II.2.10. Systèmes comptables.
On entend par système comptables « tout
ensemble organisé des registres ou documents permettant l'inscription
chronologique, analytique et synthétique des faits dès que la
comptabilité en a pris connaissance » BARUANI KUMBAKISAKA
cité par KIBONDO (2004 : 18).
Les systèmes comptables usuellement appliqués
sont différents les uns des autres selon l'importance qu'on leur
accorde :
- soit à l'inscription chronologique : elle se
fait dans un document appelé « journal » qui permet
de retrouver les opérations dans l'ordre analytique : elle se fait
dans les comptes particuliers qui servent à détailler certains
comptes collectifs du grand livre, exemple comptes clients, marchandises, et
caisse.
- Soit à l'inscription synthétique : elle
se fait dans le compte du grand livre.
En somme, la loi n'impose pas l'adoption d'un système
comptable bien déterminé, elle laisse à l'entreprise le
soin de fixer elle-même son choix.
C'est le rôle du comptable de choisir, en accord avec la
direction, le système qui s'adapter le mieux à l'organisation
interne de l'entreprise, à son importance, aux genres d'affaires
traitées, compte tenu des moyens dont elle dispose.
Les principaux systèmes comptables sont les
suivants GUIZARD et PEROCHON (1961 : 144-198)
- le système de base du journal unique avec grand
livre ;
- le système du journal avec grand livre et livres
auxiliaires ;
- le système de centralisation périodique
à journaux multiples ;
- le système journal grand livre ;
- le système à décalque sur fiche
1. Système de base du journal unique avec grand
livre.
Ce système convient aux entreprises de petites tailles
effectuant des opérations peu nombreuses et ne comportant que
l'ouverture de quelques comptes. Dans ce système, on utilise
pratiquement certains livres auxiliaires simplifiés, tels que caisse,
banque, facturiers d'entrée et de sortie, ect. Dont le schéma
ci-après :
Pièces justificatives
Journal
Grand livre
Bilan
Balance de variation
Classification des pièces justificatives
2. Système du journal unique grand livre et
livre auxiliaire.
Dans ce cas, au cours d'une journée, les pièces
justificatives sont inscrites dans les livres auxiliaires ou facturier de
sortie, effets à recevoir, effet à payer, des opérations
diverses ect. C'est d'après ces livres, convenablement ventilé,
que le comptable passe à la fin de chaque journée, les articles
récapitulatifs au journal. Ce système s'avère absolument
indispensable aux petites et moyennes entreprises possèdent les services
organisés.
Par ailleurs, ce système permet la division du travail
comptable, car plusieurs employés peuvent tenir séparément
les livres auxiliaires.
Lorsque les opérations à enregistrer sont
nombreuses dans le but de répartir les tâches, on ouvre plusieurs
journaux permettant d'enregistrer chacun une catégorie
particulière d'opérations.
On obtient alors :
- un journal de caisse où opérations ne seront
enregistrées qu'après avoir ouvert un « brouillard de
caisse » « rapport de caisse ». Il y aura
autant de journaux de caisse qu'il a de caisse (caisse principale, caisse
auxiliaire A, B,...) ;
- un journal de banque où les opérations n'y
seront inscrites qu'après en terme du « carnet de
position » qui permet un suivi quotidien de la trésorerie de
la petite et moyenne entreprise afin de ne pas émettre de chèque
sans provision, sans l'autorisation de la banque. Il y aura autant de journaux
de banque qu'il y a des comptes ouverts dans les banques ;
- un journal de vente qui enregistre dans l'ordre
chronologique les factures et les avoirs destinés aux clients. Il
s'agit de vente à crédit ;
- un journal des achats enregistrant dans l'ordre
chronologique les factures et les avoirs provenant des fournisseurs de
l'entreprise. L'enregistrement des factures au journal des achats englobe
aussi bien les achats de biens que des services ;
- un journal des opérations diverses qui enregistre les
opérations qui se répètent le mois lesquels n'ont pas
été saisis dans les journaux précédents. Ainsi, on
ouvrira :
. Un journal des chèques émis ;
. Un journal des chèques reçus ;
. Un journal des chèques remis à
l'encaissement ; ect.
D'autres opérations, compte tenu du fait qu'elles ne
s'effectuent qu'une fois le mois ou à la fin de l'année, elles
s'enregistrent dans les journaux opérations diverses. Pendant le mois,
il s'agit des opérations relatives :
- à la saisie de la rémunération
(état de paie) ;
- à l'enregistrement des charges sociales
(déclaration INSS et INPP) ;
- à la cession d'immobilisation.
A la fin de l'année, ce sont les écritures
d'amortissements, de réévaluation des immobilisations, de
constatation des provisions, de régularisation des charges et des
produits.
C'est cette multiplicité des journaux qui souvent
conduit à créer plusieurs postes de travail au sein du service
comptable. Ainsi on peut avoir les postes ci-après :
- un caissier ;
- un comptable, chargé d'enregistrer les
opérations de caisse et banque ;
- un chef comptable qui coordonne tous les travaux comptables
et qui est chargé d'enregistrer les opérations dans les ordres de
débit et de confectionner les états financiers.
3. Système de centralisation périodique
avec journaux auxiliaires.
Ce système fonctionne de la manière que le
précédent, mais les livres auxiliaires sont remplacés par
des journaux auxiliaires répondant aux prescriptions légales
auxquelles est un journal centralisateur.
Les opérations inscrites au jour le jour dans les
journaux auxiliaires. A la fin de la période choisie pour la
centralisation (généralement à la fin du mois). Les
additions sont ainsi arrêtées dans les journaux auxiliaires et les
opérations sont passées sous forme d'articles globaux au journal
centralisateur.
Le journal centralisateur ne reprend donc plus le
détail complet quotidien des opérations comme dans le
système précédent ; il en résulte un gain de
temps appréciable et une simplification considérable des
écritures.
Ce système présente aussi l'avantage de
permettre une meilleure répartition du travail, chaque service tenant
son journal analytique, le service central de comptabilité se bornant
à établir le journal synthétique en fin du mois.
Ce procédé compte donc en fait deux
comptabilités KIBONDO (2007 : 75) :
- une comptabilité dite analytique qui est tenue
quotidiennement et enregistre des opérations par différents
services dans les journaux auxiliaires. Les écritures concernant les
comptes clients et fournisseurs ont porté au grand livre afin de
connaître leur situation à tout moment.
- Une comptabilité dite synthétique, tenue
mensuellement. Elle permet l'enregistrement des écritures des journaux
auxiliaires au journal centralisateur par des articles collectifs, ensuite la
transmission des écritures dans les comptes généraux du
grand livre. Ce système peu être appliqué à toute
entreprise, quelle que soit sa nature.
4. Système du journal grand livre.
Ce système est aussi appelé
« méthode américaine » quoi que
inventée par un français EDMOND DEGRANGES en 1975. Cette
méthode consiste à placer à droite de deux colonnes
habituelles (débit) du journal, une série de colonnes doubles
(débit et crédit) réservée aux comptes qui sont
régulièrement mouvementés.
Toute écriture portée au journal (partie gauche
de la page) est immédiatement transcrites par un simple transfert des
sommes dans les colonnes du grand livre (partie droite de la page) sans
répétition des dates, libellé, numéro des
documents.
Le contrôle (égalité journal grand livre)
peut se faire en bas de chaque page , une fois faites les additions de diverses
colonnes, on obtient ainsi une balance partielle, balance qui se trouve
périodiquement complétée par celle des comptes du grand
livre.
5. Système à décalque sur fiche.
Dans les méthodes, précédentes,
l'inconvénient consiste dans le travail fastidieux qu'occasionne le
transfert, soit du journal unique, soit des journaux multiples des
écritures aux comptes généraux et aux comptes
particuliers.
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