2. L'examen des documents
Comme précédemment indiqué, notre banque
dispose d'un délai de 7 jours pour examiner les documents et fixer leur
sort.
Le spécialiste documentaire utilise comme
instrument :
- la copie du Swift MT 700 et le cas échéant la
copie du MT 707 si le crédit initial a été modifié
par la suite
- un check- list sur lequel sont inscrits les documents
à examiner
- et les documents en question
L'opération se déroule en 2 temps :
- l'examen de forme
- et l'examen de fond
2.1. L'examen de forme
Le spécialiste documentaire doit porter son attention
sur certains éléments importants.
En premier lieu, il doit s'assurer que les documents
décrits sur le bordereau de remise, sont effectivement ceux qu'il a en
sa possession, et dans la forme et dans le nombre. Ensuite, il conviendra de
vérifier que le montant du crédit utilisé est celui
autorisé et que toutes les références portées sur
le bordereau correspondent à celles du crédit documentaire.
Enfin, vérifier si :
- ils ont été jugés conformes par la
banque remettante ; cela conduit l'examinateur à plus de vigilance
d'autant qu'en cas d'omission de réserves, Amen Bank ne pourrait se
faire payé par son client.
- Ils contiennent des réserves mais sont envoyés
à l'encaissement : la rigueur est moins importante et le
contrôle devient une simple constatation de ces
irrégularités.
2.2. L'examen de fond
L'examen de fond et l'examen de forme sont
interdépendants l'un de l'autre mais complémentaires. Par
exemple, il peut se trouver que les documents reçus soient
carrément différents de ceux mentionnés sur le bordereau.
Dans ce cas, aucun examen de fond n'aura lieu et les documents seront
réexpédiés au transmettant.
Bon, dans la réalité ce cas est d'une
rareté absolue ; n'empêche que l'examen de forme est une
sécurité supplémentaire dont il faut tenir compte.
Ainsi, l'examen des documents - non leur analyse- permettra de
confirmer ou d'infirmer le résultat de celui effectué par le
correspondant remettant et par la suite prendre position. Cet examen concerne
les points suivants73(*) :
v Le connaissement maritime( Ocean
bill of lading- Art 23 RUU 500)
1. Le nom du navire
2. Les ports de chargement et de déchargement tels
qu'indiqués dans la lettre d'ouverture
3. La date du connaissement maritime (supposée
être la date d'expédition)
4. L'émetteur du document (le transporteur ou son agent
dénommé, le capitaine ou son agent
dénommé) ?
5. La signature de l'émetteur
6. La mention « à bord- on board »
soit sous la forme d'un libellé pré-imprimé ou sous la
forme d'une annotation ajoutée (elle doit également porter la
date de mise à bord et peut ne pas être signée)
7. Le nombre d'originaux établis et la présence
de la mention « clean » c'est-à-dire sans ajouts
relatifs à l'état défectueux de la marchandise ou de
l'emballage
8. Connaissement établi à l'ordre prévu
par le crédit documentaire c'est-à-dire à l'ordre d'une
personne morale (ou physique) ou à l'ordre de la banque émettrice
(endos requis)
9. Les noms et adresses du chargeur
10. Les noms et adresses du destinataire ou de la partie
« «à ordre »
11. Les noms et adresses de la partie à notifier.
12. Le nombre d'unités d'emballages
13. La désignation de la marchandise
14. Le poids
15. Les rubriques relatives au fret
16. Autres rubriques...
v La lettre de transport maritime non
négociable (Non negociable seaway bill- Art 24 RUU 500)
Les points 1, 2, 3, 4,5 et 6 sont les mêmes que ceux du
connaissement maritime.
7. les noms et adresses du chargeur
8. les noms et adresses du destinataire
9. les noms et adresses de la partie à notifier
10. les marques des colis
11. le nombre d'unités d'emballages
12. la désignation de la marchandise
13. le poids
14. les rubriques relatives au fret
15. les rubriques complémentaires
A noter aussi que la lettre de transport n'est pas un papier
valeur.
v Le connaissement de charte-partie (
Charter party bill of lading- Art 25 RUU 500)
Du point de vue des RUU, le connaissement soumis à une
charte-partie ne diffère pas du connaissement maritime. Toutefois, ces
règles exigent qu'il soit clairement fait mention de la charte-partie
sur le document.
v Le document de transport multimodal
(Multimodal transport document- Art 26 RUU 500)
1. Les lieux d'expédition, de prise en charge, de
chargement à bord et de destination conformément aux
prescriptions du crédit documentaire
2. Le nom du transporteur ou de l'opérateur de
transport multimodal
3. Signature du transporteur, de l'OTM, de leur agent
dénommé ou du capitaine ou de son agent dénommé
4. le document mentionne t'il que les documents ont
été expédiés, pris en charge ou mis à
bord ? est il daté ? ( la date d'émission est alors
réputée être la date d'expédition, de prise en
charge ou de mise à bord, dans la mesure ou le document ne mentionne
aucune autre date) ; par ailleurs, le document mentionne t'il le nombre
d'originaux établis ?tous les originaux sont ils
présentés ?
5. Si le document a été établi sous une
forme négociable, indique t'il la personne à l'ordre de laquelle
il est émis ,comme l'exige le crédit, c'est-à-dire s'il
est établi à l'ordre d'une personne morale (ou physique)
précise ou s'il est établie à l'ordre de la banque (endos
requis) ?
6. Les noms et adresses du chargeur
7. Les noms et adresses du destinataire (document non à
ordre)
8. Les noms et adresses de la partie à notifier
9. les marques des colis
10. Le nombre d'unités d'emballages
11. La désignation de la marchandise
12. Le poids
13. Les rubriques relatives au fret
A noter que ce document doit mentionner au moins deux modes de
transport différents.
v Le document de transport
aérien (Air transport document- Art 27 RUU 500)
1. les aéroports de départ et de destination
sont ils mentionnés, conformément aux conditions du
crédit ?
2. l'émetteur est le transporteur ou son agent
désigné ?
3. le document porte t'il la signature de l'émetteur
4. le document est il daté ?( la date
d'émission est alors réputée être la date
d'expédition dans la mesure ou le crédit n'exige pas une date
effective d'expédition)
5. le document mentionne t'il clairement que la marchandise a
été acceptée pour transport ?
6. le document est il original pour l'expéditeur ?
toutes les autres conditions exigées par le crédit sont elles
remplies ? le document les mentionne t'il ?
7. les nom et adresse du chargeur ?
8. les nom et adresse du destinataire ?
9. les nom et adresse de la partie à notifier ?
10. les marques des colis ?
11. le nombre d'unités d'emballage ?
12. la désignation de la marchandise ?
13. le poids ?
14. les rubriques relatives au fret ?
v les documents de transport par route, rail ou
voie d'eau intérieure (Road, rail or inland waterway
transports documents- Art 28 RUU 500)
1. les lieux d'expédition et de destination sont ils
mentionnés, conformément aux prescriptions du
crédit ?
2. l'émetteur est il le transporteur ou son agent
dénommé ?
3. le document a-t-il été signé par
l'émetteur ?
4. le document mentionne t'il que les marchandises ont
étés reçues pour expédition, envoi ou
transport ?est il daté ? (la date d'émission est alors
réputée être la date d'expédition, sauf si le
document de transport porte un timbre de réception réputé
être la date d'expédition)
5. les nom et adresse du chargeur ?
6. les nom et adresse du destinataire ?
7. les marques des colis ?
8. le nombre d'unités d'emballages ?
9. la désignation de la marchandise ?
10. le poids ?
11. les rubriques relatives au fret ?
v les récépissés de
sociétés de courrier express et de la poste
(courrier and post receipts- Art 29 RUU 500)
1. le nom de l'émetteur est il visible (sceau,
en-tête) ?
2. le document porte t'il la signature de
l'émetteur ?
3. le document mentionne t'il la date de collecte ou de
réception (réputée être la date
d'expédition) ?
4. les nom et adresse du destinataire ?
5. les rubriques relatives au fret ?
6. le lieu d'expédition ?
v les documents d'assurance (Insurance
documents- Art 34, 35,36 RUU 500)
1. le document d'assurance a-t-il été
établi sous forme de police ou de certificat d'assurance,
conformément aux prescriptions du crédit ?
2. tous les exemplaires établis par la compagnie
d'assurance sont ils présentés (originaux) ?
3. le document d'assurance a-t-il été
établi et signé par une compagnie d'assurance ou assureur
(underwriter) ou par leurs agents 74(*)?
4. le document d'assurance est il correctement daté et
signé75(*) ?
5. les données relatives à l'acheminement et au
moyen de transport concordent elles avec celles indiquées dans le
crédit documentaire ?
6. le montant de l'assurance est il correct (au moins 110% de
la valeur CIF ou CIP, dans la mesure ou aucune autre couverture n'est
exigée dans le crédit) ?
7. sauf stipulation contraire, le montant de la couverture
doit être libellé dans la même monnaie que celle du
crédit
8. l'assurance couvre t'elle tous les risques
mentionnés dans le crédit ? si le crédit prescrit une
« assurance contre tous risques » seul un document
d'assurance pourvu d'une clause « all risks » sera
acceptée, même si l'on admet que certains risques sont exclus.
9. l'assurance couvre t'elle tous les risques
supplémentaires liés au transport et à l'acheminement,
tels que le transbordement, le chargement à bord et le stockage, au cas
ou l'accréditif l'exige ? Par ailleurs, le document d'assurance est
il correctement endossé (si endos requis) ?
v La facture commerciale (commercial
invoice- Art 37 RUU 500)
1. la facture est elle établie par le
bénéficiaire du crédit ?
2. la facture est elle établie au nom du donneur
d'ordre mentionné dans le crédit ? l'adresse figurant sur la
facture correspond t'elle à celle indiquée dans le
crédit ?
3. la désignation de la marchandise a-t-elle
été reprise textuellement du crédit ?
4. la valeur des marchandises et/ ou les prix unitaires
correspondent t'ils à ceux indiqués dans le crédit
(montant et monnaie) ?
5. les conditions de livraisons (CIF/FOB, etc..) sont elles
mentionnées sur la facture ?concordent elles avec les conditions du
crédit ?
La facture est elle signée (si le crédit
l'exige) ? Les éventuelles légalisations et
authentifications exigées dans le crédit figurent elles sur a
facture ? Les indications particulières (tarif douanier,
numéros de titre d'exportation...) exigés dans le crédit
figurent t'elles sur la facture ?
v la traite (Art 9a, b RUU 500)
1. la traite est elle dénommée dans la langue
dans laquelle elle est émise?
2. comprend t'elle une invitation inconditionnelle à
payer ?
3. mentionne t'elle un tiré ?
4. une échéance ?
5. un lieu de paiement ?
6. le bénéficiaire du paiement ?
7. le lieu et la date d'établissement ?
8. porte t'elle la signature de l'émetteur ?
9. les montants en chiffres et en lettres concordent
`ils ?
10. la traite est elle tirée sur la partie
mentionnée dans le crédit ?si la traite est libellée
à l'ordre de la banque, est elle endossée ?
11. la traite comprend t'elle des remarques et clauses
prescrites par le crédit, telles que « tiré sur
crédit N°..... » ?
En outre, il faudra s'assurer que la traite prévoie le
paiement à vue ou à terme prescrit dans le crédit
documentaire.
v Autres documents
Lorsque d'autres documents que la facture, les documents de
transport ou d'assurance sont requis, il incombe au banquier de vérifier
les points suivants :
1. nom et adresse du chargeur
2. nom et adresse du destinataire
3. description de la marchandise
4. pays d'origine/pays de destination
5. rubriques complémentaires (Par exemple, le
Numéro du crédit)
6. l'émetteur
7. authentifications/légalisations
8. marques des colis
9. données relatives au poids, au volume et au nombre
d'unités d'emballages
Remarques finales :
En règles générales, les
certificats doivent porter la signature de l'émetteur ; tous les
documents doivent concorder c'est-à-dire qu'ils doivent concerner la
même livraison/prestation. Enfin la quantité de marchandises
(nombre de colis, poids net et brut) doit être identique sur tous les
documents.
Le spécialiste effectue l'examen des documents en moins
de 15 minutes, au terme desquelles, en général les
réserves suivantes sont mentionnées :
§ Crédit échu
§ Dépassement du mondant du
crédit
§ Délai de présentation des documents
non respecté
§ Expédition tardive
§ Expédition incomplète (sauf si
expéditions partielles autorisées)
§ Connaissement comportant des réserves sur
l'état de la marchandise ou de l'emballage
§ Transport entre des ports autres que ceux
énoncés au crédit
§ Marchandises chargées en
pontée
§ Absence d'indication sur le document de transport
quant au paiement du fret
§ Présentation d'un document d'assurance d'un
type différent de celui exigé par le crédit
§ Risques couverts par l'assurance différents
de ceux précisés au crédit.
§ Couverture d'assurance exprimée dans une
monnaie autre que celle du crédit
§ Montant assuré insuffisant
§ Assurance non en vigueur à compter de la
date mentionnée sur le document de transport
§ Documents incompatibles entre eux
§ Description des marchandises sur la facture
différente de celles portées sur le crédit
§ Différence de poids entre les divers
documents
§ Différence dans le montant porté sur
la facture et sur la lettre de change
§ Différence dans les marques et
numéros entre les divers documents
§ Absence de certains documents exigés au
crédit
§ Lettre de change tirée sur une partie autre
que celle stipulée au crédit
§ Lettre de change tirée à une
échéance ne correspondant pas aux termes du crédit
§ Absence de signature sur les documents
présentés lorsque de telles signatures sont requises par
l'importateur
* 73 Voir les Spécimen
de documents en Annexes 5 à 21
* 74 les banques refusent les
simples notes de couverture émises par des courtiers
* 75 la date d'émission
du document d'assurance ne doit pas etre postérieure à la date
d'expédition, sauf s'il précise de manière expresse que la
couverture entre en vigueur au plus tard le jour d'expédition de la
marchandise ;
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