V-2-1/ LES MISSIONS CLASSIQUES
Le service d'archives joue un rôle important dans toute
organisation. Centre de ressources documentaires, il facilite la recherche
d'informations et permet la conservation de la mémoire de l'institution.
En tant qu'expert, il apporte conseils aux administrations et aux particuliers
en matière de règles de conservation et d'élimination,
d'analyse, de mise en valeur patrimoniale. Les missions d'un service d'archives
sont variées et s'articulent schématiquement et
traditionnellement selon le principe des «4
C» :
- La Collecte
- Le Classement
- La Conservation
- La Communication
V-2-1-1/ La collecte
Les services d'archives, qu'ils soient publics ou
privés, ont pour première mission de collecter et rassembler les
documents destinés à une conservation définitive. De
manière générale, le service d'archives d'un organisme
collecte les archives produites par celui-ci.
V-2-1-2/ Le classement
Le classement est la seconde grande mission du service
d'archives. En effet, c'est cette étape qui permet de rendre les
archives accessibles aux chercheurs grâce à la rédaction
d'un instrument de recherche.
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La Valorisation des archives parlementaires du
Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Une fois le tri et l'analyse des documents effectués,
le service des archives organise un plan de classement cohérent pour
ordonner les dossiers d'un même fonds. Ce plan de classement
reflète l'organisation et le fonctionnement de la structure d'origine
(Organigramme).
Par ailleurs, un cadre de classement réglementaire
(en cours de modification) est appliqué aux Archives
parlementaires. Ce cadre réglementaire, qui fixe la répartition
des fonds en séries et sous-séries a permis l'uniformisation des
pratiques au sein du service et facilite la recherche aux usagers.
V-2-1-3/ La conservation
La conservation est l'une des fonctions fondamentales du
service d'archives. Cette opération permet l'accueil physique des
documents dans les meilleures conditions possibles afin de maintenir leur
intégrité et permettre leur communication.
V-2-1-4/ La communication
C'est l'aboutissement des trois (03) missions
précédentes : rendre les archives accessibles aux publics et
permettre leur exploitation. Les archives sont utilisées par de
nombreuses personnes: administratifs, particuliers à la recherche de
leurs droits, étudiants, historiens, juristes, économistes,
etc. Cette variété des publics s'explique par la
multiplicité des valeurs des archives. Souvent interne dans les
organismes privés ou dans les administrations, la communication est
tournée vers les différents publics dans les services publics
d'archives.
Ces missions classiques ont été toujours mises
en oeuvre au sein du service des archives de l'Assemblée nationale. Des
efforts ont été aussi faits par anticipation à un
éventuel projet de valorisation.
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Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
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En 1999 déjà, une étude avait
été faite par la Direction de la Recherche et de la
Documentation. Les responsabilités de la Direction comportaient entre
autres, de concevoir les démarches et plans d'action à mettre en
oeuvre pour la réalisation d'un projet de valorisation.
Ainsi, un cadre de classement structurel (en cours de
modification) avait été élaboré pour prendre
en charge l'ensemble des démembrements de l'Assemblée nationale,
en considérant l'organigramme d'alors.
Du point de vue de la collecte, tout versement, quel que soit
sa provenance, intègre une série prévue pour le
département versant. Aussi, pour encourager les versements, des
bordereaux de versement standards ont été conçus,
élaborés et remis aux directions qui avaient l'habitude de verser
leurs documents aux Archives notamment la Direction des Services de
l'Administration générale (dossiers de personnes
radiés du contrôle des services de l'Assemblée
nationale) et la Direction des Services législatifs (dossiers
de séances et lois adoptées). L'idée était de
leur permettre d'effectuer les versements par le biais de bordereaux, parce que
jusqu'à ce moment, les versements n'étaient pas
accompagnés de bordereaux.
Du point de vue du traitement et du classement, les
opérations techniques de traitement archivistiques telles
enseignées à l'EBAD-UCAD et dans les autres universités et
écoles de formations étaient pratiquées.
Quant à la conservation, les difficultés d'ordre
matérielles et l'architecture des magasins de stockage sont autant de
facteurs bloquants à une bonne opération. Ils ont pour noms :
manque de boites d'archives, de chemises à sangles, non
électrification des magasins, rayonnages non appropriés et l'on
peut deviner toutes les conséquences qui en découlent.
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et
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l'Information documentaire)
Malgré une mauvaise conservation, la communication nous
permettait d'être choyés par les différents chercheurs.
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Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Une grande partie de nos fonds d'archives était
informatisée et cinq (05) bases de données avaient
été crées notamment la base SAISIJO
qui permettait de gérer les lois adoptées de 1959
à nos jours, la base PERSO pour la gestion des
dossiers de personnel, la base PUBLIC pour la gestion
des chercheurs, la base DEPUTE pour la gestion des
différentes législatures de 1960 à nos
jours et le base DECRET pour la gestion des
décrets et arrêtés récents.
Cette informatisation a permis l'élaboration
d'instruments de recherche divers notamment des recueils de lois durant chaque
législature, les Etats des anciens Agents, des bibliographies
sélectives, un guide de dépôt, etc.
Malheureusement, toutes ces bases de données sont
endommagées car gérées autrefois à travers de vieux
ordinateurs IBM (qui ne présentaient pas de possibilités de
sauvegarde), grâce à un logiciel documentaire
(TEXTOW) qui ne peut pas être installé
dans les nouveaux PC. A l'aide d'un logiciel à peine maitrisé
(WINISIS), le service peine à
ré-informatiser ses archives.
De nos jours, les archives parlementaires
sénégalaises sont le plus souvent consultées en salle de
lecture mais leur communication ou leur accessibilité est
également possible par le biais d'expositions, de publications, de
colloques, d'ateliers pédagogiques, de séances de formation et
c'est cette autre facette de la communication qui constituera les missions
complémentaires ou innovantes à mettre en valeur sous la forme
d'évènements à organiser en collaboration avec
l'administration.
V-2-2/ REDYNAMISATION DES MISSIONS CLASSIQUES V-2-2-1/
L'identification et la collecte
L'identification et la collecte reposent sur une politique
d'acquisition dont l'élaboration est indispensable pour toute
procédure de collecte.
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Ce préambule qui précède est un
élément d'une politique d'acquisition, seulement, la notion de
politique d'acquisition renvoie au besoin d'accroissement d'un fonds par le
biais de modes tels que l'achat, le don, le legs, la donation, le versement.
Dans le cas de figure, il s'agit plus
précisément de transfert car, les documents appartiennent
à une même administration dont les structures, suivant un
organigramme et une organisation bien élaborés, sont investies,
chacune d'une mission bien précise.
Dans cette structuration administrative, le service d'archives
est assigné de la mission de gestion des archives (collecte, traitement,
conservation et diffusion). A cet effet, tous les documents ayant un statut
d'archives doivent être sous sa responsabilité.
Ainsi, dans le processus, l'identification et la collecte
permettront de déterminer l'existence des archives dans tel
département, leur nature, leur support et leur âge, grâce
à des opérations d'inventaire.
Du point de vue de l'âge, les documents seront
scindés en deux groupes :
- Les archives actives et semi-actives,
- et les archives inactives.
Pour les archives actives et semi-actives, elles seront
conservées dans les bureaux des producteurs jusqu'à l'atteinte du
3ème âge. Pour cela, les archivistes, en collaboration
avec les responsables du département, conçoivent un
système de classement pour permettre à ces derniers de pouvoir se
retrouver facilement mais aussi pour faciliter ultérieurement, les
versements.
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Sénégal: responsabilités administratives
et
démarches techniques (mémoire de Master en Technologies de
l'Information documentaire)
Quant aux archives inactives, un versement au service
d'archives s'impose et nécessite une préparation minutieuse de
l'opération, qui durant tout le processus, doit s'effectuer en
collaboration avec les responsables.
Le processus d'un premier versement, doit avoir une tournure
de formation afin de permettre aux services versants de pouvoir préparer
et mener judicieusement un versement ultérieurement.
Pour mieux les outiller, des bordereaux bien conçus et
bien élaborés leur seront distribués afin qu'ils y
consignent les versements ultérieurs.
Du point de vue des supports et de la nature des documents,
l'opération permettra de choisir le matériel de conservation, de
définir les modalités d'accès et de
réfléchir, suivant la législation en vigueur, sur la
communicabilité une fois le traitement terminé.
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