II.3. SERVICE ADMINISTRATF ET
FINANCIER
Animé par un Chef de Service (SAF) et secondé
par un Adjoint (SAFA), ce Service s'occupe essentiellement de la coordination
des activités administratives et financières de l'Agence.
Il gère 5 Bureaux, à savoir :
a. Bureau administratif
Ce Bureau a comme rôle de :
- Surveiller le personnel (présences, tenues,
présentation, arrivée, départ et absence) et les
conditions d'hygiène au lieu du travail,
- Vérifier le motif de dépenses s'il est
conforme à la convention collective de l'OCC. C'est pourquoi le Chef de
Bureau appose sa signature sur le bon d'engagement des Dépenses.
- Etablir les bons de commande,
- Gérer les stocks des imprimés, fournitures de
Bureau et des matériels,
- Gérer le secteur médico-social,
- Préparer les éléments de paie,
- Gérer les dossiers administratifs des Agents,
La méthode utilisée pour la gestion des stocks
est first in first out pour les imprimés de valeur ayant des
numérotations ou pour les matières périssables. Pour les
autres fournitures, aucune méthode n'est suivie
b. Bureau trésorerie
Le Bureau est animé par un Chef de Bureau et comprend
trois activités, à savoir :
- La caisse,
- Les banques, et
- Le recouvrement
Le Chef de Bureau s'occupe essentiellement de :
- L'élaboration, suivi, exécution et
expédition du planning de trésorerie chaque le 25 du mois,
- L'élaboration journalière de la situation
financière (caisse et banques) et sa transmission chaque jour à
Kinshasa et à Goma,
- L'élaboration de la proposition de dépense
à soumettre au SAF et au CA,
- La gestion des réquisitions et factures en attente de
paiement,
- de la centralisation des journaux de caisse et banques
chaque mois.
- la supervision des travaux du caissier, du chargé des
banques et du recouvrement.
La Caisse
L'OCC/Butembo fonctionne avec la caisse centrale dans l'Agence
et les caisses auxiliaires dans les postes d'exploitation (Poste de Beni, de
Kyavinyonge, de Kisaka, et de Taliya).
Le rôle du caissier est d'encaisser les recettes
moyennant un reçu de caisse (R/C) annexé à la facture
comptant ou à terme (document qui génère les recettes
à l'OCC) et de décaisser des fonds sur base du Bon de caisse
annexé au BED (document qui autorise la dépense à l'OCC).
Toute fois, la seule dépense autorisée au niveau
des caisses auxiliaires est le transfert vers la caisse centrale (compte
590003) ou des versements bancaires (compte 590001).
Signalons ici que le BED doit être signé par le
BAD, le Bureau Budget, le SAF et le CA. Le caissier doit vérifier les
annexes à ce BED et faire acquitter le bénéficiaire qui
est obligé d'indiquer clairement son adresse et son nom.
A la fin de la journée, le caissier doit produire un
journal de caisse, qui est en fait le mouvement d'entrée et de sortie
des fonds (livre de caisse) en vue de dégager un solde.
Les banques
L'OCC/Butembo fonctionne dans chaque banque avec deux
catégories des comptes, à savoir :
- Le compte production,
- Le compte fonctionnement.
Les comptes production sont ceux qui reçoivent la
production vendue. Ils sont gérés par la Délégation
générale à Kinshasa. Tandis que, les comptes
fonctionnement sont ceux qui sont gérés par la direction de
l'Agence dont les cosignataires sont le CA, CAA, le SAF et le SAFA (deux
signatures dont au moins celle du CA ou CAA). Ce compte reçoit les fonds
à partir du compte production sur l'ordre de paiement (OP) à la
banque par la délégation générale.
Le chargé des banques enregistre dans son livre de
banque, les différents mouvements des fonds en vue de produire un solde
à la fin de chaque journée.
Le
recouvrement
Le chargé du recouvrement reçoit les factures
comptant ou à terme du préposé de la facturation. Il remet
l'original au client, une copie à la caisse ou à la banque et
une autre copie dans son classement. Il fait le suivi auprès du client
pour le recouvrement proprement dit.
A la fin du mois, il produit le rapport de recouvrement en vue
de constater les créances de l'OCC.
Certains documents que nous avons manipulés pendant
notre stage sont en annexe.
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