II-2/ L'ORGANISATION DE L'ASSEMBLEE NATIONALE
L'Assemblée nationale du Sénégal est
l'institution où le peuple délègue ses
représentants pour exercer le pouvoir législatif. Ces
représentants du peuple sont aujourd'hui au nombre de 150 dont 116
hommes et 34 femmes issus de quatorze (14 partis et/ou coalitions
politiques).
Elle vote la loi, contrôle l'activité
gouvernementale par le vote d'une motion de censure et par l'interpellation de
membres du gouvernement à travers des questions écrites ou
orales.
Elle obéit à la fois à une organisation
politique et administrative. A/ L'ORGANISATION POLITIQUE
1 -A/ Le Bureau de l'Assemblée
nationale
Le Bureau de l'Assemblée nationale comprend, outre le
Président :
· un premier vice-président;
· un deuxième vice-président;
· un troisième vice-président;
· un quatrième vice-président;
· un cinquième vice-président;
· un sixième vice-président;
· un septième vice-président;
· un huitième vice-président;
· six secrétaires élus;
· un premier questeur;
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
|
2011
|
|
|
|
? un deuxième questeur.
Tous sont élus au scrutin de liste pour chaque
fonction. Chaque groupe de l'Assemblée peut présenter une liste
par fonction. Tous ces scrutins sont secrets et ont lieu à la
représentation proportionnelle selon la méthode du quotient
électoral, calculé sur la base du nombre des
Députés inscrits dans chaque groupe, avec répartition des
restes selon le système de la plus forte moyenne. Les postes de
vice-présidents et de questeurs sont attribués dans l'ordre
fixé à l'article 13 ci-dessus, en donnant la
priorité au groupe ayant obtenu le plus de voix.
Les candidatures et les listes de candidats doivent
être déposées au Bureau de l'Assemblée, au plus tard
une heure avant celle fixée pour l'ouverture de la séance au
cours de laquelle doivent avoir lieu les élections.
Si à l'ouverture de la séance aucune
contestation n'a été soulevée, il est
procédé, sans autre formalité, au scrutin. En cas de
contestation, la séance est suspendue et le scrutin ne peut avoir lieu
qu'une heure après.
En cas de démission ou de décès de l'un
ou de plusieurs de ses membres, il est procédé à leur
remplacement, au plus tard au cours de la prochaine session de
l'Assemblée nationale dans les conditions indiquées à
l'article 14.
Les présidents de groupes parlementaires
siègent au Bureau et ont les mêmes rangs et prérogatives
que ses membres.
Les membres du Bureau bénéficient des
mêmes avantages en nature que les ministres.
Attributions du Bureau
Conformément à l'article 17 du
règlement intérieur de l'Assemblée nationale, le Bureau a
tous pouvoirs pour régler les délibérations de
l'Assemblée nationale et pour organiser et diriger tous ses services.
34
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Il détermine, par un règlement financier, les
modalités de préparation, d'élaboration et
d'exécution du budget de l'Assemblée nationale; par un
règlement administratif, les modalités d'application,
d'interprétation et d'exécution, par les différents
services, des dispositions du présent Règlement, ainsi que le
statut du personnel de l'Assemblée nationale avec les groupements
professionnels que le personnel est susceptible de constituer.
Sur proposition du Président, il nomme, par
arrêté, le Secrétaire général et le
Secrétaire général adjoint, choisis parmi les agents de
l'Etat de la hiérarchie A et qui assistent à ses réunions,
à la Conférence des Présidents, ainsi qu'à toutes
les commissions ad hoc où leur présence est nécessaire.
Aucun débat ne peut avoir lieu avant l'installation du
Bureau définitif sauf s'il porte sur des questions de procédures
relatives à l'élection en cours.
Une Instruction générale du Bureau
détermine les modalités de fonctionnement des services de
l'Institution en cas de dissolution.
Au cas où une session ordinaire ou extraordinaire est
close sans que l'Assemblée ait fixé la date d'ouverture de sa
prochaine session, celle-ci est fixée en temps utile par le Bureau de
l'Assemblée nationale10.
Hors session, le Bureau reçoit et/ou constate la
démission d'un député, installe son suppléant.
Le Bureau peut créer des commissions ad hoc sur un
sujet déterminé. Il en informe l'Assemblée nationale.
Sur proposition de son Bureau, l'Assemblée nationale
peut, au cours d'une séance solennelle :
10 Art. 63 de la Constitution
paragraphe 3 «Au cas où la session ordinaire ou
session extraordinaire est close sans que l'Assemblée nationale ait
fixé la date d'ouverture de sa prochaine session ordinaire, celle-ci est
fixée en temps utile par le bureau de l'Assemblée nationale,
après avoir recueilli l'avis du Président du Sénat
».
35
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
? recevoir des personnalités éminentes venues
délivrer un message; ? accorder l'honorariat à ses anciens
présidents.
Un arrêté de Bureau détermine les
avantages auxquels ont droit les présidents honoraires, ainsi que la
situation des anciens présidents.
Le Bureau veille constamment à la considération
et à l'assistance dont doivent bénéficier les anciens
députés et en rend compte à chaque session ordinaire.
Il
est compétent pour régler tous les
problèmes relatifs à la retraite des députés.
Lorsque l'Assemblée est appelée à se
faire représenter dans les organismes extérieurs, cette
représentation est fixée par le Bureau.
Les représentants de l'Assemblée nationale
à une assemblée régionale, sous-régionale ou
continentale, sont désignés suivant la procédure
prévue à l'article 14 pour les membres du Bureau.
Le Bureau se réunit, au moins, une fois par mois.
2-A/ Le Président
Le Président est élu au scrutin uninominal,
à la majorité absolue des suffrages exprimés. Si cette
majorité n'est pas atteinte au premier tour du scrutin, il est
procédé à un second tour, pour lequel l'élection
est acquise à la majorité relative. Son mandat est d'un an
renouvelable.
Dès son élection, le Président de
l'Assemblée nationale prend fonction. L'élection des autres
membres du Bureau se déroule sous sa présidence. Ce n'est qu'en
cas d'empêchement du Président que le plus âgé des
députés présents, sachant lire et écrire la langue
officielle, préside à l'élection des autres membres du
Bureau.
Le Président de l'Assemblée nationale peut
autoriser des explications de vote après l'installation du Bureau
définitif.
36
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Il préside les réunions du Bureau et de la
Conférence des Présidents. Il a la haute direction des
débats.
Il ne peut prendre la parole dans un débat que pour
présenter l'état de la question et y ramener. S'il veut prendre
part aux débats, il quitte le fauteuil et ne peut le reprendre
qu'après l'épuisement de la discussion de l'affaire
concernée sanctionnée par une décision de
l'Assemblée.
Le Président, seul, a la police de l'Assemblée.
Il est chargé de veiller à la sûreté
intérieure de l'Assemblée.
Il peut, à cet effet, requérir la Force
armée et toutes les autorités dont il juge le concours
nécessaire. Cette réquisition peut être adressée
directement à tous officiers et fonctionnaires qui sont tenus d'y
déférer immédiatement sous les peines prévues par
la loi (article 3 de l'ordonnance n° 60-l4 du 3 septembre
1960).
Il peut faire expulser de la salle des séances ou
faire arrêter toute personne qui
trouble l'ordre.
Le Président est l'ordonnateur du budget de
l'Assemblée nationale.
A l'expiration de la législature, le Président
de l'Assemblée nationale fait verser les procès-verbaux et
documents établis par les secrétaires de bureau des commissions
spéciales temporaires aux archives de l'Assemblée.
Le Certificat de dépôt, délivré
par le responsable des archives en faisant foi, constitue une pièce du
dossier de passation de service.
Attributions administratives
Le Président est le Chef de l'Administration de
l'Assemblée.
À ce titre, tous les services administratifs
relèvent de son autorité. Il préside les réunions
du Bureau et la Conférence des Présidents.
37
38
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Il est assisté des Questeurs et du Secrétaire
Général.
Il est chargé de faire exécuter toutes les
décisions du Bureau.
Il peut donner délégation aux Questeurs ou au
Secrétaire Général pour toutes questions relevant de ses
attributions administratives.
Le Président est chargé de veiller à la
sûreté intérieure et extérieure de
l'Assemblée.
A cet effet, il nomme le Commandant militaire du Palais et
fixe l'importance des forces militaires ou de gendarmerie qu'il juge
nécessaires. Celles-ci sont placées sous ses ordres.
3-A/ La Conférence des
Présidents
Elle comprend le Président, les huit
Vice-présidents, les Présidents de Commission, le rapporteur
général de la Commission de l'Economie générale,
des Finances, du Plan et de la Coopération économique, les
Présidents de groupe parlementaire ou leurs représentants (les
vice-présidents de groupe) et enfin, le représentant des
non-inscrits. Le Ministre des Relations avec les Institutions assiste à
ses réunions ou s'y fait suppléer.
La Conférence des Présidents établit
l'ordre du jour des travaux de l'Assemblée, fixe le calendrier des
travaux en commission comme en plénière, décide, s'il y a
lieu, de l'organisation des débats (durée globale,
répartition du temps de parole par groupe), propose des modifications
à l'ordre du jour réglé par l'Assemblée
nationale.
B/ L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE 1-B/ Le
Secrétariat général
Choisi parmi les agents de la hiérarchie A, le
Secrétaire général dirige et coordonne l'ensemble des
services de l'Assemblée.
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
|
2011
|
|
|
|
Il veille à la bonne application des textes
règlementaires et au bon fonctionnement des procédures.
Il définit les critères de performance des
différents services et informe périodiquement le Président
de la réalisation des missions.
Il propose au Président et aux Questeurs, après
consultation des intéressés, toute décision d'ordre
administratif susceptible d'améliorer les performances ou de renforcer
les sécurités inhérentes à tout système de
contrôle interne.
Il diffuse les instructions du Président et des
Questeurs et en surveille l'exécution. Il est responsable devant le
Président de la bonne marche des services.
Le Secrétaire général assiste le
Président en séance. Il prépare les réunions du
Bureau et de la Conférence des Présidents, auxquelles il assiste,
sauf indication contraire du Président de l'Assemblée.
Il organise les réunions de coordination des
Directeurs, des Chefs de service, convoquées à sa diligence pour
l'examen des questions d'intérêt général, ou
susceptibles d'avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement
de l'Institution parlementaire.
Il veille au bon suivi des relations avec les administrations
et organismes extérieurs notamment avec les services de
l'Exécutif. Dans l'exécution de ses fonctions, le
Secrétaire général est assisté du Secrétaire
général adjoint. En cas d'empêchement ou d'absence, il est
suppléé par ce dernier.
2-B/ Le Cabinet du Président
Le Président de l'Assemblée nationale est
assisté d'un Cabinet placé sous l'autorité d'un Directeur
de Cabinet, qui est un Haut fonctionnaire de la hiérarchie A. Il
comprend outre son Directeur :
? un secrétariat particulier du président ;
39
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
· des conseillers spéciaux ;
· des conseillers techniques ;
· un chef de cabinet et un attaché de cabinet ;
· des chargés de mission ;
Le Directeur de Cabinet assure la coordination du travail de
cabinet et du secrétariat particulier. Il est l'homme de confiance du
Président. Il veille à la bonne exécution de toutes les
directives présidentielles données au niveau du Cabinet. Il peut
prendre l'initiative d'étudier ou de faire étudier, pour le
compte du Président, toute affaire ou question présentant un
intérêt particulier.
En cas de besoin, le Directeur de cabinet est le porte-parole du
Président. 3-B/ Les services de l'Assemblée
nationale
Placés sous la tutelle du Secrétaire
général, les services de l'Assemblée nationale sont
répartis en neuf (09) directions:
· la Direction des Services législatifs;
· la Direction des Services de l'Administration
générale;
· la Direction de la Construction et de l'Entretien
général;
· la Direction de l'Electronique et de l'Informatique;
· la Direction du Trésor;
· la Direction de la Comptabilité et du
Matériel;
· la Direction des Relations interparlementaires et du
Protocole;
· la Direction de la Recherche et de la Documentation;
· la Direction de la Communication.
40
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Ces directions se subdivisent en divisions et en sections.
Chaque direction est placée sous l'autorité d'un Directeur,
nommé par le Président, sur proposition du Secrétaire
général. Le Directeur est chargé de veiller à la
bonne exécution des tâches qui relèvent de sa
compétence; il est responsable auprès du Secrétaire
général.
Les services financiers notamment la Direction du
Trésor et la Direction de la Comptabilité appuient les questeurs
dans l'exécution de leur mission.
3-B-1/ La Direction des services
législatifs
Sous l'autorité de son directeur, elle
réceptionne et enrôle toutes les affaires à examiner par
l'Assemblée nationale, établit sur instruction du
Secrétaire général les projets d'agenda de travail des
commissions et des plénières de l'Assemblée nationale.
Elle exécute les décisions prises par le Bureau
et les Commissions de l'Assemblée nationale, apporte son assistance aux
députés dans divers domaines.
En outre, elle assure la transcription et la révision
des débats en plénière de l'Assemblée nationale,
assiste les rapporteurs des Commissions dans la confection de leurs rapports et
en assure l'impression et la diffusion.
Elle est aussi responsable de la confection des dossiers de
séance du Président de l'Assemblée nationale et des
registres de lois. Elle suit les textes en examen à l'Assemblée
nationale jusqu'à leur promulgation. Elle dispense, aux
élèves et visiteurs, des connaissances sur l'Assemblée
nationale.
La Direction est structurée autour de deux divisions :
la Division des Séances et des Commissions et la Division de la
Rédaction et de la Transcription.
La Division des Séances et des
Commissions
41
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Elle reçoit et enrôle dans des registres idoines,
tous les projets, propositions, rapports, questions provenant soit de
l'initiative des députés soit du Gouvernement et procède
à leur diffusion auprès des députés.
Elle exécute, en ce qui relève de sa
compétence, les décisions prises par la Conférence des
Présidents.
Elle prépare et tient à jour, pour toutes les
affaires inscrites à l'ordre du jour de l'Assemblée, les dossiers
de séance du Président et du Secrétaire
général.
Elle suit l'examen des rapports des Commissions en
séance publique, dresse, à la fin de chaque séance, la
liste des projets et propositions adoptés ainsi que les
résolutions, recommandations, motions de l'Assemblée.
Elle assure l'impression des textes adoptés par
l'Assemblée et les documents de tous les ordres rédigés
par les services du Secrétariat général et, au besoin,
leur diffusion.
Elle établit un «registre des lois».
Elle est chargée de la publication des débats
dans le journal officiel de l'Assemblée nationale.
Elle procède au relevé nominatif en
matière de scrutins.
Elle prépare, en rapport avec les différents
Présidents et Rapporteurs des commissions, les séances de
celles-ci.
Elle assure en rapport avec les différents
Présidents et Rapports des commissions, les séances de
celle-ci.
Elle assiste les députés dans
l'élaboration des textes de lois et leurs amendements.
La Division de la Transcription et de la
Rédaction
42
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
La transcription des interventions est faite par une
équipe de secrétaires appelées «Secrétaires
des Débats» pour assurer la saisie des débats
enregistrés sur bandes magnétiques.
La Section de la Rédaction regroupe en son sein des
Réviseurs et des Rédacteurs.
La révision consiste à reprendre et à
mettre en forme les interventions, des députés et des membres du
Gouvernement, en séance plénière, à la suite de la
transcription par les Secrétaires de Débats.
Ces interventions mises en forme sont remises aux
députés et membres du gouvernement pour correction et renvoi
à la Direction des Services Législatifs.
Après la mise en forme définitive, les
interventions sont envoyées à l'impression pour la confection du
Journal des Débats qui sera mis en ligne prochainement.
La rédaction consiste à:
? intervenir dans la mise en forme rédactionnelle de
tous les documents législatifs, des procès-verbaux, des
comptes-rendus in extenso ou analytiques;
? assurer la préparation des comptes-rendus
périodiques des travaux;
? assister, le cas échéant et sur le plan
rédactionnel, tout Député qui en fait la demande.
3-B-2/ La Direction des services de l'Administration
générale
Elle comprend trois divisions: la Division du
personnel, la Division des affaires générales et la Division du
Bloc médico-social.
La Division du personnel
La Section de l'Administration et de la gestion du
Personnel :
43
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Elle a pour rôle: la gestion de l'ensemble du personnel
de l'Assemblée qui se traduit par la tenue, le suivi, la mise à
jour d'un dossier administratif constitué par chaque agent en service
à l'Assemblée nationale, la préparation des actes
d'administration et de gestion (nominations, affectations, mutations,
avancements, révisions de situations administratives, admissions
à la retraite). Elle assure également la liaison avec les
autres services de l'Administration et les organisations professionnelles de
l'Assemblée nationale.
La Section du Fichier du Personnel :
Elle est chargée: de la tenue, du suivi et de la mise
à jour des fiches établies pour l'ensemble du personnel. Elle
dispose d'une banque de données sur la situation de ce personnel.
La Division des Affaires
générales
Elle comporte: la section des affaires générales
qui traite de toutes affaires générales qui lui sont
confiées
La Section du courrier
Elle est chargée: de la réception du courrier
«arrivée» au Secrétariat
Général; de l'expédition du courrier
«départ»; de la diffusion intérieure et
extérieure de tous les actes officiels qui lui sont adressés par
le Président, les questeurs et le Secrétaire
général. La Centrale téléphonique est
rattachée à cette section.
La Division du Bloc médico-social.
La Section des Affaires sociales
Elle est chargée de la délivrance des bulletins
de prise en charge et de l'étude de tous les cas sociaux qui lui sont
soumis par les autorités compétentes.
Le Cabinet médical
44
45
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Il dispense les soins et les consultations exclusivement au
personnel de l'assemblée nationale et aux membres de leurs familles.
Exceptionnellement et en cas d'urgence, il peut recevoir des
malades venant de l'extérieur.
Il délivre les bulletins de consultation.
3-B-3/ La Direction de la Construction et de l'Entretien
général
Les deux Divisions Entretien général et
Construction composent cette direction.
La Division de l'Entretien général
assure tous les travaux de nettoyage, d'entretien du Palais, des
jardins, des logements de fonction mis à la disposition des membres du
Bureau et des fonctionnaires y ayant droit. Elle a également en charge
le fonctionnement de l'incinérateur.
La Division de la Construction a pour
rôle de mener ou de faire toute étude de devis ou de travaux de
construction, d'aménagement, de réfection, nécessaires
pour le meilleur fonctionnement des services de l'Assemblée Nationale.
Son responsable a, sous son autorité, les ouvriers relevant des
différents corps de métier suivants: électricité,
plomberie, menuiserie, maçonnerie et peinture.
3-B-4/ La Direction de l'Electronique et de
l'Informatique
Cette direction est composée de deux Divisions: La
Division de l'Electronique et la Division de l'Informatique.
La Division de l'Électronique est chargée du
fonctionnement du système audiovisuel, du suivi et de l'entretien du
circuit de téléphonie, de l'imprimerie et du groupe
électrogène. Elle assure également, en rapport avec
l'Architecte Conseil de l'Assemblée, la surveillance du fonctionnement
des ascenseurs.
|
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
|
2011
|
|
|
La Division de l'Informatique assure le fonctionnement de
l'infrastructure informatique de l'Assemblée, en particulier de son
réseau local, des ordinateurs qui le composent et des logiciels en
exploitation.
Elle gère aussi les sauvegardes et suit le processus
d'informatisation des différents services de l'Assemblée.
3-B-5/ La Direction du Trésor
Cette direction est placée sous l'autorité du
Trésorier de l'Assemblée Nationale. Elle est chargée de la
gestion des fonds mis à la disposition de l'Assemblée, par le
Ministre des Finances. Elle assure ainsi le règlement des
dépenses de personnel et de matériel. Elle gère la Caisse
de Retraite des députés et des agents de l'Assemblée
nationale.
Elle comprend:
La Division des Virements
Elle exécute les opérations de virement par
l'émission d'un ordre de virement et d'un chèque remis par un
établissement bancaire ou postal.
Les bordereaux de virement établis par
l'établissement bancaire sont envoyés à la BCEAO
détentrice du compte de l'Assemblée qui assurera la ventilation
au niveau des autres banques.
La Division Caisse
Elle assure le règlement en espèces de la solde
du personnel non titulaire d'un compte courant bancaire ou postal.
Elle paie en espèces, les dépenses de
matériel établies sur bon de caisse.
Elle est chargée des opérations de
dépôt et de retrait de chèques sur instructions du
trésorier de l'assemblée.
46
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
3-B-6/ La Direction de la Comptabilité et du
Matériel
La Direction de la Comptabilité et du matériel
est constituée de trois divisions: Comptabilité, Matériel
et Solde.
La Division de la Comptabilité
Elle est composée des sections Engagements, Liquidations
et Ordonnancement.
La division est chargée de la préparation de
l'avant-projet du budget de l'Assemblée. Elle procède à
l'établissement des fiches d'engagement et des bons d'engagement
destinés au Ministère des Finances pour la mise en place des
crédits de l'Assemblée nationale. Elle a dans ses attributions la
réception des factures définitives qu'elle enregistre en
«Entrée et Sortie» sur un registre.
Elle prépare les propositions d'engagement de
dépenses sur les bons de commande auxquels sont jointes les
pièces justificatives. Les Bons de commande sont soumis au
préalable à la signature du Questeur, Administrateur des
Crédits, et ensuite à l'approbation du Président,
Ordonnateur du budget de l'Assemblée.
Pour la liquidation, elle procède au calcul du montant
de la créance en comparant le bon de commande et la facture jointes.
Elle vérifie que la créance a fait l'objet d'un engagement
régulier signé par les autorités compétentes et
assure que les fournisseurs ont des droits acquis en vérifiant les
factures, les décomptes, les marchés ou mémoires
produits.
De plus, elle administre les deux hôtels des
députés, ainsi que les restaurants et
bar de l'Assemblée.
47
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
La Division Matériel
Elle assure le suivi de tous les matériels en service
à l'Assemblée, leur comptabilité et leur stockage.
Elle prend les décisions quant aux renouvellements et
aux mises à la réforme de ces matériels lorsque des biens,
en service ou en approvisionnement, ne sont plus susceptibles d'être
utilisés ou que leur degré de vétusté le justifie.
Elle dresse une liste qu'il adresse à l'ordonnateur du budget de
l'Assemblée.
La Section Garage assure sous l'autorité du Questeur,
responsable du Parc automobile, l'affectation des véhicules mis à
la disposition des Députés et agents affectataires et des cars du
personnel. Elle propose à la réforme, au Questeur, les
véhicules dont l'état de vétusté ne permet plus
leur utilisation.
La Division Solde
Elle est chargée de la liquidation, du mandatement et
de l'ordonnancement de la solde, de ses accessoires, d'indemnités
diverses en faveur du personnel et des Députés de
l'Assemblée Nationale. Elle tient un contrôle de solde pour
pouvoir apprécier à tout moment la situation de chaque agent ou
Député.
3-B-7/ La Direction des Relations interparlementaires
et du Protocole
La Direction des Relations Interparlementaires et du Protocole
a été réorganisée et restructurée à
plusieurs reprises. Fréquemment rattachée au Cabinet, elle est
devenue, depuis novembre 1989, une grande direction centrale rattachée
au Secrétariat Général, chargé de l'administration
de l'Assemblée nationale. Elle comprend deux divisions:
? La division des Relations Interparlementaires
? La division du Protocole
2011
48
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
49
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
La Division des Relations interparlementaires
Elle prépare, assiste et suit toutes les participations
ou contributions des Représentants de l'Assemblée Nationale aux
conférences interparlementaires, telles que: l'Union Internationale des
Parlements (UIP), l'Assemblée Parlementaire de la Francophonie
(APF, ex AIPLF), la Conférence du dialogue afro-arabe, etc.
A cet effet, elle dispose de tous les documents,
périodiques, revues, circulaires, accords, etc. pour
l'élaboration des mémoires ou contributions écrites et
éventuellement discours à prononcer à l'occasion. Elle
suit et cordonne les activités des groupes d'Amitié et assiste
leurs Présidents.
La Division du Protocole
Elle est chargée de l'ensemble des activités
protocolaires de l'Assemblée nationale notamment l'organisation et la
préparation des réceptions et déplacements des organes de
l'Assemblée nationale.
Elle est aussi chargée d'assister les
Députés dans la préparation de leurs missions à
l'étranger aussi bien au départ qu'au retour. Elle participe
aussi à l'organisation des cérémonies comportant une
représentation de l'Assemblée nationale.
3-B-8/ La Direction de la Communication
Cette Direction est chargée d'élaborer, de
mettre en oeuvre et d'assurer le suivi des stratégies de communication
de l'Assemblée nationale.
Elle gère tous les services essentiellement liés
à cette mission.
Elle suit toutes les questions de communication pour le
Président et pour
l'Administration de l'Institution.
50
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Elle est chargée des Relations avec les professionnels de
la communication.
Elle veille à ce que l'Assemblée dispose de tous
les supports de communication utiles au travail parlementaire.
Elle est chargée du volet communication de la
coopération avec les autres parlements et les organisations
interparlementaires.
En tant que conseil du Président et de l'Administration,
elle apporte assistance à toutes les structures de l'Assemblée et
de son administration.
Elle suit également toutes les questions qui sont
confiées par le Président ou
l'Administration de l'Assemblée.
3-B-9/ La Direction de la Recherche et de la
Documentation
La Direction de la Recherche et de la Documentation de
l'Assemblée Nationale, un service d'information documentaire
adapté aux besoins des parlementaires, est
l'héritière de la Bibliothèque du Grand
Conseil et certains ouvrages de son fonds actuel proviennent de cet
héritage.
Elle a dans ses attributions :
? la conservation, la reliure et la classification des
ouvrages;
? la confection et la tenue des catalogues (auteurs et
matières) et du catalogue des périodiques ;
? la mise sur fiches de publications et débats de
l'Assemblée nationale;
? la réception, l'analyse et la mise sur fiches des
journaux, des périodiques et des
revues
? le classement et la conservation des documents relatifs aux
travaux de l'Assemblée nationale et des Commissions techniques;
51
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
? la rédaction et l'impression des tables analytiques
des débats (tables nominatives et tables partielles) et par
législature (tables générales);
? le classement des Journaux officiels ;
? la délivrance de certificats et d'expéditions
des actes ayant fait l'objet d'un dépôt.
En outre, la Bibliothèque dispose d'un important fonds
documentaire comprenant des ouvrages, rapports, périodiques, mais aussi
des CD-ROM et une connexion à l'Internet.
Ainsi, grâce à une politique d'acquisition
scientifique basée sur une étude des besoins exprimés par
les utilisateurs et l'appui permanent de l'Assemblée Parlementaire de la
Francophonie (Noria/APF), la Bibliothèque présente
aujourd'hui le profil type d'une bibliothèque parlementaire.
Toute cette masse d'information est traitée suivant une
méthodologie propre au réseau des services de documentation
parlementaire du PARDOC. La classification adoptée permet un
accès direct aux différentes disciplines signalées sur les
rayons.
II-4/ LA PLACE DES ARCHIVES DANS L'ORGANIGRAMME ET SON
EVOLUTION II-4-1 HISTORIQUE DU SERVICE
L'année 1956 consacre en effet la
naissance de la bibliothèque du Grand Conseil de l'AOF qui allait
devenir au fil du temps, le principal organe de collecte, de traitement, de
stockage et de diffusion de l'information parlementaire. Les mutations qui ont
fortement marqué le Parlement ont en grande partie influencé
l'organisation et le fonctionnement de la bibliothèque.
Tout au début, la structure n'apparaissait pas
clairement dans les organigrammes antérieurs s'il y'en avait.
52
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Ce n'est qu'en 1985 qu'un projet d'organigramme fut
élaboré pour l'Assemblée nationale lequel laissait
apparaitre une Division de la Documentation rattaché à la
Direction des Services législatifs.
Cette Division comportait deux Sections: la Section de la
Bibliothèque ayant en charge le fonds du défunt Grand Conseil et
du fonds acquis sous l'ère de l'Assemblée nationale et la
Section des Archives qui avait en charge la conservation et la
sauvegarde des fonds coloniaux n'ayant jamais suscité une attention mais
aussi la collecte, le traitement, le stockage et la diffusion des archives
générées sous l'Assemblée nationale.
En 1992, la Division Documentation
reçoit un appui conséquent de l'AIPLF (Association Internationale
des Parlements de Langue Française), devenue APF (Assemblée
Parlementaire de la Francophonie) et ce à travers un programme de
renforcement des capacités en matière d'acquisition, de stockage
et de diffusion de l'information parlementaire. Les crédits
dégagés par l'AIPLF ont permis la dotation en matériels
informatique et bureautique, en ouvrages et en périodique. Ceci a eu
comme conséquence l'augmentation du patrimoine documentaire de la
bibliothèque en quantité et en qualité, et la
disponibilité d'un équipement moderne pour le travail
administratif et technique de la structure.
L'engagement de l'Administration parlementaire dans le
programme PARDOC11 (Programme d'Appui et de Restructuration de
la Documentation dans les Parlements du Sud) et la signature de la
convention de partenariat élaborée à cet effet, ont
entrainé le démarrage d'un vaste programme de restructuration de
la Division de la Documentation.
11 Le PARDOC était le Programme
mis en place par l'AIPLF pour s'occuper spécifiquement du renforcement
des capacités dans les parlements du Sud pour une bonne organisation de
la Documentation et de l'information parlementaire.
53
La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
La volonté de l'Administration se manifeste par le
recrutement de professionnels diplômés de l'université et
l'érection de la Division en Direction en 1994
notamment la Direction de la Recherche et de la Documentation,
placée sous l'autorité du Secrétariat
général.
Aussitôt créée, le nouvel organigramme lui
rattache deux divisions:
- La Division de la Documentation ayant sous sa tutelle deux
Sections (la Section de la Bibliothèque et la Section des
Archives),
- La Division de la Recherche et de l'Information avec une
Section sous sa tutelle, la Section Questions-Réponses.
La place des Archives dans le nouveau département se
trouve être une Section.
En 2010, dans un souci d'efficacité,
l'Administration apporte à nouveau un réaménagement
à l'organigramme et transforme la Division de la Documentation en une
Division de la Documentation et des Archives.
Aujourd'hui, les archives occupent une place de choix dans
l'organigramme et cela dénote de l'intérêt que voue
l'Administration à cet organe au plan structurel et organique
| 
