I.2.6.3. SECRETARIAT
GENERAL ACADEMIQUE
Au plan de la gestion quotidienne, le secrétariat
général académique est géré par un
secrétaire général académique qu'en est le chef. Il
est assisté, dans son cabinet par trois agents:
- Un secrétaire chargé de superviser les
activités: ce dernier joue pleinement le rôle d'assistant en
s'occupant de la rédaction des lettres et aussi des courriers entrant
dans le cabinet;
- Un commissaire: celui-ci assure le classement des courriers
et de chercher les archives. Il s'occupe aussi de la dactylographie des
lettres.Enfin, il joue aussi le rôle d'attribution de numéros aux
lettres expédiées;
- Un huissier: ce dernier réceptionne toutes les
lettres qui proviennent d'ailleurs. Dans le cas où il y a des lettres
à expédier, celui qui s'en occupe et l'entretien du dit
office.
a. Le bureau de contrôle des scolarités
Ce service gère les étudiants quant à
leurs dossiers à partir du premier graduat jusqu'au sommet,
c'est-à-dire la deuxième licence. Il s'occupe également de
la gestion de diplôme d'Etat des étudiants inscrits à
l'ISC-Kis.
b. Division des services des inscriptions
Nous trouvons dans ce service un appariteur qui est un
attaché de cet office qu'on appelle apparitorat. Il a comme adjoint un
collaborateur appelé appariteur adjoint. Ces agents travaillent sur
l'enregistrement des dossiers des candidats la candidature selon le cycle: de
graduat jour et soir.Selon la décision ministérielle portant
remaniement sur les institutions ayant deux sections comme ici à
l'ISC-KIS, il a été décidé ce qui suit:
- Que le cycle de graduat jour et licence aient une
période de cinq ans pour la section jour, tandis que sept ans pour le
graduat et licence soir. Cela veut dire que quatre ans pour le graduat et trois
ans pour la licence;
- Signalons encore que l'inscription au premier cycle se fait
au niveau de première année de graduat et première
année licence par la constitution des dossiers complet.
I.2.6.4. ADMINISTRATEUR DU
BUDGET
a. Secrétaire de l'administrateur du budget
Ce bureau est chargé d'enregistrement des lettres
intérieures. Il s'agit parfois de réception des dossiers et
surtout l'expédition de document. Toutes ces opérations se
déroulent dans un carnet d'expédition et de réception.
Trois classeurs sont disponibles:
- Classeur de l'administrateur de budget;
- Classeur de directeur général;
- Classeur de secrétaire général
académique.
b. Direction de finance
1) Division de finance
Le contrôle de cette direction est sous l'autorisation
d'un directeur de finance. Il est le collaborateur immédiat de service
de budget. Il coordonne toutes les activités se trouvant sous sa
direction dont la comptabilité, la trésorerie et la facturation.
Il fait le rapport journalier de mouvement de caisse (entrée et sortie
quotidienne) à l'administrateur du budget. Il adresse un rapport
mensuel, trimestriel et annuel sur les opérations financières au
comité de gestion. Il contrôle chaque jour les recettes
réalisées et les dépenses effectuées, la passation
des écritures dans les journaux de caisse. Il signe tous les documents
financiers; il suit les mouvements des comptes débiteurs et
créditeurs; il assure la gestion de son personnel et les comptes au
premier degré.
Ce dernier suit la situation de subside à louer
à l'établissement par le trésor public et autre organisme.
Il est aussi chargé de transmettre à l'administrateur du budget
au plus tard le 5ème jour du mois tous les documents
financiers y relatifs; le 31 mars et le 31 décembre pour permettre
à l'administrateur à son tour de se mettre au travail en vue de
respecterle délai fixé. Ce dernier établit un rapport au
conseil d'administration et à la tutelle.
Ensuite, il veille à la sécurité des
fonds mis à sa disposition en les gardant dans un coffre-fort. Il assure
l'exactitude des rapports physiques et théoriques
présentés par le trésorier.
2) Le service de comptabilité et facturation
Il tient à jour le journal, la fiche de compte, le
journal de la rémunération, le classement ordonné de
chaque document comptable et leur conservation impeccable pendant dix ans. Et
il tient aussi à jour la fiche de débiteurs et créances,
il contrôle les recettes journalières effectuées.
3) Bureau de caisse et trésorerie
Ce bureau est appelé à d'autre terme caisse
centrale, c'est-à-dire tout ce qui concerne les entrées de deux
sections : jour et soir et transmet le rapport journalier au chef ou son
directeur hiérarchique. Ce bureau a un chef et un collaborateur. En
dehors des entrées (recette) et s'occupe également de la sortie
de fonds par une pièce justificative et ce, sous l'ordre du chef de
service des finances.
Ainsi, nous pouvons signaler que la construction d'un travail
scientifique demande un enchainement logique d'idées.C'est pourquoi,
nous quittons cette étape pour entrer dans l'analyse du système
d'information.
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