Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

Troisième partie :

ORIENTATIONS ET PLANNIFICATION DE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET

La troisième partie de cette étude traitera des orientations et de la planification de la mise en oeuvre du projet. D'une première approche, il s'agit de ressortir dans un cadre organisationnel et fonctionnel, les moyens à déployer et l'organisation des activités clefs pour la réalisation du portail du DI.

Comme indiqué en amont, il s'agit d'un projet qui sera réalisé pour le compte du Service Information et Documentation. A cet effet, des dispositions institutionnelles ont été déjà prises et ont suscité la création d'une cellule bibliothèque virtuelle.

Ainsi, cette partie s'organisera autour de trois (3) grands chapitres.

Le premier chapitre présentera le cahier des charges qui fera la description détaillée du projet.

Le second chapitre proposera une planification de la mise en oeuvre du projet en évaluant le temps d'exécution à travers un chronogramme d'exécution des actions et un planning d'intervention des différents acteurs.

Le troisième chapitre se fera fort d'élaborer un tableau de bord pour le suivi-évaluation du projet et de présenter un budget prévisionnel du projet.

Chapitre 1 : CAHIER DES CHARGES

« La rédaction d'un cahier des charges va permettre de décrire précisément la situation et les besoins du centre qui désire s'informatiser »^36(*).

Un cahier des charges est un document de référence qui dicte la conduite d'un projet en formalisant les objectifs et les contraintes.

Par conséquent, la réalisation d'un portail documentaire, à l'état de projet, nécessite la conception et le suivi d'un cahier des charges qui décrira spécifiquement l'organisation structurée dudit portail.

Ainsi, il nous a d'abord permis d'identifier les besoins spécifiques pour la réalisation du projet, ensuite de dégager les exigences techniques au niveau informatique et enfin, faire éventuellement des propositions l'animation et la promotion du portail documentaire.

I. CONTEXTE DOCUMENTAIRE DE REALISTAION DU DI

I.1. Identification des besoins

« Un centre de documentation a pour fonction essentielle de fournir l'information à des clients appelés : utilisateurs »^37(*).

Cette mission fondamentale du Centre de Documentation et d'Information rejoint en effet tout SID et implique deux (2) entités majeures :

- la matière informationnelle (le fonds documentaire) et

- ceux à qui ce fonds est destiné (les utilisateurs).

Le projet de création du portail documentaire qui reste avant tout un projet d'informatisation, concernera une partie du fonds documentaire (presse scientifique) et prendra en compte tous les utilisateurs réels.

L'informatisation d'un système d'Information documentaire, bien qu'étant une tâche fastidieuse, occasionne des gains de productivité et surtout une amélioration de la qualité de la gestion (prêts, statistiques, recherche documentaire, lettres de rappel, rapports d'activités, dépouillement de périodiques, etc.)

L'informatisation du Service concernera le fonds de la documentation grise (la presse scientifique qui constitue le dépôt institutionnel) et le système des prêts de documents aux usagers réels.

* ³⁶ MONCHAU, N. Informatiser sa documentation. IBISCUS. PP.21

* ³⁷ Idem. PP. 33