Selon ses statuts adoptés en avril 2009, l'ABMS trois
organes de gestion : l'Assemblée générale, le Conseil
d'Administration et la Direction exécutive.
L'Assemblée générale
L'Assemblée Générale est l'organe
suprême de l'Association. Elle comprend tous les membres actifs à
jour de leurs cotisations ainsi que les membres d'honneur. Elle se
réunit en session ordinaire tous les deux ans sur convocation du
Président du Conseil d'Administration de l'ABMS et en session
extraordinaire sur convocation du Président du Conseil d'Administration
ou à la demande de 2/3 des membres de l'Assemblée
Générale.
L'Assemblée Générale Ordinaire :
· définit l'orientation générale de
l'ABMS;
· entend le rapport du Président sur la situation de
l'Association ;
· entend les rapports du Conseil d'Administration sur la
situation ;
· financière de l'Association, les activités
et les programmes d'action ;
· donne quitus au Conseil d'Administration pour sa gestion
;
· adopte les statuts;
· élit les membres éligibles du Conseil
d'Administration ;
· délibère sur tous les points inscrits
à l'Ordre du Jour
· élit son président de séance.
L'Assemblée Générale extraordinaire :
· révise et modifie les statuts ;
· se prononce sur la dissolution de l'Association et la
dévolution des biens ;
· examine tout autre point inscrit à l'ordre du
jour.
Le Conseil d'Administration
Composé de six (6) membres, dont trois (3) sont
élus par l'Assemblée générale et les autres
cooptés sur proposition de l'ONG PSI, le Conseil d'Administration est
l'organe de gestion de l'ABMS. Il dispose des pouvoirs les plus étendus
pour administrer l'ABMS. Le mandat des membres élus du Conseil
d'Administration
est de quatre ans; il est renouvelable. Au début de
son mandat, le Conseil d'Administration élit, en son sein, un
Président et un Vice-président, qui sont le Président et
le Vice-président de l'ABMS. Le Président et le
Vice-président doivent être de nationalité Béninoise
et résider au Bénin.
Le Secrétariat du Conseil est assuré par le
Directeur Exécutif de l'ABMS. Le Conseil d'Administration se
réunit obligatoirement une fois par an, sur convocation de son
Président, en session ordinaire. Il se réunit en session
extraordinaire à l'initiative du Président ou à la demande
de 2/3 de ses membres. Le Conseil d'Administration, réuni en session
ordinaire :
· Suit la gestion et l'administration des affaires et des
biens de l'Association;
· Adopte le rapport annuel d'activités et le
programme annuel d'action ;
· Suit la vérification des comptes de l'Association
et la mise en oeuvre des recommandations des audits internes et externes;
· Veille au maintien d'un niveau satisfaisant des
prestations des services ;
· Fixe le taux de cotisations annuelles et des droits
d'adhésion ;
· Statue sur les cas d'admission, de suspension ou
d'exclusion des membres sur proposition du Directeur Exécutif;
· Suit le financement des projets et la recherche des
financements ;
· Reçoit le rapport général du
Président, de gestion du Directeur Exécutif et comptable des
Commissaires aux Comptes ;
· Nomme et révoque le Directeur Exécutif
Adjoint et le responsable des finances, sur proposition du Directeur
Exécutif;
· Adopte le budget annuel ;
· Adopte et modifie le règlement intérieur
;
· Prépare les modifications des statuts ;
· Choisit les commissaires aux comptes après appel
à candidatures ;
· Fixe les taux des différents frais liés au
fonctionnement du Conseil d'Administration et de l'Assemblée
Générale :
· Procède à l'affectation de fonds issus des
activités propres de l'ABMS. Le Conseil d'Administration, réuni
en session extraordinaire statue sur le point inscrit à l'ordre du
jour.
La Direction générale
Placée sous la responsabilité d'un Directeur
Exécutif, proposé par PSI et approuvé par le Conseil
d'Administration, la direction exécutive est l'organe d'exécution
de l'ABMS. Le Directeur exécutif peut être assisté d'un
directeur exécutif adjoint. Le Directeur Exécutif est responsable
de la bonne marche quotidienne de l'activité générale de
l'ABMS, sous l'autorité et contrôle du Conseil d'Administration
à qui il rend compte. A ce titre, il :
· prépare les délibérations du Conseil
d'Administration et exécute ses décisions ;
· assiste avec voix consultative aux réunions du
Conseil d'Administration ;
· met en oeuvre les recommandations des audits internes et
externes;
· gère les biens meubles et immeubles, corporels et
incorporels de l'Association dans le respect de son budget et de son objet
social ;
· prépare le budget dont il est l'ordonnateur,
les états financiers annuels, les programmes d'action qu'il
exécute et les rapports d'activités qu'il soumet au Conseil
d'Administration ;
· recherche les financements ;
· recrute, nomme et licencie le personnel à
l'exception des prérogatives du Conseil d'Administration;
· représente l'association auprès des tiers
;
· assure le maintien des prestations des services à
un niveau satisfaisant ;
· assure l'exécution des projets en
conformité avec les directives des donateurs;
· propose au Conseil d'Administration la création
des sections départementales et régionales ou toute autre
commission de travail ;
· soumet au Conseil d'Administration un organigramme, une
grille des salaires, un manuel de procédure ;
· propose au Conseil d'Administration l'affectation des
fonds issus des activités propres de l'association ;
· assure le secrétariat des réunions du
Conseil d'Administration et de l'Assemblée générale ;
· propose au Conseil d'Administration les cas de suspension
ou d'exclusion des membres;
· assume toutes autres missions en relation avec l'objet de
l'Association que lui donne le Conseil d'Administration.
La Direction exécutive est organisée de la
façon suivante, selon l'organigramme d'Avril 2010 : voir en Annexe 3.
Tel que présenté dans l'organigramme,
l'ABMS/PSI dans sa structuration est subdivisée en départements,
coordinations et services. Les services sont rattachés aux coordinations
qui sont à leur tour rattachées aux départements. On
distingue trois grandes catégories de départements à
savoir les départements fonctionnels, les départements
programmatiques et les départements opérationnels.
Les départements fonctionnels sont au nombre de deux.
Il s'agit de l'Administration et Finances et de l'Achat et Logistique.
L'Administration et Finances s'occupe, conformément aux
procédures et formulaires, de la gestion des ressources humaines
(recrutement, gestion des carrières, formations...); des ressources
financières (paiements, budgétisation et suivi
budgétaire...) tandis que l'approvisionnement en produits du marketing
social, en matériels, en équipements, en fournitures de bureaux
ainsi que la gestion et la maintenance des équipements sont du ressort
de l'Achat et Logistique.
Les départements programmatiques pour ce qui les
concerne, embrassent les domaines d'intervention de l'ABMS/PSI et sont au
nombre de trois. Il s'agit du Département Renforcement Institutionnel,
du Département IST/VIH/SIDA et Santé de la Reproduction
(Planification Familiale) et du Département Santé Maternelle et
Infantile qui s'occupe du paludisme et des maladies diarrhéiques auquel
est rattaché le suivi-évaluation (la Recherche). Les Responsables
de Département ont, pour l'essentiel, un rôle de direction,
contrôle, cadrage et orientation des activités dont
l'exécution effective est assurée par les Coordonnateurs.
Ainsi, le Coordonnateur IST/VIH/SIDA a pour charge de
planifier, d'organiser, de mettre en oeuvre et de suivre les programmes
d'IST/VIH/SIDA de l'ABMS/PSI. Pour ce faire, il travaille en étroite
collaboration avec la Coordination Recherche pour exploiter les
résultats de recherche permettant d'élaborer les
stratégies et les plans d'action pour chaque programme en fonction des
particularités de chaque groupe cible. Il travaille également
avec le Coordonnateur Santé de la Reproduction, les Coordonnateurs du
Département Santé Maternelle et Infantile, pour mettre en oeuvre
des activités transversales là où des effets de synergies
sont nécessaires. Il est en étroite collaboration avec les
Coordonnateurs du Département Marketing et Communication pour la mise
en
oeuvre concertée des activités de chaque
programme afin d'effectuer des changements de comportements mesurables à
travers les études d'impact, des CAP23, des TRaC24
ou des MAP25.
Le Coordonnateur Santé de la Reproduction a pour
mission de planifier, d'organiser, de mettre en oeuvre et de suivre les
programmes de Santé de la Reproduction de ABMS/PSI, y compris (mais non
limité) les projets de promotion de contraceptives hormonales, de
contraceptives naturelles (Cyclebeads), et le Projet ProFam
(franchise sociale de cliniques). Pour ce faire, il travaille en étroite
collaboration avec les autres coordinations.
Le Coordonnateur du paludisme a pour rôle essentiel de
planifier, d'organiser, de mettre en oeuvre et de suivre les programmes de
Paludisme de l'organisation. Il travaille en étroite collaboration avec
les autres coordinations.
Le Coordonnateur Maladies diarrhéiques a pour
rôle essentiel de planifier, d'organiser, de mettre en oeuvre et de
suivre les programmes de prévention et de prise en charge des maladies
diarrhéiques de l'organisation. Il travaille en étroite
collaboration avec les autres coordinations.
La constance au regard de ce qui précède est
que les Département Programmes s'appuient sur la Coordination Recherche
pour la formulation, l'orientation et le suivi de leurs activités et sur
le Département Marketing et Communication pour la mise en oeuvre des
activités.
Section 3 : Le Département
Marketing et Communication et ses ressources humaines
Ce Département est la clé de voûte de
l'ABMS/PSI. Bras opérationnel de l'Organisation, le Département
Marketing et Communication est un département support, de par sa
transversalité, à la mise en oeuvre des activités
planifiées par les Programmes. Le Responsable Marketing et Communication
s'occupe des activités de communication, distribution et promotion en
fonction des orientations et des priorités de chaque secteur
d'intervention de ABMS/PSI à savoir : la Santé Maternelle et
Infantile, la Santé de la Reproduction et la
23 Connaissance Attitude Pratique
24 Tracking Result Continuously
25 Mesure de l'Accès et de la Performance
prévention du VIH/Sida. Il doit s'assurer que toutes
les interventions de marketing social et de communication menées par
l'organisation reposent sur des données de recherche (évidence de
recherche) permettant de mieux les cibler. Pour développer les
stratégies appropriées, le Responsable Marketing et Communication
supervise directement une équipe répartie en quatre coordinations
: Communication, Activités communautaires et Relations avec les ONG,
Activités de Distribution et de Promotion, et enfin, Relations
Publiques.
La Coordination Communication a pour rôle fondamental
de mettre en oeuvre les activités de communication définie dans
les plans marketing pour l'atteinte des objectifs de vente et de changement de
comportement. Cela à travers la conception des supports
éducationnels et promotionnels (imprimés, spots radio, spot TV),
la planification ainsi que le suivi de leur utilisation correcte sur le terrain
(diffusion, affichage).
Pour faire son travail et atteindre les objectifs qui lui sont
fixés, le coordonnateur communication s'appuie sur une équipe
subdivisée en trois services. Il s'agit du service Production
Thématique qui s'occupe de la rédaction des messages à
décliner sur les supports; du service Multimédia chargé de
la conception graphique des supports imprimés ainsi que du
développement des outils multimédia. Le troisième service,
rattaché aux relations publiques, vient en appui à la
Communication à travers le suivi de la production des supports aussi
bien à l'interne qu'à l'externe et à la gestion des
connaissances ainsi produites (supports, rapports radio, TV, affichage...).
La Coordination Activités communautaires et relations
avec les ONGs s'occupe de la mise en oeuvre et du suivi de toutes les
activités de communication à base communautaire y compris les
contrats avec les partenaires locaux (ONGs, Relais Communautaires, Groupements
Féminins, Comités Locaux de Lutte Contre le
SIDA, etc.) et des activités d'IEC/CIP26
efficace de la ligne verte.
de l'ABMS/PSI ainsi que de la gestion
Le service d'IEC de cette Coordination s'appuie sur les ONGs
locales partenaires pour la mise en oeuvre des activités
d'éducation à travers la communication interpersonnelle, les
causeries débats et les mobilisations sociales. L'Unité de
Vidéo Mobile de cette Coordination organise et anime des séances
de sensibilisation en s'appuyant sur des projections de films et sketchs
éducatifs. Le service de la ligne verte est, en ce qui le concerne,
chargé d'informer et d'orienter
26 IEC/CIP: Information Education Communication/
Communication Interpersonnelle.
les appelants sur les produits et services de santé
des domaines d'intervention de l'ABMS/PSI.
Cependant, c'est à la Coordination Activités de
distribution et promotion que reviennent toutes les activités relatives
à la promotion, à la distribution et à la vente des
produits de l'organisation (Prudence Plus®, Harmonie®,
Equilibre®, OraselZinc®, Super Moustiquaire®, Collier du
Cycle®, Magasine Amour et Vie®, Koool®, etc.) sur l'ensemble du
territoire national. A cet effet, le coordonnateur Distribution-Promotion fixe
les objectifs trimestriels de vente en fonction des objectifs annuels du
programme et développe les stratégies de promotion, de
distribution et de vente en conséquence. Il est également
chargé de développer et de faire respecter la politique des prix
de l'ABMS/PSI pour l'ensemble des produits. Dans ce contexte, il est
responsable du recouvrement des crédits octroyés aux clients et
doit s'assurer de documenter chaque crédit accordé en fonction
des normes et procédures en vigueur à cet effet.
Pour atteindre les objectifs de vente, il s'appuie
quotidiennement sur une équipe de Superviseurs de zone et de
Délégués médicaux ainsi que les Spécialistes
IEC/CIP lors des activités de suivi du réseau de distribution.
Dans ce contexte, il est chargé de faire appliquer par ces derniers :
· les directives relatives à la vente et à la
promotion des produits;
· les consignes concernant l'argumentation technique et
commerciale des Superviseurs de zone et des Délégués
médicaux.
Les Superviseurs de zone sont au nombre de huit
déployés dans les six départements traditionnels dont deux
dans l'Atacora-Donga et deux dans l'Atlantique-Littoral. En tant que
Superviseurs de zone, ils identifient et déterminent les
besoins/problèmes de leur zone et les activités ou mesures
correctives à apporter. Ils collaborent avec les radios partenaires, les
ONGs partenaires, les comités techniques locaux, les grossistes de leur
zone d'intervention pour faire écouler tel ou tel produit ou promouvoir
tel ou tel service de l'ABMS/PSI.
Les Délégués médicaux au nombre
de deux, auparavant salariés de l'organisation sont devenus des
prestataires de services depuis le début de l'année 2010 et
collaborent avec l'ABMS/PSI dans la promotion de ses produits et services de
santé.
Si la Coordination des Activités de Distribution et de
Promotion est chargée de
"vendre" les produits et services de
l'ABMS/PSI, la Coordination des Relations
Publiques, quant à elle, est chargée à
travers des activités de communication internes et externes de "vendre"
l'image de l'organisation en tant qu'institution auprès de ses cibles
(bailleurs et partenaires gouvernementaux). A cet effet, le coordonnateur des
Relations Publiques s'occupe de l'organisation des couvertures
médiatiques, de la publication de la newsletter distribuée aux
partenaires et de la rédaction des rapports annuels. Dans
l'accomplissement de ses tâches, il bénéficie de l'appui du
service de gestion des connaissances auquel revient le volet conception et
animation de la base de données en ligne dénommée Kix
(Knowledge, Information Exhange).
En somme, pour atteindre la cible et passer le message sur
les produits et services de marketing social, l'ABMS/PSI, à travers le
département Marketing et Communication, utilise une stratégie
axée sur la synergie des différentes coordinations. La
Communication, à travers les radios et télévisions, assure
une communication de masse, les Activités communautaires assurent
à travers les acteurs locaux, une sensibilisation plus
personnalisée à l'endroit de la cible et la
Distribution-Promotion, à travers les grossistes et, le réseau
pharmaceutique met les produits/services à la disposition de la cible
ainsi sensibilisée pendant que les Relations Publiques s'activent
à la visibilité de l'institution. En conséquence, à
travers la mise en oeuvre de ces activités, le département
Marketing et Communication en tant que centre de gravité, contribue
à l'atteinte des objectifs de l'ABMS/PSI déclinés en
vision dans le plan stratégique.
