L'entreprise face au phénomène de corruption privée de son service achat

I -- Les outils préventifs : Les procédures internes

Un certains nombre de moyens sont à la disposition des entreprises afin de prévenir la survenance de schémas de corruption. Un exemple d'organisation interne pour lutter contre une la fraude sera donné (A) avant d'évoquer un outil plus concret qu'est l'informatique (B) puis un outil moins spécifique à la corruption mais tout aussi efficace, à savoir la charte anti--corruption (C). Enfin nous évoquerons l'intérêt du contrôle interne et des audits (D).

A -- L'exemple de la lutte contre la manipulation des besoins.

225. Lutter contre la manipulation des besoins. La manipulation des besoins de l'entreprise, nous l'avons déjà évoqué, constitue un moyen de détournement efficace et peut parfois être le support d'un schéma de corruption. Elle peut viser à favoriser un sous--traitant au détriment de ses concurrents, à limiter ou à éliminer la concurrence, à prévoir des clauses permettant des modifications ultérieures pour favoriser le fournisseur, à écarter les fournisseurs agréés qualifiés ou encore à se défaire de fournisseurs intègres. Pour empêcher la manipulation des besoins, Noël Pons, ancien conseiller au SCPC préconise un certain nombre de moyens¹¹⁹. Il distingue les mesures de contrôle classiques et les mesures applicables dans le domaine du contrôle des paiements.

119 Noel Pons: « La manipulation des besoins dans les opérations achats » Lettre trimestrielle « Auditeur Francophone » Union Francophone de l'Audit Interne n°11, octobre 2012 / avril 2013 - P 19 à 21

226. 89

Les mesures de contrôles généraux. Noël Pons préconise notamment:

-- Une vigilance quant à la séparation des tâches entre l'évaluation des besoin et l'engagement.

-- La détermination et la mesure qualitative et quantitative de l'importance de chaque activité pour l'entreprise

-- Le repérage des activités actuelles et des besoins futurs afin d'étayer les objectifs et chacun des projets

-- L'assurance que des fonctions spécialisées participent à l'élaboration de l'argumentation et des stratégies, avant la validation des projets

-- L'assurance que les besoins concernés ne peuvent pas être satisfaits en interne pour un coût moindre

-- Le « benchmarking »¹²⁰ des coûts et l'installation d'une base de données « Coûts »

-- L'examen indépendant des spécifications par des fonctions appropriées, afin de garantir la cohérence avec les besoins du secteur

-- L'exigence de la mise en place d'une validation indépendante des ordres lors de toute modification majeure de l'objet du contrat

-- L'exigence d'un examen indépendant des modalités contractuelles

-- L'assurance qu'il n'existe pas d'écart par rapport aux contrats standards (omission des droits d'audit, de la déontologie, des exigences du responsable hygiène--sécurité, des exigences juridiques (indemnités/ assurances/ garanties).

-- Pour les dossiers complexes, l'exigence de l'intervention d'un juriste dès le début de l'opération

227. Les mesures de contrôles financiers. Ces contrôles peuvent consister en :

-- Des contrôles effectifs de l'échéancier

-- L'assurance que les prévisions des flux de trésorerie soient cohérents par rapport aux programmes d'exécution des travaux

-- L'assurance qu'il n'existe pas de stipulations comportant des modalités de paiement défavorables telles que les paiements anticipés échelonnés, les paiements anticipés sans escompte, l'omission de ristournes pour gros volume, l'existence de paiements avant fourniture des produits ou de la prestation

120 Le Benchmarking consiste à se comparer aux meilleures entreprises, celles qui possèdent les performances les plus remarquables dans leur domaine. Définition de Raphaëlle Granger: « Benchmark, s'inspirer des meilleurs », 02 juillet 2015, http://www.manager--go.com/

90

-- L'assurance qu'il n'existe pas de stipulations comportant des modalités de contrôle défavorables telles que l'absence de clauses pénales en cas de retard, l'absence de la précision d'un lieu de livraison, l'absence de précision du cout de l'assurance et du transport ou un échéancier des paiements échelonnés non approprié.

228. Aussi, l'utilisation de l'informatique peut s'avérer un outil de contrôle et de transparence efficace au service de la prévention contre la corruption.

B -- L'intérêt de l'utilisation de l'informatique dans le processus achat

229. Les appels d'offres électroniques. Ils garantissent plus de transparence dans la dévolution des marchés par l'entreprise. Il existe des logiciels de plus en plus performants permettant une présélection en ligne des sous-traitants potentiels suite à un appel d'offres. Les acheteurs n'ont plus qu'à choisir, ce qui permet non seulement de gagner un temps important mais aussi de gagner en transparence. En outre, la traçabilité des offres est assurée¹²¹. Ces outils sont appelés des logiciels de pilotage achats. Ils désignent les applications et technologies utilisant les bases de données d'internet, raison pour laquelle leur utilisation dans le processus achats est aussi appelée « e-sourcing ».

Ces logiciels « sont composés de plusieurs modules qui suivent, peu ou prou, toutes les étapes d'un processus achats traditionnel. Par exemple, un module paramétré par l'entreprise permettra à tout acheteur de définir son besoin selon une méthodologie prédéfinie par la direction achats »¹²².

L'utilisation de telles méthodes permet d'éviter le recours à des apporteurs d'affaires, qui nous l'avons vu peut donner lieu à des conflits d'intérêts importants. Il existe également des logiciels d'e-RFI (Request for Information), étape du processus achats consistant à obtenir des informations sur leurs sous-traitants sur des bases de données ouvertes.

Une autre solution innovante dans le processus achats en ligne étant celle des logiciels d'enchères en ligne appelées « enchères inversées ». La mise en compétition des sous-traitant est donc mieux garantie.

121 « La fonction achats en entreprise, politique et stratégie d'achats » - Décision Achats - Le guide N°4 - 01/01/2011 Disponible sur le site http://www.decision-achats.fr/

122 « La fonction achats en entreprise, politique et stratégie d'achats » - Décision Achats - Le guide N°4 - 01/01/2011 Disponible sur le site http://www.decision-achats.fr/

230.

91

Malgré la démocratisation de l'utilisation de ces logiciels, ces derniers sont loin d'être des garanties suffisantes du respect du code des achats. La promotion de l'éthique dans les affaires est un aspect incontournable de la lutte contre la corruption

C - La prévention par l'éducation: L'intérêt des chartes anti-- corruption.

231. Un problème persistant d'éducation. Que ce soit le flou persistant autour de la législation concernant les cadeaux d'affaires qui laisse largement planer le doute sur les pratiques acceptables et celles relevant de l'infraction de corruption privée, que ce soit la méconnaissance de l'existence de l'infraction de corruption par encore beaucoup de professionnels, ou que ce soit l'inquiétante propension d'une partie non négligeable d'entre eux à estimer acceptable le recours à des pratiques corruptives pour améliorer, sauver ou pérenniser la situation économique de leur entreprise¹²³. Il existe une pléthore d'indices permettant d'affirmer qu'en 2015, alors que l'éthique en entreprise est déjà au centre des débats depuis quelques années, qu'il y a une réelle nécessité de sensibilisation et d'éducation des acteurs du monde des affaires quant au danger de la corruption privée (notamment). C'est la vocation des chartes et des formations anticorruption mises en place par les entreprises. (La charte-anticorruption ne doit pas porter uniquement sur la pratique des cadeaux mais doit envisager tous les comportements risqués et prohibés auxquelles les entreprises sont exposées).

232. Premières victimes de ces difficultés, les entreprises semblent avoir pris la mesure de la nécessité d'encadrer la pratique des cadeaux d'affaires par exemple. La première étape étant de désigner un organe la superviser. Il faut donner la possibilité aux directions financières, juridiques et des achats, de travailler ensemble. Pour cela, il convient de mettre en place des systèmes de conformité et de veiller à leur respect. Jean-Jacques Nillès, consultant spécialisé en éthique des

123 Rappelons qu'à la question « lequel de ces comportement trouvez--vous justifié de recourir afin d'aider votre entreprise à surmonter un retournement de l'économie ? » 29% des individus interrogés ont répondu qu'ils seraient prêt à offrir un divertissement, afin de nouer ou de pérenniser une relation d'affaire, faits constitutifs de corruption. 14% d'entre eux seraient prêt à offrir un cadeau personnel pour les mêmes raisons, 13% à offrir une somme d'argent liquide, c'est-à-dire un « pot-de-vin » classique. Au total, près de la moitié des sondés a reconnu être prête à recourir à des moyens assimilable à de la corruption « en cas de besoin » Source: La 13ème étude mondiale sur la Fraude « Overcoming compliance fatigue: reinforcing the commitment to ethical growth » de juin 2014 menée par EY (Ernst Young)

92

affaires que nous avons déjà cité¹²⁴ considère que toutes les entreprises ne sont pas tenues de placer le curseur au même endroit concernant la pratique des cadeaux. Certaines entreprises vont adopter une vision plutôt anglo-saxonne de la question et condamner totalement la pratique des cadeaux d'affaires. Jean-Jacques Nillès considère cette position comme risquée, pour lui, un système trop contraignant va souvent conduire les individus à le contourner. Il est possible d'opter pour des solutions moins radicales comme la mise en place de chartes éthiques qui vont avoir pour objet de définir précisément quelles sont les pratiques acceptables au regard des conflits d'intérêts pouvant être suscités. L'efficacité de ces chartes suppose qu'elles soient rédigées en collaboration avec les salariés concernés, qu'elles soient réalistes et qu'un certain libre arbitre soit laissé au salarié.

233. La diffusion nécessaire des chartes. Un des points essentiels au sujet des chartes anti-corruption est leur large diffusion auprès des personnes concernées. L'idéal étant d'organiser des formations afin de sensibiliser et d'éduquer les salariés à leur contenu par l'organisation de réunions et séminaires de formation. La diffusion des chartes éthiques peut également se faire à l'extérieur de l'entreprise, à destinations des sous-traitants et des clients afin de promouvoir une culture de l'éthique d'entreprise. Beaucoup d'entreprises du CAC40 ont d'ailleurs pris le parti de rendre leurs chartes publiques.

234. L'utilisation de mesures contraignantes. La simple signature par les salariés de la charte anti-corruption est insuffisante. Les formations sont donc nécessaires. Mais les entreprises peuvent aller plus loin dans l'encadrement de la pratique des cadeaux d'affaires, en obligeant par exemple les salariés à signaler systématiquement tout cadeau qui leur est remis sous peine de sanction pouvant aller jusqu'au licenciement en cas de non respect de la charte.

235. La nécessaire exemplarité des dirigeants. C'est un point important afin d'inciter les salariés à intégrer les bonnes pratiques au regard de la corruption. Antoinette Gutierrez-Crespin, associée EY Fraud Investigation & Dispute Services, considère que « c'est aux cadres dirigeants de donner le ton - tone from the top - et que ce sont les plus exposés aux situations où leur intégrité est menacée: 21% des dirigeants et 10% des cadres dirigeants disent avoir été sollicités dans le passé pour payer des pots--de--vin ». Rappelons que 11% de dirigeants d'entreprises estiment pouvoir justifier la fraude aux états financiers pour aider leur entreprise en cas de

124 Catherine QUIGNON (2011). Cadeaux d'affaire, la législation se durcit. Le nouvel économiste. Disponible en ligne: http://www.lenouveleconomiste.fr/lesdossiers/cadeaux-daffaires-la-legislation-se-durcit-10741/

93

difficultés. David Stulb, responsable mondial du département Fraud Investigation & Dispute Services (FIDS), ajoute que « l'implication des conseils d'administration ne doit pas se limiter au premier cercle des dirigeants, mais doit s'adresser à l'ensemble des cadres de l'entreprise »125.

D - La nécessité des contrôles internes et audits

236. « La confiance n'exclut pas le contrôle ». Cette assertion de Lénine illustre bien la nécessité de coupler la mise en place de procédures rigoureuses et de codes de déontologie pertinents avec des mesures de contrôle afin de garantir leur respect. La lutte anti-corruption au niveau de l'entreprise ne peut s'envisager de manière efficace que si des mécanismes de contrôle sont mis en place. Ces mécanismes peuvent émaner de l'intérieur de l'entreprise mais peuvent aussi être effectués par des structures indépendantes. Dans le second cas on parlera alors « d'audit ». Les contrôles internes peuvent être matérialisés par exemple par l'imposition systématique de la double signature des chèques et commandes (au delà d'un certain seuil fixé par l'entreprise). L'association Transparency International suggère quelques points de contrôles sensibles¹²⁶ :

-- Les contrôles et la conservation des documents financiers et de comptabilité afin de détecter les irrégularités éventuelles

-- Les contrôles des contrats et de leur bonne exécution

-- Un bon suivi des pratiques des cadeaux, invitations et dépenses

-- Veiller à contrôler et mettre à jour les programmes de lutte anti-corruption

-- Les contrôles du fonctionnement et du respect des procédures de dévolution des marchés

En étant réguliers, ces contrôles vont contribuer à diminuer le sentiment d'impunité qui pourrait conduire les moins intègres à mal se conduire. Toutefois, si ces contrôles sont utiles, ils peuvent s'avérer insuffisants. En effet, les contrôles internes ne permettent pas de détecter toutes les fraudes, les membres d'une entreprise peuvent s'être habitués à ces contrôles habituels et avoir décelé leurs failles. Raison pour laquelle des contrôles extérieurs peuvent être intéressants. Des contrôles effectués de manière inopinée par des entreprises spécialisées vont non seulement contribuer à diminuer le sentiment d'impunité mais vont aussi permettre de détecter des fraudes qui avaient pu jusque lors demeurer invisibles.

125 La 13è^me étude mondiale sur la Fraude « Overcoming compliance fatigue: reinforcing the commitment to ethical growth » de juin 2014 menée par EY (Ernst Young)

126 Association Transparency International. (2011). Principe de conduite des affaires pour contrer la corruption

237.

94

L'éthique et la réputation d'une entreprise. Outre la lutte contre la fraude, la mise en place d'une charte anti-corruption peut être présentée comme un avantage concurrentiel par les entreprises. Reprendre les grands principes de lutte anti-corruption prônés par les conventions internationales et les appliquer au sein de sa structure permet à toute entreprise de véhiculer une meilleure image auprès de ses partenaires. A condition que les directions achats et communication travaillent de concert afin de mettre en avant la politique d'éthique mise en place. En outre, de plus en plus d'entreprises d'une certaine taille imposent à leurs fournisseurs qu'ils apportent la preuve qu'ils ont mis en place des systèmes anticorruption efficaces¹²⁷.

238. Au delà de l'organisation du service et de la promotion de l'éthique, l'entreprise a d'autres possibilités pour lutter contre la corruption privée. L'entreprise doit se donner les moyens de détecter toute fraude qui se déroule ou se serait déroulée en son sein.