Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

I.2. Le fonds à informatiser

L'objectif principal du projet étant de créer un portail documentaire afin de

diffuser en ligne le dépôt institutionnel de l'ENS et d'y faciliter son accès, la question du choix du fonds à informatiser ne se pose plus. Le DI qui renvoie à la réalité des archives institutionnelles, nous orientera vers la section de la presse scientifique.

Une archive institutionnelle a pour objectif de centraliser des documents issus de la production intellectuelle des différentes communautés de recherche et d'enseignement d'une institution ou d'un établissement (université, organisme de recherche, laboratoire, etc.). Elle s'inscrit dans le mouvement du libre accès (Open Access) de l'information scientifique et assure la validité, la visibilité et la pérennité des écrits produits par un établissement de recherche et/ou d'enseignement.

Par conséquent, toute la presse scientifique constituée des thèses, mémoires, rapports de stage, dossiers pédagogiques et articles produits ou acquis et que le service Information et Documentation à la charge de gérer, constituent l'entrepôt ou le DI de l'ENS.

Ce premier volet qui consiste à informatiser une section du fonds documentaire, nous permettra d'élaborer le catalogue en ligne (OPAC) des archives institutionnelles de l'ENS.

Ce fonds est estimé à quatre mille quatre cent vingt deux (4422) documents.

I.3. Le traitement documentaire

L'activité de description du contenant (catalogage) et du contenu (indexation)

des documents se situe à l'étape du traitement documentaire dans les dix (10) opérations de la chaîne documentaire.

Pour ce qui nous concerne, le traitement « représente ici l'ensemble des opérations effectuées pour la transformation ou mise en forme, la mise en mémoire et la restitution selon les besoins des informations contenues dans les documents collectées ».^38(*)

Combinant à la fois le catalogage et l'analyse documentaire^39(*), le traitement informatisé des archives institutionnelles de l'ENS se fera selon le format UNIMARC et proposera également aux utilisateurs, des notices bibliographiques en format ISBD.

En définitive, le traitement documentaire permet de créer des notices bibliographiques et de les lier à un ou plusieurs exemplaires afin de faciliter la recherche documentaire à partir de l'un de ses champs.

I.4. Diffusion de l'information

La diffusion de l'information documentaire est la raison fondamentale d'exister d'un SID dans son environnement. C'est à cette étape de la chaine documentaire que l'utilisateur entre véritablement en contact avec l'institution pour la satisfaction de son besoin documentaire.

La diffusion de l'information documentaire au sein du portail du service Information Documentation se fera d'une façon "sélective". La sélection se fera tant au niveau des utilisateurs que du fonds à diffuser (presse scientifique).

Au niveau utilisateur : Elle consistera à diffuser via un OPAC, tout le catalogue du dépôt institutionnel du service Information et Documentation en offrant une variété de prestations à tous les utilisateurs réels.

En d'autres termes, seuls les utilisateurs réels auront accès à toutes les prestations (réservation, prêts, commentaire, consultation et téléchargement de ressources électroniques, ...) et toutes les publications diffusées quelle que soit leur nature et leur date de publication, à partir de leur compte d'utilisateur. Ils auront la possibilité d'accéder aux documents électroniques en ligne par simple téléchargement ou faire des réservations de prêts de documents non encore acquis sous format électronique.

Au niveau du fonds documentaire : Les usagers ordinaires du portail documentaire n'auront accès gratuitement qu'à une partie du DI en ligne, c'est-à-dire, les thèses, projets de thèses, mémoires et communications ayant excédés une période de dix (10) ans de publication ; et ce, en raison du respect du droit de la propriété intellectuelle dans le principe du partage des ressources scientifiques.

Seuls les usagers réels (les inscrits) bénéficieront de l'exclusivité de toutes les publications disponibles.

* ³⁸ Jacques CHAUMIER. Les techniques documentaires. PUF

* ³⁹ Opération ou ensemble d'opérations visant à représenter le contenu d'un document sous une forme différente de sa forme originelle afin d'en faciliter la consultation ou le repérage dans un stade ultérieur.