Performance et evaluation du cocontractant de l'administration, approche managériale de la commande publique

Chapitre premier - Une évaluation prématurée mais avantageuse des opérateurs privés en amont de la publication

l'évaluation des candidats et la liberté quant à leur adoption en font un outil qu'il est primordial de moderniser. Toute la performance relative à l'évaluation des candidats passe inéluctablement par la modernisation de ceux-ci.

B. Vers une nouvelle dynamique de choix des critères de sélection des offres : une évaluation des candidats affinée et performante

40. Une évaluation performante des candidats passe nécessairement par une analyse et une définition fonctionnelle des besoins de l'acheteur (1.), débouchant sur l'adoption de critères de sélection fonctionnels (2.).

1. L'analyse fonctionnelle des besoins, première étape d'une nouvelle dynamique de choix des critères de sélection.

41. Définition de l'analyse fonctionnelle des besoins. L'analyse fonctionnelle s'entend comme un procédé substituable de définition des besoins pour l'acheteur public. A l'inverse d'autres procédés cette analyse se fonde sur la distinction entre la fonction du besoin d'une part, et le produit, le service, l'outil acheté de l'autre⁵³. En d'autres termes lors de sa pratique on ne se fonde plus sur une solution particulière, d'outils adapté ou de service précis, on se fonde uniquement sur un (ou plusieurs) besoin clair. A titre d'exemple une collectivité qui souhaite agrandir sa visibilité ne va pas réfléchir en terme d'outil, comme un site internet, une application, mais va se réfléchir en terme de besoins, lesquels seront pour ce cas précis de se faire connaître du grand public, d'adopter une identité visuelle, d'être visible par tous, de communiquer sur ses actions etc.

L'analyse fonctionnelle peut aussi s'entendre dans le sens contraire. Dans cette hypothèse la collectivité possède déjà un outil qu'elle souhaite conserver -une application mobile à titre d'exemple- et va utiliser la méthode de l'analyse fonctionnelle pour l'améliorer, la faire évoluer en fonction des besoins.

53 Déterminer le juste besoin en s'appuyant sur une analyse fonctionnelle et une analyse de la valeur par Ludovic Vigreux, 02 février 2017 n°52 de la Lettre des Marchés Publics et de la commande publique, paragraphe 5.

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Chapitre premier Ð Une évaluation prématurée mais avantageuse des opérateurs privés en amont de la publication

Reste alors aux différents candidats puis au(x) cocontractant(s) de définir une méthode, une solution, pour remplir ces besoins.

Issue du domaine privé l'analyse fonctionnelle commence à s'imposer de plus en plus au sein de la commande publique. Le constat initial relevait que les acheteurs avaient tendance lors de la passation de leurs contrats à se focaliser non seulement sur un critère économique prépondérant mais également sur des produits ou solutions déjà testés et maitrisés par leurs services, sur leurs préférences. A défauts les acheteurs ne se concentraient plus suffisamment ni sur leurs besoins, ni sur la qualité, ni sur la quantité optimale, ni sur la fréquence d'utilisation ou de remplacement de ces produits ou méthodes. Ce constat amer pour les collectivités relevait également une source de surcout pour les services, alors que la volonté de leur démarche -faussée- visait à une réduction des couts⁵⁴.

42. Les avantages de l'analyse fonctionnelle. Les avantages de l'analyse fonctionnelle sont multiples. Dans un premier temps elle permet de replacer l'acheteur au coeur même de la définition de ses besoins. Elle permet une remise en question constante de l'acheteur qui à chaque renouvellement de marché doit réfléchir à nouveau sur toute la nécessité de son marché, sur les besoins -qui évoluent- auxquels il faut apporter une réponse etcÉ En restreignant l'achat sur le juste besoin l'acheteur -en plus d'obtenir un résultat qui répond entièrement à ses attentes- limite également la « sur-qualité » 55 des solutions proposées qui ont fatalement un coût plus élevé. L'enjeu est de taille, en ne se bornant plus à une approche cent pour cent budgétaire de l'achat, des économies sont potentiellement réalisables, ainsi qu'une meilleure satisfaction non seulement de l'acheteur mais aussi de l'utilisateur final.

De même l'analyse fonctionnelle permet un contrôle des risques plus performant. En considérant un risque potentiel dans l'exécution du marché

54 Pour ce paragraphe voir l'article Déterminer le juste besoin en s'appuyant sur une analyse fonctionnelle et une analyse de la valeur par Ludovic Vigreux, 02 février 2017 n°52 de la Lettre des Marchés Publics et de la commande publique, paragraphe 1.

55 Retour d'expérience : l'analyse fonctionnelle dans les achats publics par Cédric Imache 02 décembre 2016, www.acheteurs-publics.com

http://www.acheteurs-publics.com/actualite-des-acheteurs-publics/retourdexperiencelanalysefonctionnelledanslesachatspublics

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