2.2.2 Classification de documents
Pour rappel, l'un des objectifs de la gestion des
connaissances est de faciliter la circulation des connaissances, à
travers notamment l'information contenue dans les bases documentaires.
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La diffusion et l'exploitation sont au coeur du cycle de vie
du document comme le montre la figure 6 (Cabanac & al, 2006),
l'accessibilité des documents est une question importante, c'est
pourquoi la structure de la base documentaire doit être pensée de
façon à faciliter l'accès aux informations
recherchées, notamment en structurant la base documentaire de sorte que
le stockage et la recherche de documents soit le plus intuitif possible pour
les utilisateurs. L'organisation des documents a un impact important sur la
circulation des informations, alors, quelle structure choisir ?
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Figure 6 - Cycle de vie du document (Cabanac & al,
2006)
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D'après Michèle Hudon, il ne peut exister de
structure idéale et absolue pour organiser les connaissances, cependant
le processus d'organisation suppose presque toujours une opération de
classification.
La classification est la méthode classique de
structuration, elle est définie comme l'opération qui organise
des entités en classes, de sorte que les entités semblables ou
parentes soient regroupées et séparées des entités
non semblables ou étrangères. Par analogie, la classification
documentaire est donc l'opération qui consiste à regrouper en
classes les documents semblables ou liés, en les séparant des
documents avec lesquels ils n'entretiennent aucun lien ou n'ont aucune
caractéristique commune. Le plus souvent, la classification est
fondée sur la thématique du contenu du document (Hudon & El
Hadi, 2010).
La représentation des documents est propre à
chaque organisation, et dépend principalement du domaine métier
et de l'organisation interne.
2.2.3 Accès à l'information
Il existe, dans les organisations, deux types d'accès
à l'information : la navigation à travers une structure
hiérarchique et la recherche de documents (Voit, et al., 2011) :
· La navigation est la méthode classique. Elle
consiste à franchir une hiérarchie de dossiers
(représentants des catégories ou des classes) en naviguant
jusqu'au document contenant l'information. Comme toute structure
hiérarchique, elle est rigide, il n'est, par exemple, pas évident
de déplacer une sous-catégorie d'une catégorie à
une autre. De plus, un document ne correspond pas obligatoirement à une
seule catégorie (Francis & Quesnel, 2007).
· La recherche permet de retrouver et d'accéder
directement au document recherché. Les outils habituellement
utilisés s'appuient sur le mécanisme d'indexation. Le
système indexe en amont les informations contenues dans les documents,
l'utilisateur doit alors renseigner des éléments
caractérisant le document pour le retrouver, ce qui n'est pas
évident dans le cas d'indexation plein texte tel que proposé par
les systèmes d'exploitation.
L'augmentation de la quantité de documents rend la
classification d'une base documentaire plus complexe, il est alors
nécessaire de trouver une solution pour accéder plus facilement
à l'information. Les outils modernes comme l'ECM10 propose
une indexation intelligente des informations, ils tirent parti des
métadonnées pour améliorer la pertinence des recherches de
document.
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