La singularité d'une mission d'audit est qu'elle se
découpe en périodes précises et identifiables, et qui sont
toujours les mémes. Au préalable, précisons ce qu'il faut
entendre par « mission d'audit interne ».
DÉFINITION DE LA MISSION
Mission, du latin mittere : envoyer, nous indique le Petit
Larousse qui précise : « Fonction temporaire et
déterminée dont un gouvernement charge un agent spécial..,
par exemple : ce que l'on est chargé d'accomplir dans l'intention de
Dieu ou d'après la nature des choses ». On se gardera bien
d'extrapoler à partir de cette définition et de qualifier de
« divins » les travaux des auditeurs.
Toutefois... on peut faire un parallèle audacieux avec la
direction de l'entreprise ou de l'organisation et affirmer que la Mission de
l'auditeur est bien ce travail « temporaire » qu'il sera «
chargé d'accomplir dans l'intention... de la direction
générale ». Travail « temporaire » car le travail
permanent de l'auditeur interne n'est constitué que par une succession,
en principe ininterrompue de missions diverses.
Ces dernières sont à apprécier selon deux
critères : le champ d'application et la durée.
Le champ d'application d'une mission d'audit peut varier de
façon significative en fonction de deux éléments : l'objet
et la fonction.
a. L'objet
Va permettre de distinguer les missions spécifiques des
missions générales ou thématiques.
· Ou bien, cas le plus fréquent, on a affaire
à une mission spécifique, c'est-à- dire portant sur un
point précis en un lieu déterminé. Ainsi en est-il si la
mission a pour objet « l'audit du magasin de l'usine de Valenciennes
» ou encore « l'audit des ventes du secteur Maine-Anjou » ou
encore « l'audit de la sécurité du siège social
», ou encore « l'audit du centre informatique de la succursale de
Lyon ».
· Par opposition à ces missions «
spécifiques » on peut définir des missions «
générales » qui ne vont connaître aucune limite
géographique. En reprenant les exemples précédents, on
peut illustrer la notion de mission générale avec
« l'audit des magasins » ou encore « l'audit des ventes »
ou encore « l'audit de la sécurité » ou encore «
l'audit des centres informatiques » et ce, partout où dans
l'entreprise il y a un magasin, une activité de vente, une fonction
sécurité ou un centre informatique.
b. La fonction
Autre critère qui peut, bien évidemment, se marier
avec le précédent, on parle alors de missions unifonctionnelles
ou de missions plurifonctionnelles.
· La mission unifonctionnelle, qu'elle soit
spécifique ou générale, ne va concerner qu'une seule
fonction. Par habitude, on réserve ce terme aux missions «
générales », mais on perçoit bien qu'il n'y a
là aucune exigence logique : l'audit du magasin de l'usine de
Valenciennes, ou l'audit des magasins sont toutes les deux des missions
unifonctionnelles car ne concernant que la fonction « gestion des magasins
». Il en sera de méme pour « l'audit des achats » ou
« l'audit de la sécurité » ou « l'audit du
recrutement ».
· La mission plurifonctionnelle, celle où l'auditeur
est concerné par plusieurs fonctions au cours d'une méme mission,
se rencontre en général dans deux cas :
- Le premier cas, et le plus courant, est celui des filiales.
Lorsque les auditeurs internes se déplacent pour aller auditer une
filiale, en France ou à l'étranger, ils auditent en
général tout ou partie des activités de la filiale sans se
limiter à une seule fonction. Ils peuvent ainsi à la fois avoir
une vue de synthèse sur la société et une
appréciation globale sur la qualité de sa gestion. Cette approche
n'est en général pas retenue pour les filiales de grande
importance, sauf à faire une mission longue (second critère qui
sera examiné au paragraphe suivant). Cette approche plurifonctionnelle
de la filiale s'applique également et pour les mêmes raisons, aux
usines d'une certaine importance. Dans un cas comme dans l'autre, les
frontières entre l'approche unifonctionnelle et l'approche
plurifonctionnelle ne sont pas strictes : tout est affaire de pratique,
d'habitude... et de culture !
- Le second cas, en dehors des filiales et usines, dans lequel
on trouve très souvent une approche multifonctionnelle, est celui des
audits informatiques : auditer les systèmes informatiques d'un secteur,
d'une filiale ou d'une usine n'a en général que les apparences
d'une approche unifonctionnelle (l'informatique), car les systèmes
informatiques en question vont bien évidemment couvrir et concerner
plusieurs fonctions.
Par contre, on évite cette qualification lorsque la
mission est définie comme l'audit d'un système informatique
particulier et spécifique.
Ce critère de distinction n'est pas seulement de pur
intérét pédagogique ou logique : il entraîne des
conséquences pratiques importantes au plan de l'organisation du service
d'audit lui-même. Nous aurons l'occasion d'aborder ce problème
dans la quatrième partie, mais notons dès à présent
que la pratique d'audits multifonctionnels exige une certaine
pluridisciplinarité au sein de l'équipe d'audit interne.
En sus du champ d'application, la durée de la mission est
également un critère intéressant à
apprécier.
c. La durée
C'est une question habituelle de la part des étudiants :
« quelle est la durée d'une mission d'audit ? » À cette
question, il n'y a pas de réponse, ou plutôt il y a une
infinité de réponses, ce qui revient au méme. Une mission
d'audit peut durer dix jours ou dix semaines, il n'y a pas de règle en
la matière et tout est fonction de l'importance du sujet à
auditer.
Il faut préciser que lorsqu'on parle de dix jours ou
de dix semaines, l'instrument de mesure est ici insuffisant. Il faut
également retenir dans le calcul le nombre d'auditeurs affectés
à la mission. Selon le niveau de détail auquel sont tenues les
statistiques, on s'exprime donc en heures/auditeur, ou en
jours/auditeurs, ou en semaines/auditeurs.
Pour illustrer le propos, on dira qu'un auditeur durant dix
semaines représente une durée de mission identique à celle
de dix auditeurs durant une semaine. Par simplification lorsqu'on parle de
missions de deux semaines ou de quatre semaines, il faut lire « pour un
auditeur au travail », la durée réelle de la mission
étant à diviser par deux s'il y a deux auditeurs, par trois s'il
y en a trois, etc.
A partir de cette observation, on peut distinguer les missions
« courtes » (inférieures ou égales à quatre
semaines) et les missions longues (plus d'un mois).
Outre les conséquences de la durée sur
l'organisation de la mission, sa logistique et son budget, la longueur a
également des conséquences méthodologiques.
· Les missions longues sont des missions dans lesquelles on
déroule tout le processus méthodologique de l'audit interne ; on
utilise une quantité et une diversité importante d'outils
d'audit, on constitue des dossiers volumineux et documentés et on
conclut par un rapport d'audit riche en recommandations nombreuses et
constructives.
En d'autres termes, la mission longue est la parfaite
illustration de la méthodologie d'audit appliquée par
l'équipe d'audit interne en charge de la mission. Il en va tout
autrement d'une mission « courte ».
· La mission courte, en effet, exige une condensation
des actions pour parvenir au résultat. Cette condensation est d'autant
plus naturelle que, si la mission est courte, c'est en général
qu'elle est simple, que le thème en est bien connu des auditeurs et que
les investigations à réaliser sont peu nombreuses.
Dans la plupart des cas, le rapport d'audit en résultant
est bref, ce qui ne veut pas dire que les questions soulevées sont sans
importance.
Mais ce qui veut dire que la méthodologie ci-après
décrite voit sa mise en oeuvre parfois tassée, comprimée,
réduite dans certaines de ses phases sans pour autant être
niée ou écartée. Enfin, à la différence de
la mission longue, la mission courte bénéficie d'une logistique
réduite et d'un budget plus faible. Dans la pratique, la mission courte,
unifonctionnelle et particulière, se rencontre souvent dans le cas de
missions spécifiques, sur un sujet précis,
demandées par la direction générale en
dehors du plan d'audit, parce que l'on souhaite résoudre un
problème urgent et imprévu.
Deux observations restent toutefois communes aux missions
d'audit quelle que soit leur durée :
· Une mission d'audit n'est jamais à l'avance
cataloguée « courte » ou « longue » ne varietur.
Bien évidemment, il y a une prévision de durée,
exigée par la planification et la nécessité d'une
estimation budgétaire. Mais l'auditeur n'arrête jamais une mission
non achevée au motif qu'il a atteint le délai prévu, pas
plus qu'il ne poursuit une mission terminée pour le simple plaisir de
respecter une prévision trop large. On adapte planning et budget au fur
et à mesure des réalisations mais l'achèvement des
objectifs conditionne seul la durée réelle de la mission.
· La méthodologie, appliquée dans ses
moindres détails ou plus ou moins condensée, est néanmoins
toujours respectée dans ses principes et en particulier dans ses trois
phases fondamentales.
