2.2 Gestion documentaire
Une organisation se doit de conserver certains contenus,
indispensables au maintien des activités de l'organisation, le chapitre
7.1.6 de la norme ISO 9001 (2015) en fait référence.
Le document est certainement le support de la connaissance le
plus connu. Selon la définition de l'ISO, un document est un ensemble
constitué d'un support d'informations et des données
enregistrées sur celui-ci sous une forme généralement
permanente et lisible par l'homme ou par une machine. Le document est donc la
conséquence de l'interaction d'une information, d'une connaissance et
d'un support. Ce support est souvent un document électronique sous forme
de fichier bureautique.
Ces documents peuvent former des bases de connaissances
(Janicot & Mignon, 2008), cependant, il est important de préciser
que parmi les documents, certains servent directement ou indirectement de
support de capitalisation de connaissances, mais d'autres ne le sont pas
(MAHÉ, et al., 2012).
La gestion de ces documents, est un enjeu de plus en plus
important pour les entreprises (Dupoirier, 2009), ainsi les systèmes de
gestion documentaire peuvent améliorer significativement la gouvernance
de l'information (Hubain, 2016) et par conséquent la performance du
KM.
2.2.1 Outils et méthodes
La gestion documentaire ou GED est le contrôle
automatisé des documents électroniques tout au long de leur cycle
de vie au sein d'une organisation, de la création à l'archivage
final (Nastase & al., 2009).
Figure 5 - Intégration de la gestion documentaire
dans l'ECM (Katuu, 2012)
Elle est à la fois une méthode et un outil qui
permet de gérer une base documentaire composée principalement de
fichiers bureautiques (Crozat, 2016). Sa fonction première est le
stockage des documents électroniques pour en assurer la qualité,
c-à-d la disponibilité, l'intégrité et la
confidentialité, conformément aux critères de
sécurité du système d'information DICP8 (Faris,
2013).
Depuis l'arrivée dans les organisations des outils du
web 2.0, on voit l'intégration de la gestion documentaire dans une
solution plus large qui englobe tous type de support d'information, on peut en
voir une représentation sur la figure 5. Cette méthode,
appelée ECM9, a pour but de centraliser l'information pour
faciliter la circulation des connaissances en favorisant le partage des
connaissances et la collaboration (Alalwan & Heinz, 2012).
Parmi les usages nouveaux, on peut citer la coédition,
la gestion du « versionning » et l'utilisation des
métadonnées pour classer les documents.
Mais ce genre d'applications n'est à la portée
que de grandes organisations. Microsoft a ainsi réalisé des
partenariats pour intégrer sa solution ECM SharePoint au sein des
grandes organisations. Cependant, la valeur ajoutée de ces solutions
n'est pas assez exploitée (Alalwan & Heinz, 2012), il est
nécessaire de revoir l'usage de ces applications, notamment la
façon d'organiser et d'exploiter ce type d'informations.
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8 DICP : Disponibilité,
Intégrité, Confidentialité, Preuve
9 Enterprise Content Management
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