III.1.7. Chefs de
Département
En termes de gestion financière, les Chefs de
Département sont chargés de ce qui suit:
Ø faire des plans de travail annuel et trimestriel et
des réquisitions financières à temps et ces
réquisitions.
Ø Contrôler les lignes budgétaires de son
service et tenir un "registre" de tous les travaux, biens et services
reçus par son département.
Ø identifie et déclare au Secrétaire
Exécutif les domaines à considérer par le Comité
d'attribution des marchés en prenant soin de vérifier que les
biens dont l'approvisionnement est sollicité sont prévus dans le
budget.
Ø orientations techniques au comité
d'évaluation du Comité d'attribution des marchés.
Ø Assurer la garde de tout le patrimoine du
département placé sous sa responsabilité et veiller
à la gestion adéquate des fonds du département.
Ø Initier les ré-affectations budgétaires
concernant son département. Le chef de Département est
assisté par le Comptable dans l'identification des articles pertinents
qui peuvent être réaffectés.
III.1.8. Comptable
La loi exige que le comptable du District soit responsable du
budget et des dépenses et il assume par conséquent les fonctions
suivantes:
Ø Fournir des orientations à l'équipe de
suivi du budget
Ø S'assurer de la stricte conformité aux
prévisions budgétaires au moment de l'exécution du
budget.
Ø Faire des propositions pour la ré-affectation
des virements et les estimations supplémentaires au Secrétaire
chargé des Finances qui les soumettra au Comité
Exécutif.
Ø Conserver les données sur les sources de
revenus.
Ø Tenir quotidiennement les opérations
comptables du District ou Ville.
Ø Conserver la liste des soumissionnaires
agréés par le Comité d'attribution des marchés.
Ø Conserver en lieu sûr le carnet de Bons de
Commandes et veiller à ce qu'il ne soit délivré que sur
demande du chef de Département et avec l'autorisation du
Secrétaire Exécutif.
Ø S'assurer que les engagements résultant de
Bons de Commandes se reflètent dans la comptabilité du District
ou Ville.
Ø Faire en sorte que les procédures soient
strictement respectées et s'assurer que les bordereaux de paiement sont
dûment remplis avec les signatures et les annexes acquises.
III.1.9. L'Audit Interne
L'Audit interne est un mécanisme de contrôle qui
vise à s'assurer de l'efficacité, de l'efficience, de
l'économie et de l'équité dans la gestion des ressources
pour en maximiser l'utilisation et le rendement.
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