Annexe 3: Les outils de programmation et de suivi
- Le Cadre de mesure de rendement (CMR) : fournit des
éléments pertinents (métadonnées) sur les
indicateurs de résultats. Pour chaque indicateur de résultats, le
CMR fournit une description des métadonnées des indicateurs en
précisant : (i) le titre, (ii) la définition, (iii)
l'unité de mesure, (iv) les valeurs de référence et les
valeurs cibles, (v) la source des données/ méthode de collecte de
données, (vi) la fréquence de collecte, (vii) la partie ou les
parties responsables.
- Le Plan de travail et budget annuel (PTBA) :
synthétise les activités à accomplir selon les
périodes prévues, leurs responsables, les indicateurs, les
résultats attendus et les moyens financiers nécessaires. Il est
généralement conçu sur une base annuelle. Le PTBA doit
être considéré comme un contrat, avec un engagement sur des
résultats à atteindre. Les responsables impliqués dans
l'exécution disposeront d'un tableau de bord destiné à
piloter l'exécution du PTBA durant l'année. Il peut être
révisé durant le courant de son année
d'exécution.
- Le Plan de passation de marchés (PPM) :
répertorie ainsi tous les marchés nécessaires à
passer durant l'année à venir, en liaison avec les
activités programmées. Les marchés sont regroupés
en catégories, pour lesquelles les procédures de gestion sont
spécifiques. L'on distingue généralement deux grands types
de marchés : (i) les marchés de fournitures et travaux et (ii)
les marchés de
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service / consultants. Des variantes dans la
catégorisation des marchés peuvent exister selon les sources de
financement, les grands principes de gestion demeurant similaires.
- Le Plan d'engagement de crédit (PEC) : indique les
prévisions de décaissements telles que prévue dans le PPM.
Les prévisions sont réalisées sur une base mensuelle. Le
PEC est la déclinaison financière (montant et chronologie) des
marchés du PPM.
- Le tableau de bord des indicateurs (TBI) : un ensemble
réduit d'indicateurs clés de pilotage, construits de façon
périodique (pluriannuel, annuel, semestriel, trimestriel), à
l'intention du décideur, afin de guider ses décisions et ses
actions en vue d'atteindre les objectifs de performance. Il permet le
contrôle de gestion en mettant en évidence les performances
réelles et potentielles, ainsi que les dysfonctionnements.
- Le suivi des ressources s'effectue selon quelques
indicateurs classiques : (i)le taux de décaissement égal à
: total décaissé / budget. Il peut être analysé par
rapport au budget annuel ou par rapport au budget total du projet ; (ii) le
taux d'engagement : indique le niveau de pré-consommation du budget
global. Il est obtenu par la formule : (décaissés +
engagés non décaissés) / budget. La différence par
rapport à 100% indique la part du budget initial encore disponible ;
l'écart par rapport au taux de décaissement fournit des promesses
de décaissement pour un avenir plus ou moins proche ; le taux
d'engagement est analysé dans sa dimension pluriannuelle dans le cadre
des projets.
- Le suivi des processus de passation de marchés : Les
principales analyses à inclure dans le suivi concerneront le nombre
total de marchés passés, le montant total de financement et les
délais de passation des marchés. L'analyse sera effectuée
dans ce cas en considérant deux scénarios : situation par
catégorie de biens et services ; situation par méthode de
passation de marchés.
- Le suivi de l'exécution des activités :
L'outil utilisé pour le suivi des activités sera le tableau de
suivi du PTBA. Il permet d'apprécier périodiquement la mise en
oeuvre des activités du PTBA grâce à la combinaison du
suivi physique et du suivi
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financier. L'analyse comparative des résultats de ces
deux formes de suivi donne une idée précise de l'efficience de la
mise en oeuvre.
- Le suivi des résultats : Les documents de base pour
le suivi des résultats sont constitués du : cadre logique du
PNIASA, cadre de mesure de rendement, et du tableau de suivi de la mise en
oeuvre du cadre de mesure du rendement.
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