Section 3 : Réception de la marchandise et de
la facture
Nous allons essayer de décrire comment la marchandise
est réceptionnée ainsi que la réception de la facture.
1. La réception de la marchandise
La marchandise est réceptionnée sous la
présence d'un comité composé du responsable des stocks, du
magasinier et d'un responsable technique au cas où les biens
livrés ont des spécificités technique; l'informatique par
exemple.
Un rapprochement est effectué par le comité de
réception entre les quantités et qualité, entre BC et BL
pour les achats locaux, BC et la liste de colisage pour les achats à
l'importation pour vérifier la conformité entre les biens
commandés et les biens livrés.
Le magasinier fait deux copies du BL pour transmettre à
la comptabilité et au service des achats.
Ensuite le magasinier va établir un bon de
réception pré numéroté en trois
exemplaires qui sera signé par le responsable de stock et le chef
magasinier :
- une copie à la comptabilité ;
- une copie au service de gestion de stocks ;
- une copie à la direction des achats pour confirmation
au BC.
Un rapport de réception qui consiste à
décrire les annotations sur le déroulement de la réception
sera établi et remonté au niveau de la direction des achats et de
la comptabilité.
A la réception du BR, la directrice des achats
procède à la détermination du prix de revient à
partir de la base de données, et établit un dossier comptable qui
lui sert de justificatif de la détermination du prix de revient.
Ce dossier comptable sera transmis à la
comptabilité par l'intermédiaire du D.A.F de même que le
schéma de calcul fait par le système.
Après l'approbation des éléments contenus
dans la détermination du prix de revient, il appose sa signature et
renvoie une copie du dossier à la direction des achats, à la
comptabilité et à la direction commerciale.
Lorsque les marchandises livrées ne sont pas conformes
à la commande, celles-ci seront réceptionnées tout en
mettant une réserve dans le rapport de réception.
L'information sera remontée au service des achats en
cas de détérioration et au service des achats et à la
comptabilité en cas de différence sur les prix.
Le service achat va remonter l'information au fournisseur
lorsqu'il s'agit des achats locaux, ou au transitaire pour les achats
importés.
2. Le contrôle de la facture
En général, la facture est envoyée par
fax et l'original est reçu par courrier. La secrétaire
numérote la facture dans un registre. La facture sera transmise à
la direction des achats pour valider et apposer la mention « bon
à payer ». Ensuite, elle sera transmise à la
comptabilité jusqu'à la date d'échéance du
règlement.
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