritimes.
- Assiste à la commission de placement du navire et aux
commissions de zone portuaires pour soulever toutes les difficultés
d'ordre technique en vue de solution adéquates.
- Commande des équipes de manutention.
- Relation avec les organismes de contrôles (à
l'embarquement et débarquement).
- Contrôle de l'état récapitulatif
à la fin des opérations de déchargement et de toute la
cargaison.
- S'assure que l'état différentiel établi
par le port est conforme.
- Introduction et suivi du dossier sinistre auprès de
l'assurance en cas de manquants.
Achats produits locaux
- Lancement des consultations.
- Choix du fournisseur en tenant compte de la
spécificité technique (normes exigées) du produit.
- Étude des conditions commerciales : prix,
qualité, spécificité technique, mode de paiement.
- Passation des commandes ou conventions.
- Programmations des enlèvements.
- Suivi de l'exécution de la commande.
- Contrôle des états journaliers de
réceptions des marchandises établis par le dépôt.
- Établissement des échéanciers de
paiement avec les fournisseurs.
- Informer les services comptables des échéances
pour procéder aux paiements des fournisseurs.
- Contrôle de la facturation et des paiements.
- S'assurer de la réception réelle de la
marchandise par les clients notamment celle livrée à partir des
dépôts des fournisseurs.
- Établissement des fichiers de calcul des prix de
revient.
- Centralisation des achats.
- État de rapprochement avec les fournisseurs dans le
domaine des approvisionnements.
- Veiller au respect des dispositions relatives à la
constitution d'un stocks de sécurité afin d'éviter toute
rupture de stocks.
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