II. Les grandes étapes de l'analyse de
l'absentéisme
A) Recueillir les données
C'est une étape dont on ne doit pas sous-estimer
l'importance. En général, les données sur le personnel
sont centralisées dans les logiciels de gestion du personnel,
articulés sur le système de paie. L'accès à ces
données par l'encadrement de proximité n'est pas toujours
évident. En l'absence d'outils informatiques d'extraction des
données, il faudra le plus souvent, soit s'adresser au service
Ressources Humaines de l'entreprise, soit directement au service informatique.
L'objectif est alors de rassembler le plus possible d'informations sous la
forme d'une base de données manipulables avec un tableur ou un outil de
gestion de fichiers, pour les traiter librement et opérer des
croisements significatifs.
On pourra, par exemple, reprendre les données qui sont
saisies pour la paie : nombre de jours d'absence, types d'absences, etc.,
puis tenter de les compléter par des données issues du fichier du
personnel (rendu anonyme si nécessaire), comme l'âge,
l'ancienneté, etc.
Mais attention ! Il faut tenir compte du processus de
production des données : pourquoi et pour qui ont-elles
été produites, d'où sont-elles extraites ? Les
données doivent être vérifiées : il s'agit
d'abord de valider les chiffres. Et ne pas oublier que les données
tirées de sources diverses peuvent ne pas être cohérentes
entre elles : périodes différentes, catégorisation
des natures d'absences ne correspondant pas, etc.
B) Construire des indicateurs
Il convient ensuite de construire des indicateurs pertinents,
adaptés à la situation locale.
Pour ce faire, il faut tout d'abord pouvoir disposer du
fichier du personnel, car celui-ci contient toutes les informations de base qui
serviront à différents types de croissements. Mais le plus
souvent, le fichier du personnel ne suffit pas car il ne contient pas toujours
les données sur les absences et les accidents du travail.
En effet, l'analyse de l'absentéisme à partir de
données statistiques impose d'avoir dans une même base de
données : l'âge (ou date de naissance),
l'ancienneté(ou la date d'entrée) ; la fonction ou le
métier, le type d'absence, le nombre de jours d'absence, le nombre
d'arrêts, la durée de chaque absence, etc. c'est la
présence concomitante de toutes ces informations qui permet les
croissements dont nous parlons ci-après.
De plus, l'ensemble de ces données doit être
disponible sur la ou les période(s) précédentes pour
pouvoir en tirer des indicateurs sur leur évolution (l'analyse des
tendances est très importante).
Pour être plus précis et en mesure de poser un
diagnostic, faire un suivi et préparer un plan d'action, il nous semble
indispensable de pouvoir produire les indicateurs suivants :
§ Taux
d'absentéisme « net » ou
dit « compressible » en fonction des critères
retenus ou numérateur.
Il s'agit ici de repérer l'absentéisme sur
lequel on peut espérer pouvoir agir, c'est-à-dire sans inclure
nécessairement les absences correspondant aux droits sociaux
(maternité/ paternité, formation, activités syndicales,
etc.).
§ Distinction des taux calculés en fonction de la
durée des absences (moins de 3 jours, entre 3 et 10 jours, plus de 10
jours, etc.)
La durée et la fréquence des absences
constituent des données indispensables pour une analyse plus
poussée de l'absentéisme dans l'entreprise.
§ Taux d'absentéisme avec et sans les longues
maladies
Isoler les longues maladies permet de distinguer
l'absentéisme lié notamment au vieillissement, de
l'absentéisme pour d'autres raisons : l'analyse montre que la
durée des absences est souvent corrélée avec
l'âge.
§ Taux d'absentéisme pour maladie
« ordinaire » et pour les accidents du travail
Distinguer les absences pour accident du travail permet de
mettre en évidence les facteurs d'hygiène et de
sécurité dans l'analyse de l'absentéisme.
§ Distinction des taux par genre
Disposer des taux pour les hommes et pour les femmes permet de
mettre en évidence certaines causes spécifiques à la
répartition par genre de la population professionnelle et d'en
déduire des politiques correctrices appropriées.
§ Fréquence ou taux de récurrence des
absences, si possible ventilés par service ou par fonction
Le nombre des absences, indépendamment de leur
durée, est une donnée essentielle pour caractériser
certains types d'absentéismes. Pour une même durée
d'absence, l'existence d'un fonctionnement en plusieurs petites absences ou au
contraire la constatation d'une seule absence de longue durée peut
donner lieu à des interprétations différentes.
§ Nombre de salariés absents simultanément
(en ratio)
Cette donnée renseigne sur l'aspect collectif de
certaines absences. Localisées dans un secteur donné de
l'organisation, un grand nombre d'absences simultanées peut être
un signe de mauvaises conditions de travail, ou de désengagement du
travail.
Cette liste d'indicateurs n'est pas exhaustive et pourra
être complétée en fonction des réalités
locales.
Il est essentiel de disposer de ces données pour
comprendre les causes de l'absentéisme. De plus, si on dispose des
données historiques, il est possible de développer un bon outil
pour apprécier les tendances.
Mais, pour précieux et indispensables qu'ils soient,
ces indicateurs ne constituent que le socle de l'analyse. Ils produiront des
enseignements riches et intéressants si l'on procède à des
croisements pertinents : c'est l'un des objectifs de la construction de
tableaux de bord de l'absentéisme.
| 
