II.2.3 De la Gestion
des ouvrages
Les ouvrages de la bibliothèque de l'UCBC sont acquis
par partenariat, de ce fait une fois ils sont dans les enceintes de l'UCBC ils
passent par l'opération d'identification, pour ce cas, cette
opération est possible par l'intermédiaire de PMB, ce dernier
requiert nécessairement les éléments
ci-après :
- Le titre du document ;
- L'auteur du document ;
- Le type de document (Journal, livre, note de cours) ;
- Le code ISBN ;
- La date (Année) d'édition ;
- La maison d'édition ;
- Le lieu d'édition ;
- Le nombre de pages ;
- L'état du livre ;
- Les mots clés ;
- Les classes ;
En dehors de ces éléments
précités, d'autres peuvent être utilisés dans le but
de faciliter les recherches, la consultation du catalogue selon plusieurs
critères et un classement facile.
Ainsi donc, les livres sont classifiés sur
étagères pour permettre la rapide détection de
l'emplacement de ceux-ci en utilisant PMB, il est alors attribuéà
chaque livre un code unique par les gestionnaires de la bibliothèque
pour ainsi les distinguer, permettre leurs classifications et faciliter leurs
recherches. La bibliothèque de l'UCBC classe les livres selon la
classification de la bibliothèque de congrès.
L'identification des ouvrages est suivie de celle des
lecteurs, ces derniers peuvent être des étudiants, des staffs,
quant aux lecteurs extérieurs de l'UCBC, ils passent par le service de
finance pour un abonnement afin de permettre leurs accès à la
bibliothèque.Dès lors que l'on est enregistré dans la base
de données de PMB et que l'on est en possession de sa carte
d'identité on a un libre accès à la bibliothèque et
on peut alors jouir de services qu'offre ce département.
II.2.4 De la gestion des Retraits, Remises et Lecture des
documents
Tout lecteur ayant accès à la
bibliothèque avant toute opération de lecture et/ou retrait d'un
ouvrage, doit passer par un ordinateur ayant accès à la
plateforme PMB, il effectue sa recherche de l'ouvrage à consulter ou
à retirer, la plateforme lui fait la possibilité de lui afficher
les données relatives à sa recherches, ces dernières
peuvent être de type Nom du livre, nom de l'auteur, maison
d'édition, type de document, la disponibilité du livre... a
celles-ci le système y ajoute l'information concernant la classe du
document trouvé dans le but de minimiser le temps de vas et viens
à la recherche d'un document.
Une fois la recherche dans le catalogue est faite, le lecteur
se dirige vers l'étagère concerné pour sa recherche et
prends le document soit pour la lecture, soit pour le retrait (Emprunt).
- Si c'est pour la lecture : le lecteur prend le document
et se dirige vers l'un de salons de lecture au sein même de la
bibliothèque et à la fin de sa lecture, il remet le document
d'entre les mains de l'un des gestionnaires de la bibliothèque pour le
réarrangement sur les étagères.
- Si c'est pour le retrait : le lecteur disposant bien
sûr sa carte d'identité (carte d'étudiant pour les
étudiants et celle de service pour les staffs), se dirige vers un des
gestionnaires de la bibliothèque pour l'enregistrement de
l'emprunt : il scannera le livre à la suite de la carte du lecteur
(staff / étudiants).
Pour le retrait de l'ouvrage certaines conditions doivent,
cependant être d'abord vérifiées par le
système ; elles sont du genre : vérifier si le lecteur
n'a pas des litiges avec le service de la bibliothèque, si le livre est
retirable, etc.
Lors de la remise des livres, le lecteur qui a
emprunté le livre passe par l'opération semblable à celle
subie lors du retrait, c'est-à-dire, il se fera scanner sa carte et le
livre à travers le lecteur de code barre manipulé par un de
gestionnaire de la bibliothèque, puis il dépose le livre chez ce
dernier, pour qu'il soit remis à son emplacement sur
l'étagère requise.
Du point de vue rapport, le département de la
bibliothèque doit mensuellement un rapport de la part du service
académique en charge de recherche et documentation, ainsi, hormis
l'introduction, les éléments sur les activités du mois
suivant, les preuves de réalisation par photo, l'état du
personnel, il prévoit un des accomplissements qui est la
fréquentation de la bibliothèque. Ainsi donc la plateforme mis en
place sert tant soit peu dans l'élaboration de ces rapports.
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