Section 2 : Exécution des contrats
Dans cette section nous allons essayer de décrire les
procédures relatives à l'exécution d'un contrat. Ces
procédures sont :
L'expression des besoins ;
La sélection des fournisseurs ;
Et enfin, le lancement de la commande.
1. L'expression des besoins
L'expression des besoins est faite par le responsable du
magasin et / ou le service commercial.
- expression du besoin faite par le responsable du
stock
L'expression du besoin est faite par le responsable du stock
compte tenu de la situation de stock. Dès l'atteinte du stock minimum,
le responsable du stock transmet l'état de stock au responsable des
achats avec une copie des fiches de stock (entrées; sorties et le stock
final).
En effet, le stock est géré dans une base de
données sous le logiciel SAARI. Le responsable de stocks a
fixé stock minimum pour chaque article appelé « seuil
critique ».
Une demande d'achat qui est un document pré
numéroté sera émise par le responsable du stock et qui
sera visée par le responsable des achats.
- expression du besoin faite par le service
commercial
Cette demande peut être à l'initiative
de :
- l'agent de livraison qui au cours d'une livraison a
constaté le niveau bas du stock pour pouvoir honorer une livraison
prochaine ;
- les téléactrices qui reçoivent les
commandes clients par téléphone ;
- le Directeur Commercial suite à la consultation du
niveau de stock.
La procédure se passe de la manière
suivante :
- Le décalage qui existe entre la réception et
l'acceptation d'une facture pro forma qui est adressée au client, une
autre commande a été honorée ou bien un achat important
sur place sans commande, peuvent réduire considérablement le
niveau du stock disponible et risque de se trouver dans l'impossibilité
de satisfaire les prochaines livraisons.
- Il peut y arriver qu'un client vienne de commander un bien
qui n'existe plus en stock ou n'ayant pas de substituts chez les fournisseurs
locaux. A ce moment là, une DA pré numérotée sera
établie par la personne ayant constaté le niveau alarmant du
stock et transmis au Directeur Commercial qui contrôle et appose sa
signature ; ensuite la DA sera transmise à la direction des achats.
Chaque DA portera les références du client concerné afin
de pouvoir gérer et honorer la commande non encore satisfaite. Lors de
la réception de la DA par la direction des achats, celle-ci va
procéder à une vérification du stock afin de juger de
l'opportunité de la commande, du choix du fournisseur qui pourra le
livrer dans le délai et du prix du matériel.
2. La sélection des fournisseurs
Une fois que la DA est remplie, une consultation des
fournisseurs est faite en se referant à la base de données par le
responsable des achats, et le fournisseur le moins disant sera
sélectionné. Cette base de données pourra être
consultée par toutes les directions mais seule la direction des achats
peut apporter des modifications aux prix. Le fichier comporte 80 fournisseurs
dont les 50% entretiennent des relations d'affaires avec la
société.
Un contrat sera alors signé (achats importés)
suite à une réunion d'un comité composé par la
directrice des achats, d'un représentant du service commercial et du DG
ou bien du PDG selon l'importance du contrat.
En ce qui concerne les achats locaux une consultation
restreinte sera effectuée par la directrice des achats, et le
fournisseur le moins disant sera sélectionné.
3. Le lancement de la commande
La commande est faite sur la base d'un bon de commande
pré numéroté signée par la directrice des achats.
Cette commande (contrat pour les fournisseurs
étrangers) sera envoyée par email ou par fax au fournisseur
puisque la plupart des fournisseurs se trouvent à l'étranger. Les
plafonds ne sont pas spécifiés pour les dépenses.
Lors de la réception de la facture pro forma, il sera
procédé à une comparaison entre les prix et les
quantités demandées. En cas d'accord sur les conditions du pro
forma, il sera établi un BC qui sera signé par la directrice des
achats et envoyé au fournisseur par la même voie.
Après avoir eu la confirmation par avis
réception de la part du fournisseur, la directrice va se charger de lui
communiquer le nom et l'adresse du transitaire qui va acheminer les
marchandises commandées.
Le BC sera établi en plusieurs exemplaires qui seront
dispatchés de la manière suivante :
- une copie pour l'acheteur ;
- une copie pour la comptabilité pour
rapprochement BC/ BR/facture ;
- une copie au service achat pour le suivi de la
commande ;
- une copie au fournisseur.
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