Section 4 : Analyse des faiblesses et
recommandations
Avant de faire l'analyse des points faibles et d'apporter des
recommandations, nous allons essayer de faire la synthèse de toutes les
faiblesses :
Ø de conception, décelées lors de
l'évaluation préliminaire ;
Ø d'application, relevées à l'issue du
test de permanence.
Faiblesses de conception
§ Il n'y a qu'un seul informaticien dans l'entreprise
« ABC » qui s'occupe de tout ce qui est réseau,
informatique ;
§ Cumul des tâches dans le service achat et
comptable chargé des opérations de trésorerie ;
§ Il n'y a pas de procédures écrites pour
les activités de l'entreprise « ABC » en
général et pour les opérations d'achats en
particuliers ;
§ Lors des inventaires physiques, en cas d'écarts
entre le stock physique et le stock comptable, ces écarts ne sont pas
analysés pour en savoir l'origine ;
§ Les factures sont parfois envoyées par fax
Faiblesses d'application
§ le rapprochement facture / BC / BL n'est pas
systématiques
§ L'inexistence d'une sélection fournisseur pour
les achats locaux ;
§ Etablissement des BC sans émission d'une
DA ;
§ Les bons de sortie ne sont pas visés par le chef
du magasin ;
Nous avons remarqué d'après les tests et la
synthèse faits ci-dessus, que les faiblesses sont dues essentiellement
à la conception et à l'application des procédures.
Dans cette dernière section, nous allons essayer de
faire ressortir les risques et de proposer des recommandations à
ceux-là, voire même proposer la perspective de mise en
application.
Ø Recommandations par rapport aux faiblesses de
conception :
I. Existence d'un seul informaticien dans
l'entreprise
L'entreprise « ABC » dont l'effectif est
de 59 employés dispose d'un seul informaticien qui s'occupe de tout ce
qui est informatique. Cela est trop risqué d'autant plus que ce dernier
qui maîtrise mieux que quiconque cette tâche peut avoir un handicap
sérieux ou un empêchement pendant une longue période.
Risque :
- En cas d'indisponibilité de celui-ci, l'entreprise
aura un goulot d'étranglement (problème de blocage), vu qu'il
n'y a pas d'assistant en informatique ;
Recommandations :
L'entreprise devrait recruter en plus du responsable
informatique des assistants qui seront capable de le remplacer en cas d'un
empêchement de sa part.
II. Cumul des tâches incompatibles (voir annexe
N°3)
Toutes les opérations d'achats sont effectuées
par le responsable des achats ; et au niveau de la comptabilité,
celui qui conserve les carnets de chèque, c'est la même personne
qui les établit.
Risque :
- L'entreprise risque de se trouver en difficulté en
cas d'absence de contrôle, et d'autant plus qu'il n'existe pas de
plafonds de dépenses, la personne peut signer un bon de commande non
conforme aux besoins de l'entreprise. Cette dernière est aussi dans une
situation très dangereuse car elle seule engage l'entreprise en signant
les BC et en apposant la mention « bon à payer » sur
la facture ; par conséquent, celle-ci risque de payer des charges
trop lourdes en cas de commandes exagérées.
- La personne qui prépare le chèque ne doit pas
être la même personne qui conserve le carnet de celui-ci ;
sinon il peut y avoir détournement en cas de collusion entre le
comptable et service d'achat.
Recommandations :
La direction générale doit recruter en plus de
la directrice des achats, un directeur adjoint et un assistant pour renforcer
le contrôle dans les opérations d'achats. La personne qui autorise
les BC, ne doit pas être celle qui les établit.
Le BC doit être signé au moins par deux
personnes, le DG et/ou le DAF et le responsable des achats car cela donnera
beaucoup plus de sécurité au niveau du patrimoine de
l'entreprise.
La mention « Bon à payer » doit
être matérialisée par la directrice générale
et/ou le DAF et non la directrice des achats.
Le rapprochement facture/ BC / BL ne doit pas être
effectué par la directrice des achats mais par une autre personne
habilitée à le faire : le DAF par exemple avant de l'envoyer
à la comptabilité pour attendre l'échéance de son
payement.
Le comptable qui s'occupe des opérations de
trésorerie doit préparer le chèque pour payement et ne
doit en aucun cas conserver les carnets de ceux-ci.
III. Absence d'un manuel de
procédures
Cette entreprise ne dispose pas d'un manuel de
procédures qui va permettre de définir clairement les
tâches ; que chacun sache ce qu'il doit faire.
Risque :
- Cumul des tâches incompatibles ;
- Difficulté de remplacer un agent chargé des
achats
- Non atteinte des objectifs de contrôle interne.
Recommandations :
Toutes les activités de cette entreprise et en
particulier les opérations du cycle A / F doivent être
effectuées sur la base de procédures formalisées pour
éviter le cumul; des fonctions incompatibles. Celles-ci doivent
être à la portée de tout le monde pour leur servir de
référentiel pour une compréhension et une exécution
uniformes de leurs activités.
Ce manuel doit être mis à jour
régulièrement pour pouvoir maintenir l'entreprise dans une
dynamique progrès nécessaire à sa survie et à sa
position dans son secteur d'activité.
IV. Non analyse des écarts constatés
entre le stock physique et le stock comptable
En effectuant des travaux d'inventaire chaque année et
parfois inopinés ; cela constitue une force pour l'entreprise, mais
en cas d'écarts constatés entre le stock physique et le stock
comptable, il n'est pas analysé pour en situer son origine.
Risque :
- Il peut y avoir vol de marchandises ;
- Il serait impossible de savoir l'origine cette perte ;
Recommandations :
La direction générale doit prendre toutes les
mesures nécessaires pour qu'il y ait contrôle physique
exhaustif.
Pour cela, tout écart constaté entre le stock
physique et le stock comptable doit être analysé et
régularisé.
V. La facture est envoyée par fax
Le règlement peu parfois être effectué sur
la base d'une facture faxée de la part du fournisseur
étranger.
Risque :
- double comptabilisation
- double payement
Recommandations :
Le paiement doit toujours s'effectuer sur la base d'une
facture original et non une facture faxée. Sinon par erreur ou mauvaise
foi le fournisseur peut faxer la facture et envoyer la même facture
originale mais sous un numéro différent, et l'entreprise risque
de payer les deux factures.
Ø Recommandations par rapport aux faiblesses
d'application :
Il s'agit des forces théoriques détectées
lors de l'évaluation préliminaire mais dans la pratique, elles ne
sont pas appliquées.
I. le rapprochement facture / BC / BL ne sont pas
systématiques
Nous avons remarqué sur les trois factures
sélectionnées pour faire le test de conformité qu'une
seule est précédée par une facture pro forma et qu'il n'y
a eu également qu'une seule facture qui a été
rapprochée entre le BC et le BL
Risque :
- L'entreprise risque d'être surfacturée en cas
de collusion entre la directrice des achats et le fournisseur puisqu'il
n'existe pas systématiquement une facture pro forma.
- Elle risque de comptabiliser plus de ce qu'elle devait en
cas de non-conformité entre la commande et la facture et que
l'information n'est pas remontée au niveau de la comptabilité.
Recommandations :
Le service des achats devrait imposer au fournisseur de
l'envoi d'une facture pro forma pour lui laisser le choix d'apprécier
les conditions figurant sur la pro forma avant l'envoi définitif de la
facture.
La comptabilité devrait effectuer un rapprochement
entre la facture, le BC et le BL avant de passer les écritures
comptables.
II. L'inexistence d'une sélection fournisseur
pour les achats locaux
L'entreprise ne fait pas de sélection des fournisseurs
en ce qui concerne les achats locaux.
Risque :
- Achats fictifs ;
- Surfacturation des articles commandés ;
- Règlement d'une prestation non effectuée ou de
biens non livrés ;
- Choix du mauvais fournisseur, par conséquent, cela ne
permet pas l'acquisition des marchandises dans les meilleures conditions de
prix, de qualité et de délai.
Recommandations :
Vu que la liste existe, il serait mieux de la consulter pour
pouvoir connaître de façon exhaustive les fournisseurs les
conditions de vente et de pouvoir passer la commande dans des conditions
favorables.
La direction générale doit mettre en place un
système où les fonctions commandes et réception seront
séparées pour empêcher le service demandeur de passer des
commandes.
III. Non existence du visa du chef du magasin sur le
bon de sortie
En cas de destockage, le visa du chef du magasin ne figure pas
sur le bon de sortie.
Risques :
- Sortie abusive d'articles en stock en cas de mauvaise
foi ;
- Non fiabilité de l'état des mouvements sur
stocks ;
- Ecart entre stock comptable et stock réel.
Recommandations :
La signature du chef du magasin doit être
matérialisée sur le bon de sortie, et que celui-ci doit demander
en plus du bon de sortie, une demande d'achat pour renforcer la
sécurité et protéger le patrimoine de l'entreprise.
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