1.3 Activité de contrôle et
séparation des tâches
Principe 5 :
Les activités de contrôle devraient faire
partie intégrante des activités quotidiennes de la banque. Un
système de contrôle interne efficace nécessite la mise en
place d'une structure de contrôle appropriée, avec des
activités de contrôle définies à chaque niveau
opérationnel. Celles-ci devraient inclure les éléments
suivants : examens au plus haut niveau ; contrôles d'activité
appropriés pour les différents départements ou
unités ; contrôles physiques ; vérification du respect des
plafonds d'engagement et suivi en cas de non respect ; système
d'approbations et d'autorisations ; systèmes de vérifications et
de contrôles par rapprochement.
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Principe 6 :
Un système de contrôle interne
nécessite que les tâches soient séparées de
façon appropriée et que le personnel ne soit pas chargé de
responsabilités conflictuelles. Les domaines susceptibles de donner lieu
à des conflits d'intérêts devraient être
identifiés, circonscrits aussi étroitement que possible et soumis
à une surveillance attentive d'une tierce partie
indépendante.
1.4 Information et communication Principe 7
:
Un système de contrôle interne efficace
nécessite l'existence de données internes adéquates et
exhaustives d'ordre financier, opérationnel ou ayant trait au respect de
la conformité-ainsi que d'informations de marché
extérieures sur les événements et conditions
intéressant la prise de décision. Ces données et
informations devraient être fiables, récentes, accessibles et
présentées sous une forme cohérente.
Principe 8 :
Un système de contrôle interne efficace
nécessite l'existence de systèmes d'information fiables couvrant
toutes les activités importantes de la banque. Ces systèmes,
notamment ceux qui comportent et utilisent des données
informatisées, doivent être surs, surveillés de
manière indépendante et étayés par de plans de
secours adéquats.
Principe 9 :
Un système de contrôle interne efficace
nécessite des voies de communication performantes pour garantir que
l'ensemble du personnel comprend et respecte parfaitement les politiques et
procédures affectant ses tâches et responsabilités et que
les autres informations importantes parviennent à leurs
destinataires.
1.5 Surveillance des activités et correction des
déficiences
Principe 10 :
L'efficacité globale des contrôles
internes de la banque devrait être surveillée en permanence. Le
suivi des principaux risques devrait
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faire partie des activités quotidiennes de la
banque même que les évaluations périodiques
effectuées par les secteurs d'activité et l'audit
interne.
Principe 11 :
Un audit interne efficace et exhaustif du
système de contrôle interne devrait être effectué par
un personnel bien formé et compétent bénéficiant
d'une indépendance opérationnelle. La fonction d'audit interne,
en tant qu'élément de la surveillance du système de
contrôle interne, devrait rendre compte directement au conseil
d'administration, ou à son comité d'audit, ainsi qu'à la
direction générale.
Principe 12 :
Les déficiences des contrôles internes,
qu'elles soient détectées par un secteur d'activité,
l'audit interne ou un autre personnel de contrôle, devrait être
notifiées dans les meilleurs délais au niveau de direction
approprié et faire l'objet d'un traitement rapide. Les
déficiences importantes devraient être signalées à
la direction générale et au conseil d'administration.
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