Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

CHAPITRE

4

ÉTUDE DE LA POLITIQUE D'ACHAT ET DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS DE L'ENTREPRISE

Après avoir présenter dans le précédent chapitre l'entreprise COSIDER COMETAL, ces fonctions et département, nous entamerons dans ce présent chapitre à l'étude et l'analyse de sa politique d'achat, la méthode et les critères adoptés et choisis pour l'évaluation et la sélection des fournisseurs potentiels.

Ce quatrième et dernier chapitre est réparti en trois sections, présentées comme suit :

Section 1 : Se présente comme une évaluation de la politique d'achat et du Marketing Achats de l'entreprise, en ce qui concerne le marché, la communication, le produit et le prix.

Section 2 : Présente les procédures d'achats pratiquées par COMETAL.

Section 3 : Illustre la méthode adoptée par COMETAL pour l'évaluation et la sélection des fournisseurs, ainsi que les critères appropriés.

SECTION 1 : LA POLITIQUE D'ACHAT DE COMETAL

La politique d'achat de COSIDER COMETAL est prédéfinie par la Direction Générale, en collaboration avec la Direction Commerciale. Cette politique est mise en place d'une façon à satisfaire aux besoins d'achats et d'approvisionnements de la firme, tout en réalisant des gains considérables sur les coûts, sans oublier l'aspect technique et la qualité des produits à acquérir, les relations avec les fournisseurs, le respect des normes et règlements internes, ainsi que la règlementation juridique.

Le service achats au sein de COMETAL est structuré d'une manière classique mais organisée : le Département Prospection et Étude Commerciale et le Département Approvisionnement travaillent en synergie constante. Même s'il n'est pas organisé comme une vraie structure Marketing Achats, sa politique d'achat est définie et élaborée d'une façon à pratiquer à un certain degré les démarches Marketing Achats, ce qui permet de la présenter par un Mix - Achat, dont les quatre variables suivantes : le prix, le produit, la communication (avec les fournisseurs) et le marché (source)^35(*).

1.1. LA POLITIQUE MARCHÉ

Le marché des produits sidérurgiques consulté par COMETAL est limité géographiquement, dont les fournisseurs sont basés essentiellement en Ukraine, au Liban, en Espagne, en Suisse et en Turquie.

1.1.1. Connaître le marché amont

Le Département Prospection et Étude Commerciale est chargé de prospecter et de rassembler des informations sur les fournisseurs. C'est à dire connaître le marché fournisseur. L'analyse systématique du marché des fournisseurs est menée en permanence avec l'acheteur, qui bien informé sur son marché, pourra prévoir les évolutions et d'en détecter les opportunités.

Avoir une connaissance active et approfondie du marché des fournisseurs, permet de mettre en place un plan d'actions avantageuses et adéquates avec les conditions offertes sur ce marché, et ainsi, de communiquer avec les fournisseurs pour provoquer des offres.

1.1.2. La documentation

La documentation est l'instrument de travail de base de l'acheteur au sein de COMETAL.

Dans le cas de fournisseurs étrangers (qui est le cas le plus courant pour COMETAL), la documentation porte sur les conditions économiques du pays d'origine du fournisseur, la réglementation des échanges internationaux, le respect des contraintes douanières, ainsi que les problèmes de transport.

La prospection systématique sur place à l'occasion de voyage d'études, des foires - expositions, des salons internationaux spécialisés et des organismes, constitue un moyen privilégié pour le recueil d'information pour la firme.

Au sein de COMETAL, la documentation est classée et entretenue. Tenant compte de sa durée de vie très courte, une année au maximum, les responsables d'achats envisagent un plan d'actions qui s'étendra sur une période déterminée.

1.1.3. L'étude de marché

Avant d'entrer en pleine communication avec les fournisseurs, une étude de marché amont est effectuée par COMETAL ou par le biais d'un organisme spécialisé.

Cette étude est destinée à inventorier les fournisseurs potentiels, elle est appelée étude de marché - achats (par analogie avec l'étude de marché - ventes).

La réalisation peut être menée par un cabinet spécialisé, en particulier pour les produits difficiles à trouver ou considérés trop chères avec les fournisseurs actuels.

Malgré son coût élevé, elle s'amortit par les économies réalisées par la suite sur les achats, l'achat étant la fonction de l'entreprise qui influence immédiatement le résultat.

Les éléments de base à étudier sont le produit, la production, la fabrication, le prix, la distribution (distribution intégrée ou non intégrée), l'état des stocks chez les producteurs et aux différents stades de la distribution, la consommation, l'évolution et la tendance de la consommation globale, de la consommation dans la profession et de la consommation dans l'entreprise.

Dans la majorité des cas, COMETAL tend vers une politique d'exclusivité, s'approvisionnant par le biais d'un seul fournisseur, mais il peut être changé selon les données du marché, et bien sûr des offres reçues par les autres fournisseurs.

1.2. LA POLITIQUE DE COMMUNICATION

COMETAL est confrontée à une concurrence de plus en plus rude, au niveau national qu'au niveau internationale. Pour faire face, elle a développé un système d'information et de communication destiné au marché fournisseur, qui est en perpétuelle évolution.

Le Service Achats Locaux et à l'Étranger de COMETAL utilise les ressorts de la communication pour faire connaître son offre d'achat et convaincre les fournisseurs potentiels de lui faire des propositions. Dans sa forme la plus simple, le responsable d'achats ou l'acheteur consulte un ou plusieurs fournisseurs par écrit, par téléphone, ou par Internet, en leur adressant une demande de prix. Il peut rédiger un «manuel des fournisseurs» et envoyer un appel d'offres.

1.2.1. L'appel d'offre

La procédure d'appel d'offres permet de s'assurer les meilleures conditions disponibles sur le marché par consultation de plusieurs fournisseurs potentiels.

v La préparation

Cette procédure n'est pas valable dans tous les cas, car elle est coûteuse. Elle doit néanmoins être rentable pour l'entreprise, ainsi les avantages espérés doivent être en rapport avec les frais engagées.

Elle est néfaste en cas de conjoncture inflationniste^36(*) car elle risque de matérialiser une hausse des prix.

Enfin, elle demande du temps, un délai de 6 à 8 semaines s'écoule couramment entre la consultation des fournisseurs et la commande.

Ainsi, COMETAL ne consulter que les fournisseurs considérés comme valables, et dont le nombre est limité à 5 ou 6.

v La technique d'appel d'offre

Cette technique demande la formulation précise des besoins. Les clauses essentielles : qualité, quantité, prix sous forme définie (départ usine ou franco de port d'emballage) et délai. Ces clauses doivent être seules mentionnées pour laisser une grande plage de négociation.

1.2.2. Le fichier fournisseurs

COMETAL fait souvent recours au fichier fournisseurs, il constitue un document de base de la politique de communication avec les fournisseurs, il exprime sa politique d'achat.

Ce manuel comportera une présentation de la firme, de ses produits, de son organisation et de son niveau technique. Il représente pour les fournisseurs une liste complète des produits vendus pour COMETAL, la déontologie des achats de la firme, avec les règles du jeu, les procédures avec les principaux documents utilisés.

Ce genre de manuel peut grandement aider les représentants des fournisseurs, destiné à leur montrer qu'ils sont les bienvenus dans l'entreprise et qu'ils sont considérés par elle comme d'utiles partenaires.

1.3. LA POLITIQUE DU PRODUIT

La politique produit de l'entreprise COMETAL constitue le point fort de sa politique achat.

Le produit ayant la part du lion dans les activités de COMETAL est le Rond à Béton.

La part économique qu'occupe le produit (le Rond à Béton) dans les activités de COMETAL, de la demande du marché aval, qui est constitué globalement d'entreprises de constructions et de réalisation, et sa position stratégique au niveau national et international ; exigent un traitement très spécifique.

Tenant compte du nombre réduit de fournisseurs, des coûts en perpétuelles augmentations et où des normes nationales et internationales pour le Rond à Béton sont exigées et leur non respect est non toléré (matériau stratégique pour la construction), COMETAL a mis en place une liste de critères et de spécificités non négociables concernant ce produit. Ainsi, la première exigence est la qualité du produit, elle constitue un argument de choix très puissant.

La qualité du produit, son origine (pays et usines de production) ainsi que l'aspect technique dont les caractéristiques physiques et mécaniques et les composites sont mentionnés dans un document qui est le cahier des charges.

Le cahier des charges sera ensuite transmit et proposé aux fournisseurs afin qu'ils puissent proposer des solutions adaptées aux caractéristiques exigées par COMETAL.

1.4. LA POLITIQUE PRIX

Après la détermination des fournisseurs à consulter, l'élaboration des démarches nécessaire pour communiquer avec eux, ainsi que la détermination des caractéristiques du produit à acquérir, il est convenu pour l'équipe responsable des achats de passer à l'étape du choix du prix d'acquisition du produit.

Il est important de rappeler que les prix pratiqués dans les marchés de la sidérurgie, et plus précisément le Rond à Béton, sont déterminés par des facteurs macro-économiques et politiques souvent incontrôlables et imprévisibles, ce qui limite à un certain degré le pouvoir de détermination des prix des produits pour les fournisseurs, et ainsi le choix pour les firmes clientes dont COMETAL.

Le prix est communiqué par les fournisseurs consultés, après que des limites sont fixées par COMETAL dans le cahier des charges.

Même si le prix ne constitue pas un choix de premier ordre pour la firme, il est important pour l'acheteur de connaître les différents coûts de sa fabrication, démarche qui n'est pas très développée par COMETAL, où on se contente de la classification des prix proposés, mais qui sont négociés avec le fournisseur ayant une grande chance d'être retenu, et cela avant la confirmation définitive de l'opération d'achat.

Les prix et les conditions de fixation des prix convenus entre les deux parties, sont fermes et non révisables, quelle que soit la conjoncture du marché pendant la durée d'exécution du contrat d'achat qui est fixée à 02 mois à compter de sa notification au fournisseur par l'acheteur.

Ces prix comprennent aussi les emballages ou moyens de protection nécessaires à l'acheminement des produits.

Le prix doit être exprimé en coût et fret^37(*). Le prix doit être décomposé de manière à faire apparaître séparément le montant FOB, les frais de confirmation éventuels de la lettre de crédit et les frais d'inspection. Toute offre qui ne répondrait pas à ces conditions pourra faire l'objet d'un rejet pur et simple.

* ³⁵ On les présentera selon les procédures pratiquées par COMETAL, du général au particulier : marché, communication, produit et prix.

* ³⁶ Qui est cause ou signe d'inflation : situation ou phénomène caractérisés par une hausse généralisée, durable et plus ou moins importante des prix. LE PETIT LAROUSSE 2004.

* ³⁷ Rémunération due par l'affréteur, ou expéditeur de marchandises, pour le transport de marchandises par navire, avion, camion ou chemin de fer.