L'évaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission d'audit légal

Section 3 : Contrôle de l'application permanente des procédures (test de permanence)

Ce test ne concerne que les points forts décelés lors de l'évaluation préliminaire. Son objectif c'est de vérifier que si les points forts théoriques sont réellement appliqués de façon permanente dans l'organisation.

La vérification de ces points forts doit porter des éléments de preuve sur l'application des procédures en vigueur.

Pour cela, il est nécessaire de choisir au hasard 20 transactions d'achats qui ont été entièrement traitées à l'aide des procédures étudiées, et ensuite avoir la confirmation ou non des points forts théoriques relevés au cours de l'évaluation préliminaire.

1) Test sur les DA

Nous devrons nous assurer que les DA sont établis sur la base des fiches de stocks et que celles-ci sont approuvées par le service commercial, le responsable des achats et le responsable des stocks.

Pour ce faire, nous avons choisi 20 DA (achats locaux) accompagnées de leurs pièces justificatives.

Pour chaque DA, nous allons vérifier :

- l'existence d'une fiche de stock ;

- la signature d'un responsable commercial, du responsable des achats, et du responsable de stocks.

Tableau N°3 : Test sur les DA

Demandes d'achats				Existence d'une fiche de stocks
N°	Signé RS	Signé Dr A	Signé RC
000088	X	X	X	X
000048	O	X	X	O
000190	O	X	X	O
000200	X	X	X	X
000099	X	X	X	X
000220	X	X	X	X
000323	X	X	X	X
000110	X	X	X	X
000569	X	X	X	X
000603	X	X	X	X
000707	X	X	X	X
000889	X	X	X	X
009876	X	X	X	X
000196	X	X	X	X
000678	X	X	X	X
000297	X	X	X	X
000761	X	X	X	X
000873	O	X	X	O
000057	X	X	X	X
000070	X	X	X	X

Légende :

X : L'élément recherché a été retrouvé ;

O : L'élément recherché n'a pas été retrouvé.

RS : Responsable de stock

Conclusion :

Les résultats de ce test relèvent un point fort  car sur les 20 DA, 3 seulement n'ont pas été signées par le RS et n'ont pas été accompagnées par des fiches de stocks.

Donc, on peut confirmer que les points forts décelés lors de l'évaluation préliminaire qui concernent le test ci-dessus se confirment tous. Cela veut dire que ces points forts théoriques se vérifient dans la pratique.

2) Test sur l'existence d'un fichier fournisseurs et la mise en concurrence de ceux-ci

L'évaluation des procédures des DA doit donner l'assurance que toute DA a fait l'objet d'une consultation du fichier fournisseurs et de la sélection de ceux-ci. Pour cela, nous avons choisi 20 DA dont le besoin varie entre 2 000 000 à 208 000 000 de francs.

Tableau N°4 : Test sur le fichier et la sélection des fournisseurs

Demandes d'achats		Existence
N°	Montant en francs CFA	Fichier fournisseurs	Sélection fournisseurs
000394	20 000 000	X	X
000294	90 000 005	X	X
000894	2 000 000	X	O
000240	80 000 000	X	X
000301	3 500 000	X	O
001000	2 500 000	X	O
000110	71 000 000	X	X
000202	80 000 045	X	X
000444	5 000 000	X	O
000909	7 550 000	X	X
000101	50 000 000	X	X
000403	19 000 000	X	X
000907	13 000 000	X	X
000960	90 000 000	X	X
000443	63 000 000	X	X
000079	23 000 000	X	X
000761	43 000 000	X	X
000656	34 000 000	X	X
000808	28 000 000	X	X
000987	5 000 000	X	O

Légende :

X : L'élément recherché a été retrouvé ;

O : L'élément recherché n'a pas été retrouvé.

Conclusion : Les résultats de ce test ont permis de déceler un point faible et ont confirmé les autres points forts.

- Points forts :

Sur 20 DA, nous avons remarqué que seules 5 n'ont pas fait l'objet d'une sélection des fournisseurs (achats locaux). Nous avons remarqué aussi l'existence d'un fichier fournisseurs. Cette procédure a permis de nous assurer que la société a acheté avec des conditions intéressantes en mettant en concurrence les fournisseurs.

- Point faible :

L'inexistence d'une sélection fournisseur pour certaines transactions. Ces dernières concernent les DA dont les montants varient entre 2 000 000 et 5 000 000 francs CFA correspondant aux achats locaux.

Même si cette procédure n'existe pas sur notre sélection, mais cela ne veut pas dire qu'elle n'est pas appliquée dans toutes les transactions.

3) Test sur les commandes, rapprochement et mode de règlement

Nous avons choisi 20 BC accompagnés de leurs DA et BL ainsi que le mode de règlement.

Ainsi, l'évaluation des procédures relatives à ce test doit donner l'assurance que :

- les BC se déclenchent sur la base des DA ;

- il y'a eu rapprochement entre BC / BL (liste de colisage) ;

- le règlement a été effectué par chèque ;

- lors de la remise du chèque il y'a eu signature et le cachet du fournisseur.

Tableau N°5 : Test sur les commandes, rapprochement BL / BC et mode de règlement

Bon de commande		Rapprochement BL / BC	Mode de règlement
N°	DA		Chèque	Signé et cachet du fournisseur
001275	X	X	X	X
001094	O	X	X	X
002003	O	X	X	X
001940	O	X	X	X
001308	X	X	X	X
001504	O	X	X	X
001403	O	X	X	X
001343	X	X	X	X
001290	X	X	X	X
001601	X	X	X	X
001110	X	X	X	X
001342	O	X	X	X
001890	O	X	X	X
001180	O	X	X	X
001707	X	X	X	X
001509	X	X	X	X
000908	X	X	X	X
000567	X	X	X	X
000999	X	X	X	X
000890	X	X	X	X

Légende :

X : l'élément recherché a été retrouvé

O : l'élément recherché n'a pas été retrouvé

Conclusion :

Les résultats de ce test ont révélé un point faible et ont confirmé les autres points forts.

- Les points forts :

Les points forts relevés lors de l'évaluation préliminaire se confirment tous sauf ceux qui concernent le déclenchement de la commande par une DA. Cela montre que l'entreprise se protège contre la réception des marchandises non conformes à la commande.

- Le point faible :

Sur 20 BC sélectionnés, seules 8 n'ont pas été établies à partir d'une DA. Cela est inquiétant car l'entreprise risque de commander des marchandises dont elle n'en a pas besoin.

5) Test sur l'aménagement des magasins

L'évaluation de procédures du contrôle des articles doit donner l'assurance:

- Que tous les articles sont référencés suivant un code et que ceux-ci ne peuvent pas sortir du magasin sans émission d'un bon de sortie ;

C'est ainsi que nous avons sélectionné (20) bons de sortie permettant de constater le référencement de l'article et la mention du visa du demandeur, du magasinier et du responsable de stocks.

Tableau N°6 : Test relatif au magasin

N° Bon de sortie	Article référencé	Visa du demandeur	Visa du magasinier	Visa du responsable de stocks
0000154	X	X	X	O
0000170	X	X	X	O
0000209	X	X	X	O
0000220	X	X	X	O
0000303	X	X	X	O
0000101	X	X	X	O
0000330	X	X	X	O
0000212	X	X	X	O
0000294	X	X	X	O
0000430	X	X	X	O
000229	X	X	X	O
000339	X	X	X	O
000123	X	X	X	O
000908	X	X	X	O
000490	X	X	X	O
000294	X	X	X	O
000809	X	X	X	O
000497	X	X	X	O
000349	X	X	X	O
000874	X	X	X	O

Légende :

X : La mention recherchée a été retrouvée

O : La mention recherchée n'a pas été retrouvée

Conclusion :

Les résultats de ce test ont montré que sur les 20 BS choisis, tous contiennent les visas du demandeur et du magasinier sans celui du chef du magasin.

Ce test nous a permis de révéler un point faible et a permis de confirmer les autres points forts.

- Les points forts

Les points forts relevés lors de l'évaluation préliminaire se confirment tous sauf pour le visa du chef du magasin.

L'avantage de cette procédure est la désignation formelle des agents habilités à viser les BS.

- Le point faible

Nous avons constaté que sur 20 BS sélectionnés, il n'existe pas le visa du chef du magasin.

Cette faiblesse confirme l'impossibilité de contester un BS dès lors qu'il est visé.

6) Test relatif à l'inventaire physique

L'évaluation de procédures du contrôle physique doit donner l'assurance:

- de l'existence d'inventaire physique ;

- de la conformité entre le stock physique et le stock comptable ;

- qu'en cas de non conformité entre le stock physique et le stock comptable, des analyses sont faites pour en situer l'origine.

Pour cela, nous avons choisi une fiche d'inventaire au hasard qui comporte les articles suivants :

- Reynolds Medium 048 ;

- BIC ;

- Uni-ball ;

- Rotomac Magic 0.5 ;

- STAEDTLER POLO 0.5 ;

- Cahiers TOPIC 192 pages ;

- Cahiers TOPIC 96 pages ;

- Clé USB 64 MO ;

- Clé USB 2.0 51 MB ;

que nous allons vérifier qu'ils ont fait l'objet d'un inventaire physique, et qu'ils figurent en comptabilité, et en cas de non-conformité, l'écart a été analysé pour en savoir l'origine.

Tableau N°7 : Test relatif à l'inventaire physique

Noms des articles	Qté réelle	Qté comptabilisée	Ecart	Analyse des écarts
Reynolds Medium 048	5000	4800	200	O
BIC	3990	4000	10	O
Uni-ball	8000	8000	0	N/A
Rotomac Magic 0.5	10 000	9100	900	O
Cahiers TOPIC 192 P	7000	8000	- 1000	O
Cahiers TOPIC 96 P	9000	9500	- 500	O
Clé USB 64 MO	600	590	10	O
Clé USB 2.0 51 MB	450	450	0	N/A

Légende :

X : l'élément recherché a été retrouvé

O : l'élément recherché n'a pas été retrouvé ;

N/A : non applicable.

Conclusion:

Ce test nous a permis de confirmer l'existence d'un inventaire physique.

Cette évaluation a révélé un point faible et a confirmé les autres points forts.

- les points forts :

L'existence d'un inventaire physique et parfois inopiné des articles en stock. L'avantage, c'est que ça permet de diminuer voire d'éliminer le risque de vol.

- Le point faible

Nous avons constaté qu'il existe des écarts entre le stock physique et le stock comptable et cet écart n'est pas analysé.

Cette situation peut conduire l'entreprise à la perte de certains articles qui ne seront jamais retrouvés vu l'absence d'analyse.